เช็กลิสต์เอกสาร Notary Public ปี 2026 — เตรียมยังไงให้ผ่านครั้งเดียว

Notary Public ในประเทศไทยคืออะไร และต่างจากต่างประเทศอย่างไร

Notary Public ในไทยคือทนายความที่ผ่านการอบรมและขึ้นทะเบียนกับสภาทนายความในพระบรมราชูปถัมภ์ มีอำนาจรับรองลายมือชื่อ รับรองสำเนาถูกต้อง และทำคำสาบาน (Affidavit) เพื่อใช้ในต่างประเทศหรือกับนิติบุคคลในประเทศที่ต้องการการรับรอง ระบบนี้เริ่มในปี 2546 และพัฒนามาตลอดเพื่อให้สอดคล้องกับ Hague Convention ที่ไทยเข้าร่วมในปี 2026

ต่างกับ Notary Public ในสหรัฐอเมริกาที่ทุกคนสามารถสอบเป็นได้ ไทยเข้มงวดกว่า — ต้องเป็นทนายความที่จดทะเบียนแล้วเท่านั้น ผ่านการอบรมเพิ่ม 40 ชั่วโมง และต่ออายุทุก 5 ปี ทำให้คุณภาพและความน่าเชื่อถือของเอกสารที่ Notary โดยทนายไทยรับรองอยู่ในระดับสูง สามารถใช้ในสถานทูตและศาลต่างประเทศได้ทันทีหลังผ่านขั้นตอน MFA หรือ Apostille

บทความนี้รวบรวมเช็กลิสต์ที่ทีมทนาย Notary ของเราใช้จริงในการตรวจเอกสารลูกค้าก่อนเข้าพบ — ช่วยให้คุณเตรียมครบและไม่ต้องเสียเวลานัดซ้ำ

1. เอกสารยืนยันตัวตนของผู้ลงนาม

หัวใจของ Notary Public คือทนายต้องยืนยันว่าผู้ลงนามคือบุคคลเดียวกับในเอกสารจริง ดังนั้นเอกสารยืนยันตัวตนต้องเป็นฉบับจริงและยังไม่หมดอายุ ภาพถ่าย/สำเนา/เอกสารหมดอายุไม่สามารถใช้ได้ไม่ว่ากรณีใด

• คนไทย: บัตรประชาชนตัวจริง (ไม่หมดอายุ) + ทะเบียนบ้านตัวจริง (หรือฉบับคัดสำเนา ≤3 เดือน)
• ชาวต่างชาติ: Passport ตัวจริง (เหลืออายุ ≥6 เดือน) + หน้า Visa ปัจจุบัน + TM.6 หรือใบ Extension
• นิติบุคคล: หนังสือรับรองบริษัทอายุ ≤30 วัน + บัตรประจำตัวกรรมการผู้มีอำนาจ + ตราประทับบริษัท (ถ้ามี)
• ผู้เยาว์: สูติบัตรตัวจริง + บัตรประชาชนหรือพาสปอร์ตของบิดามารดาทั้งสอง + ใบยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษร
• ผู้สูงอายุ/ผู้พิการ: ถ้าเซ็นเองไม่ได้ ต้องมีคำสั่งศาลแต่งตั้งผู้อนุบาล/ผู้พิทักษ์ — ไม่สามารถมอบฉันทะแทนได้

2. เอกสารหลักที่ต้องการ Notarize

เตรียมต้นฉบับให้ครบ — ทนาย Notary ไม่สามารถรับรองสำเนาหรือเอกสารที่ลงนามไปแล้วโดยไม่อยู่ต่อหน้าได้ ยกเว้นรับรองสำเนาถูกต้อง (Certified True Copy) ซึ่งใช้คนละ flow เอกสารแต่ละประเภทมีข้อกำหนดเฉพาะที่ทนายจะตรวจก่อนรับงาน:

• Affidavit: ร่างให้ครบเนื้อหา ระบุข้อเท็จจริงชัดเจน ไม่ต้องเซ็น (จะเซ็นต่อหน้าทนาย) — ห้ามใช้คำคลุมเครือ เช่น 'อาจจะ', 'น่าจะ'
• Power of Attorney (หนังสือมอบอำนาจ): ระบุชื่อ-ที่อยู่ผู้รับมอบอำนาจ + ขอบเขตอำนาจชัดเจน + วันที่หมดอายุ (ถ้ามี)
• สัญญาซื้อขายอสังหา: แนบโฉนด, สัญญาจะซื้อจะขาย, ใบเสร็จมัดจำ — ทนายต้องตรวจว่าผู้ขายมีกรรมสิทธิ์จริง
• เอกสารการศึกษา: ใบปริญญา + Transcript ตัวจริงทุกฉบับ — สำเนาจากมหาวิทยาลัยที่ผ่านการรับรองจากสภามหาวิทยาลัยไทย
• Statutory Declaration: คำสาบานสำหรับใช้กับ Commonwealth countries (UK, Australia, NZ, Canada) — ต้อง wording ตามมาตรฐาน Oaths Act
• Trademark / Copyright Assignment: ต้องแนบหลักฐานการจดทะเบียนเครื่องหมายการค้าต้นฉบับ
• เอกสารธุรกิจระหว่างประเทศ: Board Resolution, Articles of Association, Certificate of Good Standing

3. คำแปลภาษาที่ปลายทางต้องการ

ถ้าจะใช้เอกสารต่างประเทศ ต้องตรวจกับสถานทูตปลายทางก่อนว่ารับภาษาอะไร ส่วนใหญ่รับอังกฤษ แต่บางประเทศ (จีน รัสเซีย ญี่ปุ่น เกาหลี เยอรมนี) ต้องการภาษาท้องถิ่น และต้องแปลโดยนักแปลที่ได้รับการรับรองจากประเทศปลายทาง ไม่ใช่ทนายแปลของไทย

• ออสเตรเลีย/นิวซีแลนด์: แปลโดย NAATI Certified Translator (มีเลข Practitioner Number) — แปลไทยไม่รับ
• ยุโรป Schengen: แปลรับรองโดยทนาย MoJ + รับรอง MFA / Apostille
• จีน: แปลภาษาจีนรับรอง + Apostille (ไทยเข้าร่วม 2026) — ห้ามใช้ Simplified กับเอกสารที่ไปใช้ไต้หวัน
• ญี่ปุ่น/เกาหลี: แปลภาษาท้องถิ่น + รับรอง MFA + สถานทูตปลายทาง
• เยอรมนี: ต้องเป็น sworn translator ที่จดทะเบียนในเยอรมัน — แปลไทยใช้ได้เฉพาะเอกสารบางประเภท
• ตะวันออกกลาง (UAE, ซาอุฯ, กาตาร์): แปลภาษาอาหรับ + MFA + Embassy ของประเทศปลายทาง (ยังไม่ใช้ Apostille)

4. วัตถุประสงค์การใช้งานชัดเจน

บอกทนายให้ชัดว่าเอกสารจะไปใช้ที่ไหน — เพราะ wording, รูปแบบการ certify และจำนวนชุดที่ต้องเตรียมต่างกัน เช่น ใช้ในศาลต่างประเทศ vs ใช้กับสถานทูต vs ใช้กับบริษัทเอกชน

ทนายที่มีประสบการณ์จะถามคำถามต่อไปนี้ก่อนรับงาน: 1) ประเทศปลายทางคืออะไร 2) หน่วยงานปลายทางคือใคร (สถานทูต/ศาล/บริษัทเอกชน/บริษัทประกัน) 3) มี requirement specific ไหม (เช่น ต้องระบุข้อความเฉพาะใน certification) 4) ต้องการกี่ชุด 5) ใช้ภายในเมื่อไหร่

ลูกค้าที่ตอบ 5 คำถามนี้ได้ครบจะใช้เวลานัด Notary แค่ 15-30 นาที — ที่นานคือกรณีที่ต้องร่าง wording ใหม่หรือปรึกษากับสำนักงานปลายทาง

5. กรณีเฉพาะที่พบบ่อยในภูเก็ต

ภูเก็ตมีลักษณะเฉพาะของเคส Notary ที่ต่างจากกรุงเทพ — โดยเฉพาะที่เกี่ยวกับ Marina, Villa Rental และ Marriage ระหว่างประเทศ ทีมเราทำเคสประเภทนี้สัปดาห์ละ 30-50 เคส:

• Yacht Registration: ต้องการ Affidavit of Ownership + Bill of Sale Notarization สำหรับจดทะเบียนกับกรมเจ้าท่า
• Villa Sale (ชาวต่างชาติ): Power of Attorney ให้ทนายไทยดำเนินการแทนที่กรมที่ดิน — ต้องระบุเลขโฉนดและอาณาเขตชัดเจน
• Marriage Affidavit: ใช้คู่กับ Affidavit of Freedom to Marry จากสถานทูตของฝ่ายต่างชาติ
• Long-term Lease Agreement: สัญญาเช่า 30 ปีต้องผ่าน Notary ก่อนนำไปจดทะเบียนที่กรมที่ดิน
• Business Formation (Phuket Sandbox): หนังสือมอบอำนาจให้ที่ปรึกษาธุรกิจดำเนินการจดทะเบียนแทน
• Insurance Claim: คำสาบานเกี่ยวกับอุบัติเหตุทางทะเลหรือทรัพย์สินสูญหายในโรงแรม

6. ค่าธรรมเนียมและเวลาที่ใช้

ค่าธรรมเนียม Notary Public ในไทยไม่มีอัตราตายตัวจากสภาทนายความ — แต่ละสำนักงานคิดต่างกันตามความซับซ้อนของเอกสาร ตัวเลขเฉลี่ยที่ใช้ในภูเก็ตปี 2026:

• รับรองลายมือชื่อทั่วไป (1 หน้า): 1,000-1,500 บาท/ชุด
• รับรองสำเนาถูกต้อง (Certified True Copy): 500-1,000 บาท/ฉบับ
• Affidavit + Notarization: 2,000-3,500 บาท/ชุด
• Power of Attorney (ภาษาอังกฤษ): 2,500-4,000 บาท/ฉบับ
• เอกสารธุรกิจ Multi-page: 3,500-7,000 บาท/ชุด ตามจำนวนหน้า
• Express service (เสร็จในวัน): บวกเพิ่ม 50-100% จากราคาปกติ
• Notary ภาษาอังกฤษ (English-speaking lawyer): บวกเพิ่ม 500-1,500 บาท/ชุด

7. ข้อผิดพลาดที่ทำให้ต้องนัดใหม่

เพื่อให้ผ่านครั้งเดียว หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุด 10 อันดับแรก:

• เอาบัตรประชาชน/พาสปอร์ตหมดอายุ — ปฏิเสธรับงานทันที
• เอาเฉพาะสำเนาเอกสาร (ไม่มีต้นฉบับ) — รับรองไม่ได้ตามกฎ
• เซ็นเอกสารมาก่อนเข้าพบทนาย — ต้องพิมพ์ใหม่และเซ็นต่อหน้า
• ทะเบียนบ้านคัดเกิน 3 เดือน — บางสถานทูตปฏิเสธ ขอคัดใหม่
• หนังสือรับรองบริษัทเกิน 30 วัน — ต้องคัดใหม่ที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้า
• ลืมมอบหมายให้บุคคลที่สาม (พยาน) — Affidavit บางประเทศต้องมีพยาน 1-2 คน
• ไม่บอกประเทศปลายทาง — wording อาจไม่ตรง requirement
• ขอ Notarize แล้วลืมขั้นตอน MFA / Apostille ต่อ — เอกสารจะใช้ปลายทางไม่ได้
• ไม่เตรียมเงินสด — บางสำนักงานไม่รับบัตรเครดิตหรือ QR Pay
• ไม่ได้นัดล่วงหน้า — ทนายขึ้นทะเบียน Notary ไม่ได้มีทุกสำนักงาน ต้องเช็คก่อน

8. ขั้นตอนต่อหลังจาก Notary — MFA และ Apostille

Notary Public เป็นเพียงขั้นแรก — หากเอกสารจะไปใช้ต่างประเทศ ต้องผ่านอย่างน้อยอีก 1-2 ขั้นรับรองเพิ่ม:

1) MFA Legalization (กรมการกงสุล): รับรองลายมือชื่อทนาย Notary ว่าจดทะเบียนจริง ค่าธรรมเนียม 800 บาท/ฉบับ ใช้เวลา 5-7 วันทำการ — Express 2,500 บาท เสร็จใน 1-2 วัน 2) Embassy Legalization (สถานทูตปลายทาง): รับรองว่า MFA ไทยเป็นของจริง ค่าธรรมเนียม 1,500-5,000 บาท/ฉบับ ใช้เวลา 3-14 วันตามสถานทูต

ตั้งแต่กลางปี 2026 ที่ไทยเข้าร่วม Hague Apostille Convention ขั้นตอน Embassy ไม่จำเป็นสำหรับ 125 ประเทศสมาชิก — ใช้ Apostille ตัวเดียวแทนได้ ประหยัด 5-10 วันและ 2,000-5,000 บาท/ฉบับ ดูรายละเอียดในบทความ MFA vs Apostille