หนังสือมอบอำนาจส่วนบุคคลและธุรกรรมข้ามประเทศ — คำถามที่พบบ่อย 100 ข้อ

หนังสือมอบอำนาจทั่วไปให้ผู้รับมอบอำนาจทำกิจการแทนได้ในขอบเขตกว้าง ส่วนมอบอำนาจเฉพาะการระบุกิจการเดียวหรือชุดกิจการที่จำกัด เช่น ขายที่ดินแปลงหนึ่งตามเลขโฉนดที่ระบุ ในทางปฏิบัติหน่วยงานไทยและต่างประเทศเกือบทั้งหมดต้องการแบบเฉพาะการ เพราะตรวจสอบขอบเขตได้ชัดเจนกว่าและลดข้อโต้แย้งภายหลัง หลักเรื่องตัวแทนอยู่ในประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 797 เป็นต้นไป

อย่างน้อยต้องมีชื่อ-นามสกุลและเลขประจำตัวของผู้มอบอำนาจและผู้รับมอบอำนาจตรงตามบัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทาง กิจการที่มอบอำนาจอย่างเฉพาะเจาะจง ทรัพย์สินหรือเลขที่เอกสารที่เกี่ยวข้อง ระยะเวลาหรือเงื่อนไขสิ้นสุด สถานที่และวันที่ลงนาม ลายมือชื่อผู้มอบอำนาจ และลายมือชื่อพยานตามที่หน่วยงานผู้รับกำหนด

ใบมอบอำนาจเป็นตราสารตามบัญชีอัตราอากรแสตมป์ท้ายประมวลรัษฎากร ลักษณะแห่งตราสารที่ 7 อัตราต่างกันตามว่ามอบให้บุคคลเดียวกระทำการครั้งเดียว มอบให้กระทำการมากกว่าครั้งเดียว หรือมอบให้หลายคนต่างคนต่างกระทำ ควรตรวจอัตราปัจจุบันจากกรมสรรพากร (rd.go.th) ก่อนปิดแสตมป์ เพราะเอกสารที่ปิดอากรไม่ครบใช้เป็นพยานหลักฐานในคดีแพ่งไม่ได้จนกว่าจะเสียอากรและเงินเพิ่มให้ครบ

ยึดตามหน่วยงานผู้รับ ถ้าจะใช้กับสำนักงานที่ดิน อำเภอ ศาล หรือส่วนราชการไทย ให้ทำเป็นภาษาไทย ถ้าจะใช้ต่างประเทศให้ทำเป็นภาษาของหน่วยงานปลายทางหรือทำสองภาษาในฉบับเดียวกัน กรณีสองภาษา ควรระบุว่าฉบับภาษาใดใช้บังคับเมื่อข้อความขัดกัน เพื่อไม่ให้ตีความคลาดเคลื่อน

ต้องบรรลุนิติภาวะ มีความสามารถตามกฎหมาย และไม่มีส่วนได้เสียขัดกันในเรื่องที่มอบหมาย เช่น ไม่ควรให้ผู้ซื้อเป็นผู้รับมอบอำนาจของผู้ขายในสัญญาเดียวกัน หน่วยงานหลายแห่งขอสำเนาบัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทางของผู้รับมอบอำนาจพร้อมลายมือชื่อรับรองสำเนาถูกต้องแนบมาด้วยเสมอ

ได้ โดยทั่วไปสำนักงานที่ดินต้องการหนังสือมอบอำนาจตามแบบของกรมที่ดิน (ท.ด.21 สำหรับที่ดิน และแบบสำหรับห้องชุดในกรณีอาคารชุด) กรอกให้ครบทุกช่อง ระบุประเภทนิติกรรม เลขโฉนดหรือเลขห้องชุด เนื้อที่ และราคาที่ตกลง พร้อมแนบบัตรประชาชนและทะเบียนบ้านของทั้งสองฝ่าย ควรตรวจแบบฟอร์มล่าสุดจาก dol.go.th ก่อนกรอกทุกครั้ง

โดยทั่วไปลงนามในแบบมอบอำนาจของกรมที่ดินต่อหน้าเจ้าหน้าที่สถานเอกอัครราชทูตหรือสถานกงสุลใหญ่ไทยในประเทศที่พำนัก เพื่อให้รับรองลายมือชื่อ แล้วส่งฉบับจริงกลับมาให้ผู้รับมอบอำนาจในไทยยื่นที่สำนักงานที่ดิน ถ้าลงนามต่อหน้า notary ท้องถิ่นแทน จะต้องผ่านการรับรองต่อเนื่องและแปลเป็นไทยพร้อมรับรองคำแปลก่อน ควรถามสำนักงานที่ดินท้องที่ล่วงหน้าเพราะแนวปฏิบัติแต่ละแห่งต่างกัน

จริง กรมที่ดินเตือนไว้ชัดเจนว่าอย่าลงชื่อในแบบมอบอำนาจที่ยังไม่กรอกข้อความ และให้ขีดฆ่าช่องว่างที่ไม่ใช้ เพราะการเว้นช่องว่างเปิดโอกาสให้เติมข้อความเพิ่มภายหลัง ซึ่งเป็นสาเหตุของข้อพิพาทเรื่องการโอนที่ดินจำนวนมาก หากมีการแก้ไขข้อความ ผู้มอบอำนาจต้องลงลายมือชื่อกำกับทุกจุดที่แก้

ได้ แต่ต้องระบุประเภทนิติกรรมให้ตรง เช่น จำนอง ไถ่ถอนจำนอง ขายฝาก หรือรับโอนมรดก และระบุวงเงินหรือเงื่อนไขสำคัญ สำนักงานที่ดินจะไม่ยอมให้ดำเนินการเกินกว่าที่ระบุไว้ หากต้องทำหลายนิติกรรมในคราวเดียว ควรระบุแยกเป็นข้อ ๆ ในฉบับเดียวกันแทนการเขียนกว้าง ๆ ว่า “จัดการทุกอย่างเกี่ยวกับที่ดิน”

ได้ การเช่าอสังหาริมทรัพย์เกินสามปีต้องจดทะเบียนต่อพนักงานเจ้าหน้าที่จึงจะบังคับได้เต็มระยะเวลาที่ตกลง ดังนั้นหนังสือมอบอำนาจควรระบุทั้งอำนาจลงนามในสัญญาเช่าและอำนาจไปจดทะเบียนการเช่า ณ สำนักงานที่ดิน พร้อมระบุระยะเวลาเช่าและค่าเช่าที่ตกลง

ส่วนใหญ่ไม่รับ ธนาคารมักมีแบบฟอร์มมอบอำนาจของตนเองและกำหนดให้ลงนามต่อหน้าเจ้าหน้าที่สาขา หรือรับรองลายมือชื่อโดยสถานทูตไทยหากอยู่ต่างประเทศ ก่อนจัดทำเอกสารควรโทรถามสาขาที่เปิดบัญชีไว้ว่าใช้แบบใด ต้องมีพยานกี่คน และรับเอกสารที่รับรองด้วยวิธีใดบ้าง เพื่อไม่ให้เสียเที่ยว

ได้ กรมสรรพากรยอมรับการมอบอำนาจให้ดำเนินการแทนโดยต้องมีใบมอบอำนาจติดอากรแสตมป์ครบถ้วน พร้อมสำเนาบัตรประชาชนของทั้งสองฝ่ายที่รับรองสำเนาถูกต้อง กรณีรับเช็คคืนภาษีหรือรับเงินโอน ควรระบุเลขบัญชีและชื่อบัญชีให้ชัดเจนในเอกสาร เพื่อป้องกันปัญหาการจ่ายเงินผิดตัว

ได้ สำนักงานประกันสังคมและผู้จัดการกองทุนมักมีแบบคำขอของตนเองและขอใบมอบอำนาจแนบ ควรระบุประเภทสิทธิที่ต้องการดำเนินการ เช่น ขอรับประโยชน์ทดแทนกรณีชราภาพ ขอหนังสือรับรองการส่งเงินสมทบ หรือขอรับเงินคืนจากกองทุน และแนบหลักฐานความสัมพันธ์หากผู้รับมอบอำนาจเป็นญาติ

การยื่นคำร้องต่อศาลเป็นเรื่องที่ต้องมีทนายความดำเนินการ โดยทายาทที่อยู่ต่างประเทศสามารถลงนามในใบแต่งทนายและหนังสือให้ความยินยอมของทายาทต่อหน้าเจ้าหน้าที่สถานทูตหรือสถานกงสุลไทย แล้วส่งฉบับจริงกลับมาประกอบคำร้อง ศาลบางแห่งขอให้ทายาทเบิกความด้วยตนเองหรือผ่านระบบวิดีโอคอนเฟอเรนซ์ จึงควรเตรียมแผนสำรองไว้

หนังสือให้ความยินยอมเป็นการแสดงว่าทายาทคนนั้นไม่คัดค้านให้บุคคลใดเป็นผู้จัดการมรดก ส่วนหนังสือมอบอำนาจเป็นการให้ผู้อื่นทำการแทนตน สองอย่างนี้ใช้แทนกันไม่ได้ และในคดีจัดการมรดกมักต้องใช้ทั้งคู่ พร้อมมรณบัตร ทะเบียนบ้านที่จำหน่ายชื่อผู้ตาย และเอกสารแสดงความเป็นทายาท

ได้ เมื่อศาลมีคำสั่งตั้งผู้จัดการมรดกแล้ว ผู้จัดการมรดกสามารถมอบอำนาจให้ผู้อื่นไปจดทะเบียนโอนมรดกแทนได้ โดยใช้แบบมอบอำนาจของกรมที่ดิน แนบคำสั่งศาลและหนังสือรับรองคดีถึงที่สุด สำนักงานที่ดินจะตรวจว่าขอบเขตอำนาจในเอกสารครอบคลุมการจดทะเบียนประเภทนั้นจริงหรือไม่

ต้องมีหนังสือมอบอำนาจลงนามโดยกรรมการผู้มีอำนาจตามที่ปรากฏในหนังสือรับรองนิติบุคคลของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า พร้อมประทับตราสำคัญหากหนังสือรับรองระบุว่าต้องประทับตรา แนบหนังสือรับรองที่ออกไม่เกินระยะเวลาที่ผู้รับกำหนด (ปกติ 1–6 เดือน) สำเนาบัตรประชาชนกรรมการและผู้รับมอบอำนาจ และปิดอากรแสตมป์ให้ครบ

ทำได้ก็ต่อเมื่อหนังสือมอบอำนาจฉบับแรกให้อำนาจมอบช่วงไว้ชัดเจน หากไม่ได้ระบุ ผู้รับมอบอำนาจไม่มีสิทธิตั้งผู้รับมอบอำนาจช่วงได้เอง หน่วยงานผู้รับมักขอดูสายอำนาจครบทั้งสองฉบับพร้อมกัน และในทางปฏิบัติควรหลีกเลี่ยงการมอบช่วงหลายทอด เพราะเพิ่มโอกาสถูกตีกลับอย่างมาก

โดยทั่วไปลงนามต่อหน้า notary public ในประเทศที่อยู่ แล้วผ่านการรับรองต่อเนื่องตามระบบของประเทศนั้น (Apostille หากเป็นภาคีอนุสัญญา หรือรับรองโดยกระทรวงการต่างประเทศแล้วให้สถานทูตไทยรับรอง) จากนั้นแปลเป็นภาษาไทยและให้กรมการกงสุลรับรองคำแปลก่อนยื่นต่อหน่วยงานไทย

บิดาหรือมารดาที่ไม่ได้เดินทางไปด้วยควรทำหนังสือยินยอมระบุชื่อบุตร เลขหนังสือเดินทาง ประเทศปลายทาง ช่วงเวลาเดินทาง ชื่อผู้ดูแลระหว่างเดินทาง และข้อมูลติดต่อ ลงนามต่อหน้าทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร หรือเจ้าหน้าที่สถานทูตไทยหากอยู่ต่างประเทศ บางประเทศปลายทางขอให้แปลเป็นภาษาของประเทศนั้นและรับรองต่อเนื่องด้วย

กรณีผู้เยาว์อายุต่ำกว่า 20 ปี กรมการกงสุลกำหนดให้ผู้มีอำนาจปกครองมาแสดงตนหรือมีหนังสือยินยอมที่รับรองลายมือชื่ออย่างถูกต้อง หากฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งอยู่ต่างประเทศ ให้ทำหนังสือยินยอมต่อหน้าเจ้าหน้าที่สถานทูตหรือสถานกงสุลไทย ควรตรวจรายการเอกสารล่าสุดจาก consular.mfa.go.th ก่อนนัดหมาย

การจดทะเบียนหย่าโดยความยินยอม ณ สำนักทะเบียน โดยหลักคู่สมรสทั้งสองฝ่ายต้องแสดงตน แต่กรมการปกครองมีแนวปฏิบัติสำหรับการหย่าต่างสำนักทะเบียนและกรณีฝ่ายหนึ่งอยู่ต่างประเทศ ซึ่งต้องดำเนินการผ่านสถานทูตไทย ไม่ใช่การมอบอำนาจให้บุคคลอื่นลงนามแทน ควรสอบถามสำนักทะเบียนอำเภอที่จะยื่นก่อนเตรียมเอกสาร

ในประเทศไทยไม่มีตำแหน่ง Notary Public แบบประเทศคอมมอนลอว์ ผู้ที่ทำหน้าที่นี้คือทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร ซึ่งขึ้นทะเบียนกับสภาทนายความในพระบรมราชูปถัมภ์ นอกจากนี้เจ้าหน้าที่สถานทูตหรือสถานกงสุลของประเทศปลายทางในไทยก็รับรองลายมือชื่อสำหรับเอกสารที่จะใช้ในประเทศตนได้

การรับรองลายมือชื่อคือการยืนยันว่าบุคคลนั้นลงนามต่อหน้าจริงและได้แสดงตนด้วยเอกสารประจำตัว ส่วนการรับรองคำแปลคือการยืนยันว่าคำแปลตรงกับต้นฉบับ สองอย่างนี้คนละขั้นตอนและมักต้องทำต่อเนื่องกัน กรมการกงสุลรับรองคำแปลและรับรองลายมือชื่อของผู้มีอำนาจในเอกสารบางประเภท แต่ไม่ได้ทำหน้าที่แทนทนายความผู้ทำคำรับรอง

กฎหมายไทยไม่ได้กำหนดจำนวนพยานไว้เป็นการทั่วไปสำหรับใบมอบอำนาจ แต่แบบของกรมที่ดินและแบบของธนาคารส่วนใหญ่กำหนดพยานสองคน และประเทศปลายทางหลายแห่ง เช่น สหราชอาณาจักรและออสเตรเลีย ก็มักกำหนดพยานที่ไม่ใช่ผู้มีส่วนได้เสียและไม่ใช่ญาติ จึงควรเตรียมพยานสองคนพร้อมสำเนาบัตรประจำตัวไว้เสมอ

โดยทั่วไปสี่ขั้น คือ ลงนามต่อหน้าทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร แปลเป็นภาษาปลายทางหากจำเป็น ให้กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุลรับรอง แล้วนำไปรับรองที่สถานทูตของประเทศปลายทางในไทย จำนวนขั้นจะลดลงเมื่ออนุสัญญา Apostille มีผลใช้บังคับกับประเทศไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 สำหรับประเทศที่เป็นภาคี

เอกสารเอกชนที่ทำขึ้นเองต้องมีลายมือชื่อที่ตรวจสอบย้อนกลับได้ก่อน โดยทั่วไปจึงต้องผ่านการรับรองลายมือชื่อจากทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารก่อน แล้วกรมการกงสุลจึงรับรองต่อในชั้นถัดไป ควรตรวจประเภทเอกสารที่รับรองได้และการนัดหมายล่วงหน้าจาก consular.mfa.go.th

เมื่ออนุสัญญามีผลกับประเทศไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 เอกสารที่จะใช้ในประเทศภาคีจะจบที่ตราประทับ Apostille ของหน่วยงานผู้มีอำนาจของไทย โดยไม่ต้องนำไปรับรองที่สถานทูตปลายทางอีก ส่วนประเทศที่ไม่ใช่ภาคี เช่น กลุ่มรัฐอ่าวบางประเทศ ยังต้องใช้ลำดับรับรองแบบเดิม ก่อนวันดังกล่าวยังต้องใช้ระบบเดิมทั้งหมด

โดยทั่วไปไม่ได้ ต้องผ่านการรับรองต่อเนื่องในประเทศต้นทางก่อน แล้วให้สถานเอกอัครราชทูตไทยในประเทศนั้นรับรอง จากนั้นแปลเป็นภาษาไทยและให้กรมการกงสุลรับรองคำแปล จึงนำไปยื่นต่อสำนักงานที่ดิน ธนาคาร ศาล หรือหน่วยงานไทยได้ ระยะเวลารวมโดยทั่วไปหลายสัปดาห์ ขึ้นกับคิวของแต่ละหน่วยงาน

ยังต้องแปล Apostille รับรองเพียงที่มาของลายมือชื่อและตราประทับ ไม่ได้รับรองเนื้อหาและไม่ได้ทำให้เอกสารเป็นภาษาไทย หน่วยงานไทยยังต้องการคำแปลภาษาไทยที่ผ่านการรับรองคำแปลจากกรมการกงสุล และคำแปลต้องครอบคลุมทั้งตัวเอกสาร ตราประทับ และตัว Apostille เอง

ทำหนังสือบอกเลิกการมอบอำนาจเป็นลายลักษณ์อักษร แจ้งผู้รับมอบอำนาจ และแจ้งหน่วยงานที่อาจมีการนำเอกสารไปใช้ เช่น สำนักงานที่ดินท้องที่และธนาคาร พร้อมขอคืนต้นฉบับ ควรเก็บหลักฐานการแจ้งไว้ เพราะหากบุคคลภายนอกทำการโดยสุจริตก่อนได้รับแจ้ง ผลของนิติกรรมอาจยังผูกพันผู้มอบอำนาจได้

โดยหลักการมอบอำนาจสิ้นสุดลงเมื่อผู้มอบอำนาจถึงแก่ความตาย ตกเป็นผู้ไร้ความสามารถ หรือล้มละลาย การนำเอกสารไปใช้ต่อหลังจากนั้นอาจเป็นความผิด และหน่วยงานจะปฏิเสธเมื่อพบมรณบัตรหรือการจำหน่ายชื่อในทะเบียนบ้าน กรณีเช่นนี้ต้องเข้าสู่กระบวนการจัดการมรดกแทน

กฎหมายไม่ได้กำหนดอายุไว้เป็นการทั่วไป แต่หน่วยงานผู้รับกำหนดเอง ในทางปฏิบัติสำนักงานที่ดิน ธนาคาร และสถานทูตหลายแห่งขอเอกสารที่ลงนามไม่เกิน 3–6 เดือน หากเอกสารเก่ากว่านั้นมักถูกขอให้ทำใหม่ จึงควรวางแผนให้การลงนามใกล้กับวันใช้งานจริงมากที่สุด

อันดับต้น ๆ คือ ชื่อสะกดไม่ตรงหนังสือเดินทางหรือบัตรประชาชน ขอบเขตอำนาจกว้างเกินไปหรือไม่ครอบคลุมสิ่งที่จะทำจริง เว้นช่องว่างหรือแก้ไขโดยไม่ลงชื่อกำกับ ปิดอากรแสตมป์ไม่ครบ ใช้แบบฟอร์มเก่าที่หน่วยงานยกเลิกแล้ว ลำดับรับรองผิด เช่น ส่งกงสุลก่อนรับรองลายมือชื่อ และคำแปลไม่ครอบคลุมตราประทับหรือหน้าหลังของเอกสาร

จำกัดขอบเขตให้แคบที่สุดเท่าที่ทำงานได้จริง กำหนดวันสิ้นสุดในตัวเอกสาร ระบุห้ามมอบอำนาจช่วง ระบุจำนวนเงินหรือราคาขั้นต่ำหากเกี่ยวกับการขายทรัพย์ ทำสำเนาเก็บไว้ทุกฉบับพร้อมบันทึกว่ามอบให้ใครเมื่อใด และแจ้งหน่วยงานทันทีเมื่อยกเลิก

ลำดับที่หน่วยงานไทยคุ้นเคยคือ ลงนามต่อหน้าโนตารีพับลิกหรือเจ้าหน้าที่กงสุลไทยในประเทศนั้น จากนั้นให้หน่วยงานผู้มีอำนาจของประเทศนั้นรับรองลายมือชื่อโนตารี แล้วนำไปรับรองที่สถานเอกอัครราชทูตหรือสถานกงสุลไทย เมื่อเอกสารถึงประเทศไทยให้แปลเป็นไทยโดยผู้แปลที่ระบุชื่อและข้อมูลติดต่อ แล้วยื่นรับรองนิติกรณ์ที่กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล ก่อนนำไปแสดงต่อเจ้าพนักงานที่ดิน เมื่ออนุสัญญาอะพอสทีลมีผลกับไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 เอกสารจากประเทศภาคีจะใช้ใบอะพอสทีลแทนขั้นสถานทูตได้ แต่ขั้นแปลและรับรองคำแปลยังคงอยู่

ทำได้ โดยใช้แบบ ท.ด.21 ของกรมที่ดินและกรอกข้อความให้ครบ ระบุเลขโฉนด เลขที่ดิน หน้าสำรวจ ตำบล อำเภอ จังหวัด และขอบเขตอำนาจว่าให้ขาย รับเงิน และลงนามในสัญญาซื้อขายได้ ห้ามเว้นช่องว่างไว้ให้กรอกภายหลังเพราะเป็นช่องทางทุจริตที่พบบ่อยที่สุด ควรขีดฆ่าช่องว่างและลงลายมือชื่อกำกับ พร้อมแนบสำเนาหนังสือเดินทางที่รับรองสำเนาถูกต้องทุกหน้าที่มีตราประทับตรวจคนเข้าเมือง

ใบมอบอำนาจเป็นตราสารลำดับที่ 7 ตามบัญชีอัตราอากรแสตมป์ท้ายประมวลรัษฎากร อัตราต่างกันตามว่ามอบให้บุคคลเดียวกระทำการครั้งเดียว มอบให้บุคคลเดียวกระทำการมากกว่าครั้งเดียว หรือมอบให้หลายคนต่างคนต่างกระทำ ผู้มอบอำนาจเป็นผู้มีหน้าที่เสียอากรและต้องขีดฆ่าแสตมป์ ตราสารที่ไม่ปิดอากรครบใช้เป็นพยานหลักฐานในคดีแพ่งไม่ได้จนกว่าจะเสียอากรและเงินเพิ่ม ควรตรวจอัตราปัจจุบันกับกรมสรรพากรก่อนทุกครั้ง

ธนาคารส่วนใหญ่ใช้แบบฟอร์มมอบอำนาจของธนาคารเองและมักไม่รับหนังสือมอบอำนาจทั่วไป เพราะอยู่ภายใต้กฎการรู้จักลูกค้าและการป้องกันการฟอกเงิน แนวปฏิบัติที่ได้ผลคือติดต่อสาขาเจ้าของบัญชีล่วงหน้าเพื่อขอแบบฟอร์มเฉพาะ ให้เจ้าของบัญชีลงนามต่อหน้าโนตารีในต่างประเทศ ผ่านการรับรองสถานทูตหรืออะพอสทีลตามช่วงเวลา แล้วส่งต้นฉบับกลับมา ธนาคารอาจขอวิดีโอคอลยืนยันตัวตนเพิ่ม

สิ้นผลเมื่อครบกำหนดเวลาที่ระบุ เมื่อกิจการที่มอบสำเร็จ เมื่อผู้มอบอำนาจถอน เมื่อผู้รับมอบบอกเลิก หรือเมื่อฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งตาย ตกเป็นผู้ไร้ความสามารถ หรือล้มละลาย ตามหลักในประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ การเพิกถอนที่ปลอดภัยคือทำหนังสือเพิกถอนเป็นลายลักษณ์อักษร แจ้งผู้รับมอบอำนาจ และที่สำคัญกว่าคือแจ้งบุคคลภายนอกที่เกี่ยวข้อง เช่น สำนักงานที่ดิน ธนาคาร หรือคู่สัญญา เพราะบุคคลภายนอกที่สุจริตและไม่รู้เรื่องการเพิกถอนยังอาจได้รับความคุ้มครอง

จดทะเบียนสมรสต้องมาแสดงเจตนาด้วยตนเองต่อหน้านายทะเบียน มอบอำนาจแทนไม่ได้ ส่วนการหย่าโดยความยินยอมที่สำนักทะเบียน กฎหมายเปิดช่องให้มอบอำนาจได้ในบางกรณีตามระเบียบของกรมการปกครอง โดยต้องใช้แบบมอบอำนาจเฉพาะการ มีพยานครบ และนายทะเบียนมีดุลพินิจตรวจความสมัครใจ ควรสอบถามสำนักทะเบียนอำเภอที่จะยื่นก่อนเตรียมเอกสาร

นอกจากหนังสือมอบอำนาจแล้ว ต้องมีหลักฐานว่าผู้ลงนามมีอำนาจผูกพันบริษัท ได้แก่ หนังสือรับรองการจดทะเบียนนิติบุคคลที่ออกไม่เกินหกเดือน บัญชีรายชื่อกรรมการ และมติที่ประชุมกรรมการอนุมัติการมอบอำนาจ เอกสารทั้งชุดต้องผ่านการรับรองในต่างประเทศตามช่องทางเดียวกับหนังสือมอบอำนาจ แล้วแปลเป็นไทยและรับรองคำแปลที่กรมการกงสุลก่อนยื่นต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้าหรือหน่วยงานผู้รับ

โดยหลักการกระทำที่เกินขอบอำนาจไม่ผูกพันตัวการ เว้นแต่ตัวการให้สัตยาบันภายหลัง หรือเข้าหลักตัวแทนเชิดที่ทำให้บุคคลภายนอกสุจริตเชื่อโดยมีเหตุอันสมควรว่าผู้นั้นมีอำนาจ ทางป้องกันคือเขียนขอบอำนาจให้แคบและเจาะจง กำหนดวันสิ้นสุด ห้ามมอบอำนาจช่วง และระบุห้ามรับเงินแทนถ้าไม่จำเป็น

ทำได้ต่อเมื่อหนังสือมอบอำนาจฉบับแรกอนุญาตไว้โดยชัดแจ้ง หรือมีพฤติการณ์จำเป็นตามกฎหมายตัวแทน หน่วยงานราชการไทยส่วนใหญ่ระมัดระวังเรื่องนี้มากและมักขอดูหนังสือฉบับต้นทางพร้อมกัน หากไม่ประสงค์ให้มอบช่วงควรเขียนข้อความห้ามไว้ให้ชัดเพื่อลดความเสี่ยง

หน่วยงานไทยพิจารณาจากฉบับภาษาไทยเป็นหลัก การจัดทำแบบสองภาษาในเอกสารเดียวช่วยให้ผู้มอบอำนาจชาวต่างชาติเข้าใจสิ่งที่ลงนามและลดข้อโต้แย้งภายหลัง ควรมีข้อความระบุว่าหากตีความขัดกันให้ยึดฉบับภาษาใด และถ้าเอกสารต้นฉบับเป็นภาษาต่างประเทศล้วนต้องแปลและรับรองคำแปลก่อนยื่น

การยื่นคำร้องขอตั้งผู้จัดการมรดกต่อศาลต้องดำเนินการโดยทายาทหรือผู้มีส่วนได้เสีย แต่ทายาทที่อยู่ต่างประเทศสามารถมอบอำนาจให้ทนายความยื่นคำร้องและดำเนินกระบวนพิจารณาแทนได้ พร้อมทำหนังสือให้ความยินยอมของทายาทคนอื่น เอกสารจากต่างประเทศต้องผ่านการรับรองและแปลตามช่องทางปกติ ส่วนการโอนทรัพย์หลังศาลมีคำสั่งจะดำเนินการโดยผู้จัดการมรดกที่ศาลตั้ง

ต้องตรงกับลายมือชื่อในหนังสือเดินทางหรือบัตรประชาชนที่ใช้แสดงตน หากลายมือชื่อเปลี่ยนไปจากเดิม ควรลงทั้งแบบเก่าและแบบใหม่พร้อมคำรับรองของโนตารีหรือทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อ เจ้าหน้าที่มักปฏิเสธเอกสารเมื่อสะกดชื่อไม่ตรงกับหนังสือเดินทางแม้ต่างเพียงตัวอักษรเดียว

กฎหมายไม่ได้กำหนดอายุตายตัว แต่หน่วยงานผู้รับมักตั้งเกณฑ์ภายในของตนเอง สำนักงานที่ดินและธนาคารหลายแห่งขอเอกสารที่ลงนามไม่เกินสามถึงหกเดือน แนวปฏิบัติที่ปลอดภัยคือระบุวันสิ้นสุดในตัวเอกสารเอง และสอบถามเกณฑ์ของหน่วยงานปลายทางก่อนส่งเอกสารข้ามประเทศ เพราะการทำใหม่จากต่างประเทศใช้เวลาหลายสัปดาห์

ได้ โดยกรมสรรพากรมีแบบมอบอำนาจของหน่วยงานสำหรับการยื่นแบบ ติดต่อ และรับเงินคืน ต้องปิดอากรแสตมป์ตามลักษณะตราสารใบมอบอำนาจ แนบสำเนาบัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทางของทั้งสองฝ่ายที่รับรองสำเนาถูกต้อง กรณีเช็คคืนภาษีระบุชื่อผู้เสียภาษี ธนาคารอาจขอเอกสารเพิ่มเติมก่อนเข้าบัญชีผู้รับมอบอำนาจ

เมื่ออนุสัญญามีผลกับประเทศไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 เอกสารมหาชนที่ออกในประเทศภาคีจะใช้ใบอะพอสทีลใบเดียวแทนการรับรองซ้อนที่สถานทูต ทำให้ระยะเวลาสั้นลงมาก แต่สามเรื่องยังคงเดิมคือ ต้องมีคำรับรองลายมือชื่อของโนตารีก่อน ต้องแปลเป็นไทยและรับรองคำแปล และเนื้อหาต้องตรงกับที่หน่วยงานผู้รับต้องการ ระหว่างนี้ยังต้องใช้ช่องทางสถานทูตตามปกติ

ตรวจห้าจุดตามลำดับ ชื่อและเลขเอกสารแสดงตนสะกดตรงหนังสือเดินทาง ขอบอำนาจเขียนเจาะจงถึงธุรกรรมและทรัพย์ที่ระบุได้ วันที่และสถานที่ลงนามครบ ไม่มีช่องว่างที่กรอกภายหลังได้ และรูปแบบการรับรองตรงกับที่หน่วยงานปลายทางประกาศไว้ ควรขอให้หน่วยงานผู้รับยืนยันร่างก่อนนำไปลงนามต่อหน้าโนตารี เพราะการแก้หลังรับรองแล้วต้องเริ่มกระบวนการใหม่ทั้งหมด

ผู้เยาว์ทำนิติกรรมสำคัญต้องได้รับความยินยอมจากผู้แทนโดยชอบธรรม และการจำหน่ายอสังหาริมทรัพย์ของผู้เยาว์ต้องขออนุญาตศาล ส่วนคนไร้ความสามารถมอบอำนาจเองไม่ได้ ผู้อนุบาลเป็นผู้ดำเนินการตามขอบอำนาจที่กฎหมายกำหนดและบางกรณีต้องขออนุญาตศาลด้วย เจ้าพนักงานที่ดินจะขอดูคำสั่งศาลประกอบทุกครั้ง

ต้องใช้แบบมอบอำนาจที่แนบท้ายคำขอจดทะเบียนของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ระบุรายการจดทะเบียนที่มอบให้ทำอย่างเจาะจง เช่น จดทะเบียนแก้ไขกรรมการ เพิ่มทุน หรือย้ายที่ตั้งสำนักงาน ผู้มอบอำนาจต้องเป็นกรรมการผู้มีอำนาจตามหนังสือรับรอง ปิดอากรแสตมป์ตามอัตรา และแนบสำเนาบัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทางที่รับรองสำเนาถูกต้อง

พระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์รับรองผลทางกฎหมายของลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่มีความน่าเชื่อถือ แต่ในทางปฏิบัติหน่วยงานที่ดิน อำเภอ และสถานทูตหลายแห่งยังขอต้นฉบับกระดาษที่มีลายมือชื่อจริงและตราประทับรับรอง จึงควรถามหน่วยงานปลายทางก่อน หากยอมรับเฉพาะกระดาษให้วางแผนเวลาส่งไปรษณีย์ระหว่างประเทศเผื่อไว้

ขอให้เจ้าหน้าที่ระบุเหตุผลเป็นลายลักษณ์อักษรหรือชี้จุดที่ไม่ผ่านให้ชัดเจน เก็บสำเนาเอกสารที่ยื่นทั้งชุด แล้วแก้เฉพาะจุดนั้นเพื่อไม่ต้องเริ่มกระบวนการรับรองใหม่ทั้งหมด กรณีที่ต้องแก้ตัวข้อความในหนังสือมอบอำนาจที่ผ่านการรับรองแล้ว ต้องทำฉบับใหม่และรับรองใหม่ ไม่ควรขูดลบหรือแก้ด้วยปากกาเพราะจะทำให้เอกสารเสียไปทั้งฉบับ

โดยทั่วไปยังใช้ทันทีไม่ได้ ต้องผ่านการรับรองตามสายงานก่อน คือให้โนตารีพับลิกหรือเจ้าหน้าที่กงสุลไทยในประเทศนั้นรับรองลายมือชื่อ จากนั้นนำมาแปลเป็นภาษาไทยและยื่นรับรองนิติกรณ์ที่กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล ก่อนนำไปแสดงต่อสำนักงานที่ดิน หากเป็นเรื่องซื้อขายหรือจำนอง เจ้าพนักงานที่ดินมักขอให้เนื้อความสอดคล้องกับแบบ ท.ด.21 และระบุโฉนดเลขที่ชัดเจน ควรโทรยืนยันรายการเอกสารกับสำนักงานที่ดินท้องที่ก่อนส่งเอกสารข้ามประเทศเพราะแนวปฏิบัติแต่ละแห่งต่างกันได้

อนุสัญญา Apostille มีผลกับประเทศไทยวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 หลังจากนั้นเอกสารที่ออกในประเทศภาคีจะใช้ตราประทับ Apostille เพียงชั้นเดียวแทนการรับรองซ้อนหลายชั้นที่สถานทูต ทำให้ขั้นตอนสั้นลงและคาดการณ์เวลาได้ดีขึ้น แต่การแปลเป็นภาษาไทยและการตรวจเนื้อความให้ตรงกับที่หน่วยงานผู้รับต้องการยังจำเป็นเหมือนเดิม สำหรับเอกสารที่ทำก่อนวันมีผล ควรถามหน่วยงานผู้รับว่ายอมรับรูปแบบเดิมต่อไปหรือไม่

ตามบัญชีอัตราอากรแสตมป์ ลักษณะแห่งตราสาร 7 ใบมอบอำนาจ อัตราจะต่างกันตามลักษณะการมอบ เช่น มอบให้บุคคลเดียวทำการครั้งเดียว มอบให้บุคคลเดียวทำการหลายครั้ง หรือมอบให้หลายคน โดยเป็นค่าอากรหลักสิบบาทต่อฉบับหรือต่อคนแล้วแต่กรณี ควรตรวจอัตราปัจจุบันจากประกาศกรมสรรพากรก่อนไปยื่น เพราะหากปิดอากรไม่ครบ เจ้าพนักงานอาจให้ปิดเพิ่มพร้อมเงินเพิ่มหน้าเคาน์เตอร์และทำให้เสียเวลาในวันนัดโอน

กฎหมายไม่ได้กำหนดอายุตายตัวไว้ หนังสือมอบอำนาจจะสิ้นผลเมื่อทำการที่มอบเสร็จสิ้น เมื่อผู้มอบเพิกถอน เมื่อผู้มอบหรือผู้รับมอบถึงแก่ความตาย หรือเมื่อครบกำหนดที่ระบุไว้ในเอกสาร ในทางปฏิบัติหลายหน่วยงานเช่นธนาคารหรือสำนักงานที่ดินมักไม่รับเอกสารที่ลงวันที่นานเกินหกเดือนถึงหนึ่งปี จึงควรระบุขอบเขตและช่วงเวลาให้ชัด และทำฉบับใหม่หากธุรกรรมล่าช้าออกไป

ทำหนังสือบอกเลิกการมอบอำนาจเป็นลายลักษณ์อักษร แจ้งไปยังผู้รับมอบอำนาจโดยวิธีที่พิสูจน์การได้รับได้ เช่น ไปรษณีย์ตอบรับหรือ EMS พร้อมเก็บหลักฐาน จากนั้นแจ้งหน่วยงานหรือคู่สัญญาที่อาจถูกนำเอกสารเดิมไปใช้ เช่น สำนักงานที่ดิน ธนาคาร หรือกรมพัฒนาธุรกิจการค้า เพื่อป้องกันบุคคลภายนอกที่สุจริตเข้าใจว่ายังมีอำนาจอยู่ กรณีมีความเสี่ยงถูกนำไปใช้ในทางมิชอบควรปรึกษาทนายความเพื่อพิจารณาแจ้งความไว้เป็นหลักฐาน

การกระทำที่เกินขอบอำนาจโดยหลักไม่ผูกพันตัวการ เว้นแต่ตัวการให้สัตยาบันภายหลัง หรือเข้าลักษณะตัวแทนเชิดที่ทำให้บุคคลภายนอกสุจริตเข้าใจได้ว่ามีอำนาจ ผู้รับมอบอาจต้องรับผิดต่อบุคคลภายนอกและต่อตัวการเป็นการส่วนตัว วิธีป้องกันคือเขียนขอบเขตให้แคบและเฉพาะเจาะจง เช่น ระบุเลขที่โฉนด เลขบัญชี หรือชื่อคู่สัญญา แทนถ้อยคำกว้างว่ากระทำการใด ๆ แทนได้ทั้งสิ้น

งานจดทะเบียนนิติบุคคลมีแบบใบมอบอำนาจของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าให้ใช้โดยเฉพาะ ต้องกรอกชื่อผู้มอบตามที่ปรากฏในหนังสือรับรอง ระบุเรื่องที่มอบให้ชัด เช่น ยื่นคำขอจดทะเบียนแก้ไขกรรมการ พร้อมติดอากรแสตมป์และแนบสำเนาบัตรประชาชนของทั้งสองฝ่ายที่รับรองสำเนาถูกต้อง หากผู้มอบเป็นชาวต่างชาติให้ใช้สำเนาหนังสือเดินทางและลงลายมือชื่อให้เหมือนกับที่ปรากฏในหนังสือเดินทาง

โดยทั่วไปใช้หนังสือมอบอำนาจของกรมการขนส่งทางบกหรือแบบทั่วไปที่ระบุเลขทะเบียนรถและเลขตัวถัง พร้อมสำเนาบัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทางของผู้มอบและผู้รับมอบที่รับรองสำเนาถูกต้อง สมุดคู่มือจดทะเบียนรถ และแบบคำขอโอนที่ลงลายมือชื่อครบถ้วน หากผู้มอบอยู่ต่างประเทศต้องให้สถานทูตหรือสถานกงสุลไทยรับรองลายมือชื่อก่อนส่งกลับมา ควรยืนยันรายการเอกสารกับสำนักงานขนส่งพื้นที่ที่จะยื่นล่วงหน้า

ทำได้ แต่ต้องระวังสองเรื่อง เรื่องแรกคือกรรมสิทธิ์ยังต้องเป็นชื่อผู้ซื้อชาวต่างชาติและอยู่ภายในสัดส่วนต่างชาติของอาคารชุดตามกฎหมาย เรื่องที่สองคือเงินที่ใช้ซื้อควรโอนเข้ามาจากต่างประเทศและมีหลักฐานการโอนเงินตราต่างประเทศตามที่สำนักงานที่ดินกำหนด หนังสือมอบอำนาจควรระบุห้องชุด เลขที่โครงการ และวงเงินสูงสุด เพื่อไม่ให้ผู้รับมอบทำนิติกรรมเกินกว่าที่ตั้งใจ

หน่วยงานราชการส่วนใหญ่ต้องการต้นฉบับที่มีลายมือชื่อจริงและอากรแสตมป์ติดครบ สำเนาใช้ได้เฉพาะกรณีที่หน่วยงานอนุญาตและมักต้องมีผู้รับรองสำเนาถูกต้อง หากธุรกรรมมีหลายขั้นตอนควรทำต้นฉบับหลายฉบับตั้งแต่แรก ระบุว่าแต่ละฉบับใช้กับเรื่องใด เพื่อไม่ต้องส่งเอกสารข้ามประเทศซ้ำ ซึ่งเป็นสาเหตุความล่าช้าที่พบบ่อยที่สุดในงานมอบอำนาจข้ามประเทศ

มีโอกาสถูกปฏิเสธสูง เพราะเจ้าหน้าที่ใช้การเทียบลายมือชื่อเป็นหลักในการยืนยันตัวบุคคล หากลายเซ็นเปลี่ยนไปจากเอกสารแสดงตน ควรเซ็นให้เหมือนเอกสารแสดงตนที่นำไปแสดง หรือทำหนังสือรับรองว่าเป็นบุคคลเดียวกันและใช้ลายมือชื่อสองแบบ โดยให้โนตารีพับลิกหรือเจ้าหน้าที่กงสุลรับรองไว้พร้อมกัน จะช่วยลดการถูกตีกลับได้มาก

ทำได้ กรมสรรพากรยอมรับการมอบอำนาจให้ยื่นแบบและดำเนินการแทน โดยต้องระบุปีภาษีและประเภทแบบให้ชัด ส่วนการรับเงินคืนภาษีนั้นปัจจุบันมักคืนผ่านพร้อมเพย์ที่ผูกกับเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของเจ้าของสิทธิโดยตรง ผู้รับมอบจึงมักทำได้เพียงยื่นเอกสารและติดตามเรื่อง ไม่ใช่รับเงินแทน ควรตรวจแนวปฏิบัติล่าสุดกับสำนักงานสรรพากรพื้นที่ก่อน

ใบแต่งทนายความเป็นเอกสารเฉพาะที่ยื่นต่อศาลเพื่อให้ทนายมีอำนาจว่าความในคดี ต้องใช้แบบพิมพ์ของศาลและลงลายมือชื่อคู่ความ ส่วนหนังสือมอบอำนาจทั่วไปใช้สำหรับการติดต่อหน่วยงานหรือทำนิติกรรมนอกศาล หากอยู่ต่างประเทศและต้องแต่งทนายในคดีที่ไทย ต้องให้สถานทูตหรือสถานกงสุลไทยรับรองลายมือชื่อในใบแต่งทนาย และควรประสานทนายผู้รับผิดชอบคดีเรื่องกำหนดวันนัดล่วงหน้า

ทำได้ในงานยื่นเอกสารและติดตามเรื่อง เช่น ขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน แจ้งเปลี่ยนแปลงข้อมูล หรือยื่นคำขอรับประโยชน์ทดแทน โดยสำนักงานประกันสังคมจะขอหนังสือมอบอำนาจพร้อมสำเนาบัตรประชาชนของทั้งสองฝ่าย ส่วนการรับเงินมักโอนเข้าบัญชีของผู้มีสิทธิเท่านั้น สำหรับกองทุนสำรองเลี้ยงชีพให้ตรวจข้อบังคับกองทุนของนายจ้าง เพราะบางกองทุนกำหนดวิธีมอบอำนาจไว้เป็นการเฉพาะ

หัวใจอยู่ที่ความสามารถในการแสดงเจตนา หากยังรู้สึกตัวและเข้าใจเรื่องที่มอบก็ทำได้ ควรมีใบรับรองแพทย์ยืนยันสภาวะสติสัมปชัญญะในวันที่ลงนามและมีพยานที่น่าเชื่อถือ แต่หากไม่สามารถแสดงเจตนาได้แล้ว การมอบอำนาจจะทำไม่ได้ ทางที่ถูกต้องคือยื่นคำร้องต่อศาลเพื่อขอให้สั่งเป็นคนไร้ความสามารถหรือเสมือนไร้ความสามารถและตั้งผู้อนุบาลหรือผู้พิทักษ์ ซึ่งต้องดำเนินการโดยทนายความ

ใช้ได้และช่วยลดความเข้าใจผิดของทั้งสองฝ่าย แต่ควรระบุไว้ท้ายเอกสารว่าหากข้อความสองภาษาขัดกันให้ยึดฉบับภาษาใดเป็นหลัก สำหรับการยื่นต่อหน่วยงานราชการไทย ข้อความภาษาไทยต้องครบถ้วนและถูกต้องตามศัพท์ที่หน่วยงานใช้ ส่วนการนำไปใช้ต่างประเทศอาจยังต้องมีคำแปลรับรองแยกอีกฉบับตามที่ผู้รับปลายทางกำหนด

กฎหมายทั่วไปไม่ได้บังคับจำนวนพยานสำหรับใบมอบอำนาจทุกกรณี แต่แบบของหน่วยงานหลายแห่งเช่นแบบ ท.ด.21 ของกรมที่ดินกำหนดช่องพยานไว้สองคน ในทางปฏิบัติจึงควรมีพยานสองคนที่บรรลุนิติภาวะ ไม่ใช่ผู้รับมอบอำนาจเอง และไม่ใช่ผู้มีส่วนได้เสียในธุรกรรมนั้น พร้อมเขียนชื่อตัวบรรจงกำกับใต้ลายมือชื่อเพื่อให้ติดต่อยืนยันได้ภายหลัง

ทำได้ต่อเมื่อหนังสือมอบอำนาจฉบับแรกระบุอนุญาตให้มอบอำนาจช่วงไว้อย่างชัดแจ้ง หากไม่ได้ระบุ ผู้รับมอบไม่มีสิทธิตั้งตัวแทนช่วงและการกระทำนั้นอาจไม่ผูกพันตัวการ เมื่อทำมอบอำนาจช่วงต้องแนบต้นฉบับฉบับแรกไปแสดงด้วยเสมอ และขอบเขตของฉบับช่วงต้องไม่กว้างกว่าฉบับแรก หน่วยงานหลายแห่งตรวจจุดนี้อย่างเข้มงวดเพราะเป็นช่องทางการทุจริตที่พบบ่อย

โดยทั่วไปต้องนัดหมายล่วงหน้าผ่านระบบของสถานทูตหรือสถานกงสุล เตรียมหนังสือเดินทางตัวจริง เอกสารมอบอำนาจที่พิมพ์เรียบร้อยแต่ยังไม่ลงลายมือชื่อ เพราะต้องลงนามต่อหน้าเจ้าหน้าที่ พร้อมสำเนาเอกสารประกอบเรื่อง เช่น สำเนาโฉนดหรือหนังสือรับรองบริษัท และค่าธรรมเนียมตามอัตราที่ประกาศไว้ ควรตรวจสอบวันหยุดของสถานทูตและระยะเวลาส่งเอกสารกลับไทยเผื่อไว้ในแผนงาน

วิธีที่ปลอดภัยที่สุดคือขอแบบฟอร์มหรือตัวอย่างถ้อยคำจากหน่วยงานผู้รับก่อนร่าง เพราะธนาคาร สำนักงานที่ดิน กรมพัฒนาธุรกิจการค้า และหน่วยงานต่างประเทศต่างมีข้อกำหนดของตนเอง จากนั้นจึงร่างให้ตรงคำที่เขาใช้ ระบุเลขอ้างอิงของทรัพย์สินหรือคดี และส่งร่างให้เจ้าหน้าที่ตรวจทางอีเมลก่อนนำไปรับรอง จะลดการเดินทางซ้ำและลดความเสี่ยงเอกสารถูกตีกลับจากต่างประเทศได้มาก

ธนาคารแต่ละแห่งกำหนดแบบฟอร์มและเงื่อนไขของตนเอง หลายแห่งรับเฉพาะแบบของธนาคารและต้องลงนามต่อหน้าพนักงาน หากผู้มอบอำนาจอยู่ต่างประเทศ แนวปฏิบัติที่ใช้บ่อยคือให้ลงนามต่อหน้าเจ้าหน้าที่กงสุลไทยหรือโนตารีพับลิก แล้วนำมาแปลและรับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุลก่อนยื่น เอกสารที่ควรเตรียมคือ พาสปอร์ตหรือบัตรประชาชนของทั้งสองฝ่าย สมุดบัญชีหรือเลขบัญชี และหนังสือมอบอำนาจที่ระบุขอบเขตให้ชัด ข้อควรระวังคือระบุอำนาจกว้างเกินไปมักถูกปฏิเสธ ควรถามสาขาที่เปิดบัญชีไว้ก่อนจัดทำเอกสาร

ทำได้ โดยทั่วไปต้องระบุขอบเขตให้ชัดว่ามอบอำนาจให้ยื่นแบบใด ปีภาษีใด และรวมถึงการรับเงินคืนภาษีหรือไม่ เอกสารที่มักใช้คือ หนังสือมอบอำนาจติดอากรแสตมป์ตามบัญชีอัตราอากรแสตมป์ สำเนาบัตรประชาชน/พาสปอร์ตของผู้มอบและผู้รับมอบพร้อมรับรองสำเนาถูกต้อง และเอกสารประกอบการยื่น ข้อควรระวังคือถ้าไม่ระบุอำนาจรับเงินคืนไว้ เจ้าหน้าที่จะไม่จ่ายคืนให้ผู้รับมอบ และการติดอากรไม่ครบทำให้ใช้เป็นพยานหลักฐานได้ยากขึ้น

ปกติต้องแนบหลักฐานว่าผู้ลงนามมีอำนาจผูกพันบริษัทจริง เช่น หนังสือรับรองการจดทะเบียนบริษัทฉบับล่าสุด รายงานการประชุมหรือมติกรรมการที่อนุมัติการมอบอำนาจ และตัวอย่างลายมือชื่อ ขั้นตอนคือให้โนตารีพับลิกในประเทศนั้นรับรองลายมือชื่อและสถานะเอกสาร ผ่านการรับรองของหน่วยงานรัฐต้นทางและสถานทูตไทย จากนั้นแปลไทยและรับรองนิติกรณ์ ข้อควรระวังคือชื่อบริษัทและเลขทะเบียนต้องตรงกันทุกฉบับ และวันที่มติต้องไม่หลังวันที่ลงนามในหนังสือมอบอำนาจ

การเพิกถอนควรทำเป็นหนังสือ ระบุฉบับที่ต้องการเพิกถอน วันที่ และแจ้งให้ผู้รับมอบอำนาจทราบ พร้อมแจ้งบุคคลภายนอกที่เกี่ยวข้อง เช่น สำนักงานที่ดิน ธนาคาร หรือคู่สัญญา เพราะการกระทำที่ผู้รับมอบทำไปโดยบุคคลภายนอกสุจริตยังอาจผูกพันผู้มอบได้ตามหลักตัวแทนใน ป.พ.พ. ขั้นตอนที่แนะนำคือส่งหนังสือแบบมีหลักฐานการรับ เก็บใบตอบรับ และขอคืนต้นฉบับที่มอบไป ข้อควรระวังคือการบอกเลิกทางวาจาพิสูจน์ยากเมื่อเกิดข้อพิพาท

ในทางปฏิบัติหน่วยงานไทยหลายแห่งเก็บต้นฉบับไว้ในสำนวน จึงควรจัดทำแยกฉบับตามเรื่องและตามหน่วยงาน หรือจัดทำหลายต้นฉบับที่ลงนามพร้อมกัน สำหรับงานที่ดินมักต้องใช้แบบของกรมที่ดินโดยเฉพาะ ส่วนงานทะเบียนธุรกิจใช้แบบที่ระบุอำนาจตามที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้ากำหนด คำแนะนำคือสอบถามจำนวนต้นฉบับที่ปลายทางต้องการก่อนลงนาม เพราะถ้าผู้มอบอำนาจอยู่ต่างประเทศ การขอลายมือชื่อเพิ่มภายหลังมีต้นทุนและเวลามาก

อนุสัญญา Apostille (HCCH 1961) จะมีผลใช้บังคับกับไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 ตามข้อมูลของ HCCH ซึ่งจะทำให้เอกสารระหว่างประเทศภาคีใช้ใบรับรอง Apostille ใบเดียวแทนการรับรองต่อเนื่องหลายชั้นในหลายกรณี ระหว่างนี้ยังต้องใช้สายงานเดิม คือ รับรองต้นทาง สถานทูต แล้วรับรองนิติกรณ์ในไทย ข้อควรระวังคือประเทศที่ไม่ใช่ภาคียังต้องทำแบบเดิม และหน่วยงานปลายทางอาจยังขอคำแปลภาษาไทยที่รับรองแล้วอยู่เสมอ ควรตรวจสอบสถานะล่าสุดกับกรมการกงสุลก่อนดำเนินการ

เราตรวจร่างในฐานะที่ปรึกษา โดยเทียบวัตถุประสงค์จริงของคุณกับแบบฟอร์มที่หน่วยงานปลายทางใช้ ระบุอำนาจให้พอดี ไม่กว้างจนเสี่ยงและไม่แคบจนใช้ไม่ได้ ตรวจการติดอากรแสตมป์ จำนวนต้นฉบับ พยาน และภาษาที่ต้องแปล พร้อมวางลำดับการรับรองข้ามประเทศให้เสร็จในรอบเดียว ทีมงานมีประสบการณ์มากกว่า 15 ปีกับงานที่ดิน ธุรกิจ คดี และงานกงสุล หากไม่ต้องการเสี่ยงถูกตีกลับ ส่งร่างหรือเล่าเป้าหมายให้เราประเมินขั้นตอนก่อนลงนามได้

งานทะเบียนที่สำนักงานที่ดินใช้แบบพิมพ์ของกรมที่ดินโดยเฉพาะ ไม่ใช่หนังสือมอบอำนาจแบบทั่วไป เอกสารที่ต้องเตรียมคือ แบบมอบอำนาจของกรมที่ดินที่กรอกครบและไม่มีช่องว่าง โฉนดฉบับจริง บัตรประชาชน/พาสปอร์ตและทะเบียนบ้านของผู้มอบและผู้รับมอบ พร้อมสำเนารับรองถูกต้อง ขั้นตอนคือ (1) ระบุรายการที่มอบให้ชัด เช่น ขาย จำนอง หรือรับโอนแปลงใด (2) ลงนามโดยมีพยานสองคน (3) ถ้าลงนามต่างประเทศให้ผ่าน Notary และรับรองสถานทูต แล้วยื่นรับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล (4) ยื่นต่อสำนักงานที่ดินพร้อมคู่สัญญาอีกฝ่าย ข้อควรระวังที่ทำให้เรื่องตกบ่อยคือ เว้นช่องว่างในแบบพิมพ์ ระบุเลขโฉนดผิด หรือชื่อสะกดไม่ตรงเอกสารสิทธิ ถ้าไม่อยากเสี่ยงเดินเรื่องซ้ำ ทีมเราตรวจแบบและสายเอกสารให้ก่อนยื่น

ตามบัญชีอัตราอากรแสตมป์ในประมวลรัษฎากร ตราสารมอบอำนาจต้องปิดอากรแสตมป์ตามลักษณะการมอบ โดยการมอบอำนาจให้บุคคลเดียวหรือหลายคนเพื่อกระทำการครั้งเดียวเสียอัตราต่ำ ส่วนการมอบให้กระทำการหลายครั้งหรือมอบให้หลายคนแยกกันกระทำจะคิดเพิ่มขึ้น ควรตรวจอัตราปัจจุบันจากกรมสรรพากรหรือสอบถามหน่วยงานปลายทางก่อนปิด ข้อควรระวังคือ การไม่ปิดอากรหรือปิดไม่ครบไม่ทำให้ตราสารเสียเปล่าในทางแพ่งเสมอไป แต่มีผลต่อการรับฟังเป็นพยานในคดีและอาจต้องเสียเงินเพิ่ม จึงควรปิดและขีดฆ่าอากรให้ถูกต้องตั้งแต่ต้น

ทำได้ทั้งการยื่นแบบ ขอคืนภาษี รับหนังสือ และให้ถ้อยคำ แต่ควรระบุขอบเขตให้ชัดเป็นข้อ ๆ เช่น ยื่นแบบภาษีปีใด รับเช็คคืนภาษีหรือไม่ และให้ถ้อยคำแทนได้เพียงใด เอกสารที่ใช้คือ หนังสือมอบอำนาจปิดอากรแสตมป์ สำเนาบัตร/พาสปอร์ตของผู้มอบและผู้รับมอบพร้อมลงนามรับรอง และเอกสารประกอบแบบภาษี ข้อควรระวังคือ ถ้าเป็นการรับเงินคืนภาษีต้องระบุอำนาจรับเงินไว้ชัดเจน ไม่เช่นนั้นเจ้าหน้าที่จะไม่จ่าย และการมอบอำนาจกว้างเกินไปสร้างความเสี่ยงต่อผู้มอบเอง คำแนะนำคือกำหนดระยะเวลาสิ้นสุดของอำนาจไว้ในเอกสารด้วย

โดยหลักการตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ สัญญาตัวแทนระงับลงเมื่อตัวการถึงแก่ความตาย ตกเป็นผู้ไร้ความสามารถ หรือล้มละลาย ดังนั้นการใช้หนังสือมอบอำนาจต่อหลังผู้มอบเสียชีวิตย่อมทำไม่ได้ และหน่วยงานทะเบียนจะปฏิเสธเมื่อทราบ สิ่งที่ต้องทำแทนคือ ดำเนินการทางมรดก โดยขอตั้งผู้จัดการมรดกจากศาลแล้วให้ผู้จัดการมรดกทำนิติกรรมในนามกองมรดก เอกสารที่ต้องใช้คือ ใบมรณบัตร ทะเบียนบ้านผู้ตาย เอกสารแสดงทรัพย์ และบัญชีเครือญาติ ข้อควรระวังคือ การฝืนใช้หนังสือมอบอำนาจเดิมอาจเข้าข่ายความผิดอาญา ทีมเราช่วยวางลำดับเรื่องมรดกและเอกสารข้ามประเทศให้ได้

ทำได้เมื่อหนังสือมอบอำนาจฉบับแรกให้อำนาจมอบช่วงไว้โดยชัดแจ้ง หากไม่ได้ระบุ ตัวแทนไม่มีสิทธิตั้งตัวแทนช่วงเว้นแต่มีเหตุจำเป็นตามกฎหมาย วิธีเขียนที่ปลอดภัยคือ ระบุถ้อยคำว่า มีอำนาจมอบอำนาจช่วงให้บุคคลอื่นกระทำการตามที่ระบุไว้นี้ได้ พร้อมจำกัดขอบเขตและระยะเวลา เอกสารที่ต้องแนบเมื่อยื่นคือ ต้นฉบับหรือสำเนารับรองของฉบับแรก ฉบับมอบช่วง และบัตรประจำตัวของทุกฝ่าย ข้อควรระวังคือ หน่วยงานหลายแห่ง เช่น สำนักงานที่ดินและธนาคาร มีแนวปฏิบัติเข้มเรื่องมอบช่วง ควรสอบถามปลายทางก่อนทำ

ลำดับมาตรฐานคือ (1) จัดร่างตามที่ปลายทางกำหนด (2) ลงนามต่อหน้าทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร (Notarial Services Attorney) ที่ขึ้นทะเบียนกับสภาทนายความ (3) นำไปรับรองนิติกรณ์ที่กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล (4) รับรองที่สถานทูตประเทศปลายทางในไทย หากปลายทางยังต้องการ ข้อควรระวังคือ ประเทศที่เป็นภาคีอนุสัญญา Apostille จะรับ Apostille แทนการรับรองสถานทูตเมื่อประเทศต้นทางเป็นภาคีด้วย ซึ่งขณะนี้ไทยยังอยู่ในกระบวนการเข้าเป็นภาคี จึงยังใช้เส้นทางรับรองสองชั้นตามปกติ ควรขอเงื่อนไขเป็นลายลักษณ์อักษรจากปลายทางก่อนเริ่ม เพื่อไม่ต้องทำซ้ำ

ทำได้ในทางร่าง แต่ในทางปฏิบัติหน่วยงานปลายทางมักขอฉบับที่ระบุอำนาจเฉพาะเรื่อง เช่น กรมที่ดินใช้แบบพิมพ์ของกรมที่ดินสำหรับการโอน ธนาคารใช้แบบของธนาคารเอง และศาลต้องการถ้อยคำที่ระบุคดีและศาลที่ยื่น การเขียนอำนาจกว้างเกินไปทำให้ถูกตีความว่าไม่ชัดเจนและถูกปฏิเสธ แนวทางที่ปลอดภัยคือแยกฉบับตามหน่วยงาน หรือทำฉบับหลักที่ระบุรายการอำนาจเป็นข้อ ๆ พร้อมขอบเขต วันเริ่ม วันสิ้นสุด และข้อห้ามมอบอำนาจช่วง แล้วออกสำเนารับรองให้ผู้รับมอบอำนาจถือไปแต่ละหน่วยงาน

ได้เฉพาะเมื่อหนังสือมอบอำนาจระบุไว้ชัดว่าให้มอบอำนาจช่วงได้ หากไม่ระบุ หน่วยงานส่วนใหญ่จะไม่รับ และการกระทำอาจไม่ผูกพันผู้มอบอำนาจ หากคาดว่าผู้รับมอบอำนาจอาจติดภารกิจ ควรเขียนเงื่อนไขการมอบอำนาจช่วงพร้อมกำหนดตัวบุคคลหรือคุณสมบัติของผู้รับช่วงไว้ล่วงหน้า และกำหนดว่าให้แจ้งผู้มอบอำนาจเป็นลายลักษณ์อักษรทุกครั้ง

ทำหนังสือเพิกถอนเป็นลายลักษณ์อักษร ระบุเลขที่หรือวันที่ของฉบับเดิม ชื่อคู่กรณี และวันที่มีผล จากนั้นให้ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อรับรอง แล้วผ่านนิติกรณ์กรมการกงสุลและช่องทางรับรองปลายทางเช่นเดียวกับฉบับเดิม สิ่งสำคัญคือต้องแจ้งไปยังหน่วยงานที่ถือฉบับเดิมโดยตรง เช่น ธนาคาร ทนายความปลายทาง หรือสำนักงานที่ดินต่างประเทศ เพราะการเพิกถอนมีผลต่อบุคคลภายนอกเมื่อบุคคลนั้นได้รับแจ้งแล้ว

เส้นทางคือ จัดทำและลงนามต่อหน้าโนตารีปับลิกหรือเจ้าหน้าที่สถานทูตไทยในประเทศนั้น หากประเทศต้นทางเป็นภาคีอนุสัญญาเฮก ให้ขออะพอสทีลจากหน่วยงานที่กำหนด หากไม่ใช่ภาคี ให้ผ่านกระทรวงการต่างประเทศต้นทางแล้วรับรองที่สถานทูตไทย เมื่อเอกสารเข้าประเทศไทยแล้วต้องแปลเป็นภาษาไทยและรับรองคำแปลที่กรมการกงสุล ก่อนยื่นต่อหน่วยงานไทย ระยะเวลารวมขึ้นกับคิวของแต่ละหน่วยงาน

กรมที่ดินมีแบบพิมพ์เฉพาะ ได้แก่ แบบมอบอำนาจที่ดิน ท.ด.21 สำหรับที่ดิน และ อ.ช.21 สำหรับห้องชุด ควรกรอกให้ครบ ไม่เว้นช่องว่าง ระบุเลขโฉนดหรือเลขห้องชุด เนื้อที่ และประเภทนิติกรรมให้ตรงกับสารบบ พร้อมแนบสำเนาบัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทางของทั้งสองฝ่ายที่รับรองสำเนาถูกต้อง หากผู้มอบอำนาจเป็นชาวต่างชาติที่ลงนามนอกประเทศ ต้องผ่านการรับรองระหว่างประเทศและแปลรับรองก่อน

นอกจากตัวหนังสือมอบอำนาจ ต้องมีหลักฐานว่าผู้ลงนามมีอำนาจผูกพันบริษัท ได้แก่ หนังสือรับรองการจดทะเบียนที่ออกไม่เกินกำหนดที่หน่วยงานปลายทางยอมรับ รายงานการประชุมกรรมการที่อนุมัติการมอบอำนาจ และตัวอย่างลายมือชื่อกรรมการ เอกสารชุดนี้ต้องผ่านการรับรองในประเทศต้นทางและแปลรับรองเป็นไทย จุดที่ถูกตีกลับบ่อยคือชื่อบริษัทในคำแปลสะกดไม่ตรงกับที่เคยจดทะเบียนไว้กับหน่วยงานไทย

ตัวหนังสือมอบอำนาจไม่มีอายุตายตัวตามกฎหมายหากไม่ได้กำหนดวันสิ้นสุดไว้ แต่หน่วยงานปลายทางมักกำหนดอายุการยอมรับเอง โดยทั่วไปอยู่ในช่วงสามถึงหกเดือนนับจากวันรับรอง ธนาคารและสำนักงานที่ดินต่างประเทศมักเข้มกว่า จึงควรสอบถามอายุที่ยอมรับก่อนเริ่มกระบวนการ และวางแผนให้เอกสารถึงปลายทางก่อนหมดกรอบเวลา

การรับรองลายมือชื่อในไทยตามระเบียบสภาทนายความกำหนดให้ผู้ลงนามแสดงตนต่อหน้าทนายความผู้ทำคำรับรอง การประชุมทางวิดีโอใช้ได้สำหรับการซักซ้อมร่างและตรวจเอกสารล่วงหน้า แต่ขั้นลงนามจริงยังต้องพบตัว บางประเทศปลายทางมีระบบโนตารีทางอิเล็กทรอนิกส์ของตนเอง ซึ่งเป็นคนละระบบและต้องตรวจว่าหน่วยงานผู้รับเอกสารยอมรับหรือไม่ก่อนเลือกช่องทางนั้น

ทำได้และเป็นแนวทางที่ลดปัญหา โดยจัดเป็นสองคอลัมน์หรือสองส่วนในเอกสารเดียว ระบุว่าให้ยึดภาษาใดเป็นหลักหากตีความขัดกัน ข้อควรระวังคือคำแปลต้องตรงกันทุกตัวเลข ชื่อ และขอบเขตอำนาจ หากปลายทางกำหนดให้ใช้นักแปลที่ขึ้นทะเบียนกับศาลของประเทศนั้น เช่น หลายประเทศในยุโรป ต้องส่งให้นักแปลสาบานตนของประเทศนั้นดำเนินการ ซึ่งเราจะแจ้งตรงไปหากอยู่นอกขอบเขตที่เรารับรองได้

โดยหลักการมอบอำนาจสิ้นสุดลงเมื่อผู้มอบอำนาจถึงแก่ความตายหรือตกเป็นผู้ไร้ความสามารถ การนำไปใช้ต่อหลังจากนั้นอาจไม่มีผลผูกพันและมีความเสี่ยงทางกฎหมาย กรณีจัดการทรัพย์มรดกต้องเปลี่ยนเส้นทางไปสู่การตั้งผู้จัดการมรดกโดยคำสั่งศาล บางประเทศมีเครื่องมือแยกต่างหากที่ยังมีผลเมื่อผู้มอบอำนาจไร้ความสามารถ ซึ่งต้องร่างตามกฎหมายของประเทศนั้นโดยเฉพาะ

แบบพิมพ์ของกรมที่ดินกำหนดให้มีพยานสองคน ส่วนเอกสารที่ใช้ต่างประเทศขึ้นกับกฎหมายปลายทาง บางประเทศต้องการพยานสองคนที่ไม่ใช่ผู้มีส่วนได้เสียและต้องระบุที่อยู่ของพยาน บางประเทศต้องการเพียงการรับรองโดยโนตารี แนวปฏิบัติที่ลดความเสี่ยงคือจัดพยานสองคนที่มีเอกสารแสดงตนพร้อมเสมอ เพราะการเพิ่มพยานภายหลังทำไม่ได้โดยไม่ลงนามใหม่ทั้งฉบับ

ห้าสาเหตุที่พบบ่อยคือ หนึ่ง ชื่อสะกดไม่ตรงหนังสือเดินทางแม้ต่างเพียงตัวอักษรเดียว สอง ขอบเขตอำนาจกว้างหรือคลุมเครือจนหน่วยงานตีความไม่ได้ สาม ขาดเอกสารแสดงอำนาจของผู้ลงนามฝ่ายนิติบุคคล สี่ ลำดับการรับรองผิดขั้น เช่น แปลก่อนรับรองต้นฉบับ ห้า เอกสารเกินกรอบอายุที่ปลายทางยอมรับ การตรวจร่างและลำดับขั้นก่อนลงนามช่วยลดโอกาสถูกตีกลับได้มากที่สุด