ทะเบียนราษฎรและเอกสารสถานะบุคคล — คำถามที่พบบ่อย 89 ข้อ

พระราชบัญญัติการทะเบียนราษฎร พ.ศ. 2534 กำหนดให้แจ้งเกิดภายใน 15 วันนับแต่วันเกิด โดยผู้มีหน้าที่แจ้งคือเจ้าบ้านของบ้านที่เด็กเกิด หรือบิดามารดา ถ้าเด็กเกิดในโรงพยาบาลหรือสถานพยาบาล ผู้ดูแลสถานพยาบาลมีหน้าที่ออกหนังสือรับรองการเกิด (ท.ร.1/1) ให้นำไปแจ้งต่อสำนักทะเบียนท้องถิ่นหรือสำนักทะเบียนอำเภอในเขตที่เด็กเกิด

โดยทั่วไปสำนักทะเบียนจะเรียกหนังสือรับรองการเกิดจากสถานพยาบาล บัตรประจำตัวประชาชนของผู้แจ้งและของบิดามารดา ทะเบียนบ้านที่จะเพิ่มชื่อเด็ก และใบสำคัญการสมรสของบิดามารดาถ้ามี หากบิดาเป็นชาวต่างชาติจะเรียกหนังสือเดินทางพร้อมคำแปลที่รับรองแล้ว ควรโทรสอบถามรายการเอกสารกับสำนักทะเบียนที่จะไปยื่นก่อนเดินทาง เพราะบางแห่งขอเอกสารเพิ่ม

ยังทำได้ เรียกว่าการแจ้งเกิดเกินกำหนด แต่นายทะเบียนต้องสอบสวนพยานบุคคลและพยานเอกสารเพื่อยืนยันตัวบุคคลและสถานที่เกิด กระบวนการจึงใช้เวลานานกว่าปกติและมีโทษปรับตามที่กฎหมายกำหนด หากเด็กเกิดที่บ้านหรือไม่มีหนังสือรับรองการเกิด ควรเตรียมพยานที่รู้เห็นการเกิดและหลักฐานทางการแพทย์เท่าที่มี

สำนักทะเบียนออกสูติบัตรเป็นภาษาไทย ไม่มีแบบพิมพ์ภาษาอังกฤษของทางการ การใช้ในต่างประเทศจึงต้องคัดสำเนาแบบรับรองจากสำนักทะเบียน แปลเป็นภาษาอังกฤษ แล้วนำไปรับรองคำแปลที่กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล ก่อนนำไปรับรองต่อที่สถานทูตปลายทางหากประเทศนั้นกำหนด

ขอใบแทนหรือขอคัดรับรองรายการสูติบัตรได้ที่สำนักทะเบียนที่แจ้งเกิดไว้ หรือที่สำนักทะเบียนอื่นเมื่อข้อมูลอยู่ในฐานข้อมูลทะเบียนราษฎรกลางแล้ว ให้นำบัตรประจำตัวประชาชนของเจ้าของรายการหรือของผู้มีส่วนได้เสียไปแสดง กรณีมอบให้ผู้อื่นไปดำเนินการต้องมีหนังสือมอบอำนาจ

ได้ เพราะการแจ้งเกิดเป็นการบันทึกข้อเท็จจริงว่าเด็กเกิดในราชอาณาจักร เด็กจะได้รับสูติบัตรไทย แต่สูติบัตรไม่ใช่หลักฐานการได้สัญชาติไทยเสมอไป การได้สัญชาติเป็นไปตามพระราชบัญญัติสัญชาติ พ.ศ. 2508 ซึ่งพิจารณาสถานะการอยู่ในประเทศของบิดามารดาด้วย ควรปรึกษาเจ้าหน้าที่ก่อนวางแผนเรื่องหนังสือเดินทางของเด็ก

กฎหมายกำหนดให้แจ้งตายภายใน 24 ชั่วโมงนับแต่เวลาตายหรือเวลาที่พบศพ โดยแจ้งต่อสำนักทะเบียนท้องที่ที่มีการตาย ถ้าตายในโรงพยาบาล ผู้รับผิดชอบสถานพยาบาลจะออกหนังสือรับรองการตาย (ท.ร.4/1) ให้ญาตินำไปแจ้ง จากนั้นนายทะเบียนจะออกมรณบัตรและจำหน่ายชื่อผู้ตายออกจากทะเบียนบ้าน

การตายที่บ้านต้องแจ้งเจ้าบ้านหรือผู้พบศพต่อสำนักทะเบียนภายใน 24 ชั่วโมง หากเป็นการตายผิดธรรมชาติตามประมวลกฎหมายวิธีพิจารณาความอาญา เช่น อุบัติเหตุ ถูกทำร้าย หรือไม่ปรากฏสาเหตุ พนักงานสอบสวนและแพทย์จะต้องชันสูตรพลิกศพก่อน นายทะเบียนจึงออกมรณบัตรตามผลการชันสูตร

มรณบัตรเป็นเอกสารหลักในการยื่นคำร้องตั้งผู้จัดการมรดกต่อศาล การโอนกรรมสิทธิ์ที่ดินและห้องชุดทางมรดกที่สำนักงานที่ดิน การปิดบัญชีธนาคาร การเคลมประกันชีวิตและประกันสุขภาพ และการแจ้งสถานทูตของผู้ตายกรณีเป็นชาวต่างชาติ

โดยทั่วไปต้องใช้มรณบัตรไทยที่คัดรับรองจากสำนักทะเบียน พร้อมคำแปลภาษาอังกฤษที่รับรองโดยกรมการกงสุล และในหลายประเทศต้องนำไปรับรองต่อที่สถานทูตหรือสถานกงสุลของประเทศนั้นในไทย หากต้องส่งศพหรืออัฐิกลับประเทศ สถานทูตของผู้ตายจะกำหนดเอกสารเพิ่ม เช่น ใบอนุญาตเคลื่อนย้ายศพและหนังสือรับรองการเผา

ปกติเมื่อนายทะเบียนออกมรณบัตร ระบบจะจำหน่ายชื่อผู้ตายออกจากทะเบียนบ้านให้ในคราวเดียว แต่ควรขอคัดสำเนาทะเบียนบ้านฉบับใหม่มาเก็บไว้ เพราะธนาคาร สำนักงานที่ดิน และศาลมักเรียกทะเบียนบ้านที่แสดงการจำหน่ายชื่อประกอบมรณบัตร

ท.ร.14 คือทะเบียนบ้านสำหรับผู้มีสัญชาติไทยและคนต่างชาติที่มีถิ่นที่อยู่ถาวรในราชอาณาจักร ส่วน ท.ร.13 หรือที่มักเรียกว่า “เล่มเหลือง” เป็นทะเบียนบ้านสำหรับคนที่ไม่มีสัญชาติไทยซึ่งอยู่ในไทยชั่วคราวหรือยังไม่ได้ถิ่นที่อยู่ถาวร ทั้งสองเล่มใช้เป็นหลักฐานที่อยู่ได้ แต่สิทธิที่ผูกกับเล่มต่างกัน

ขอได้ที่สำนักทะเบียนท้องถิ่นที่บ้านตั้งอยู่ เมื่อมีที่อยู่จริงในเขตนั้นและได้รับความยินยอมจากเจ้าบ้าน เอกสารที่มักเรียกคือหนังสือเดินทางพร้อมวีซ่าที่ยังไม่หมดอายุ คำแปลหนังสือเดินทางที่รับรองแล้ว สัญญาเช่าหรือโฉนด/หนังสือกรรมสิทธิ์ห้องชุด ทะเบียนบ้านของเจ้าบ้าน และพยานบุคคลตามที่นายทะเบียนกำหนด แนวปฏิบัติต่างกันในแต่ละเขต จึงควรสอบถามล่วงหน้า

ในทางปฏิบัติเล่มเหลืองช่วยยืนยันที่อยู่กับธนาคารเมื่อเปิดบัญชี ใช้ประกอบการซื้อและโอนห้องชุดที่สำนักงานที่ดิน การขอใบอนุญาตขับรถกับกรมการขนส่งทางบก และการซื้อรถหรือจดทะเบียนสาธารณูปโภคในชื่อตนเอง แต่ไม่ได้ให้สิทธิอยู่ในประเทศเพิ่มและไม่แทนวีซ่าหรือใบอนุญาตทำงาน

เจ้าบ้านต้องแจ้งย้ายผู้อยู่ในบ้านออกภายใน 15 วันนับแต่วันย้ายออก และแจ้งย้ายเข้าภายใน 15 วันนับแต่วันย้ายเข้า หากไม่แจ้งภายในกำหนดมีโทษปรับ ปัจจุบันหลายสำนักทะเบียนรับแจ้งย้ายปลายทางได้ คือไปแจ้งย้ายเข้าที่สำนักทะเบียนแห่งใหม่โดยไม่ต้องกลับไปแจ้งย้ายออกที่เดิม

ทะเบียนบ้านกลางเป็นทะเบียนที่นายทะเบียนใช้เก็บรายชื่อผู้ที่ไม่มีที่อยู่แน่นอนหรือถูกจำหน่ายชื่อออกจากบ้านเดิม เช่น ย้ายออกแล้วไม่แจ้งย้ายเข้าที่ใหม่เกินกำหนด ผู้ที่ชื่ออยู่ในทะเบียนบ้านกลางมักถูกจำกัดการทำนิติกรรมบางอย่าง จึงควรไปแจ้งย้ายเข้าบ้านที่อยู่จริงโดยเร็ว

ไม่จำเป็น เจ้าบ้านตามทะเบียนราษฎรหมายถึงผู้เป็นหัวหน้าครอบครองบ้านในฐานะเจ้าของ ผู้เช่า หรือผู้ดูแล ส่วนกรรมสิทธิ์พิสูจน์ด้วยโฉนดหรือหนังสือกรรมสิทธิ์ห้องชุดที่สำนักงานที่ดิน การมีชื่อเป็นเจ้าบ้านจึงไม่ทำให้ได้กรรมสิทธิ์ และการเป็นเจ้าของก็ไม่จำเป็นต้องเป็นเจ้าบ้าน

ยื่นที่สำนักทะเบียนอำเภอหรือสำนักทะเบียนท้องถิ่นที่มีชื่ออยู่ในทะเบียนบ้าน ตามพระราชบัญญัติชื่อบุคคล พ.ศ. 2505 นายทะเบียนจะออกหนังสือสำคัญแสดงการเปลี่ยนชื่อตัว (ช.3) หรือการเปลี่ยนชื่อสกุล (ช.5) ซึ่งเป็นหลักฐานที่ต้องใช้เชื่อมโยงชื่อเดิมกับชื่อใหม่ในทุกเอกสารต่อจากนั้น

ควรแก้ไขให้ครบชุด ได้แก่ บัตรประจำตัวประชาชน ทะเบียนบ้าน หนังสือเดินทาง ใบอนุญาตขับรถ บัญชีธนาคาร ทะเบียนรถ กรมธรรม์ประกัน และเอกสารการศึกษา หากมีเอกสารต่างประเทศหรือวีซ่าในชื่อเดิม ต้องเก็บหนังสือสำคัญการเปลี่ยนชื่อพร้อมคำแปลรับรองไว้แสดงคู่กันเสมอ ไม่เช่นนั้นหน่วยงานปลายทางจะถือว่าเป็นคนละบุคคล

ได้ กฎหมายให้คู่สมรสตกลงกันว่าจะใช้ชื่อสกุลของฝ่ายใดหรือใช้ชื่อสกุลเดิมของตนก็ได้ หากจะใช้ชื่อสกุลคู่สมรสต่างชาติ ต้องนำใบสำคัญการสมรสหรือทะเบียนสมรสพร้อมคำแปลที่รับรองแล้วไปบันทึกที่สำนักทะเบียน แล้วจึงเปลี่ยนบัตรประจำตัวประชาชนและหนังสือเดินทางตามลำดับ

นำใบสำคัญการหย่าหรือคำพิพากษาที่ถึงที่สุดไปยื่นต่อสำนักทะเบียนเพื่อขอกลับไปใช้ชื่อสกุลเดิม จากนั้นแก้ทะเบียนบ้าน บัตรประจำตัวประชาชน และหนังสือเดินทาง หากหย่าที่ต่างประเทศ ต้องนำคำพิพากษาหรือทะเบียนหย่าต่างประเทศไปรับรองและบันทึกฐานะแห่งครอบครัวในไทยก่อน

พระราชบัญญัติชื่อบุคคลรับรองชื่อรองไว้ และสามารถจดชื่อรองในทะเบียนราษฎรได้ แต่ระบบเอกสารไทยหลายอย่างพิมพ์เฉพาะชื่อตัวและชื่อสกุล ทำให้ชื่อรองอาจไม่ปรากฏ ถ้าเอกสารต่างประเทศของท่านมีชื่อกลาง ควรตรวจให้การสะกดในหนังสือเดินทางกับเอกสารทะเบียนราษฎรสอดคล้องกัน เพื่อลดปัญหาตอนยื่นวีซ่า

ตามพระราชบัญญัติบัตรประจำตัวประชาชน พ.ศ. 2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม ผู้มีสัญชาติไทยต้องขอมีบัตรเมื่ออายุครบ 7 ปีบริบูรณ์ และต้องยื่นภายใน 60 วันนับแต่วันที่มีหน้าที่ ผู้ที่บัตรหมดอายุก็ต้องขอทำใหม่ภายใน 60 วันนับแต่วันบัตรหมดอายุ มิฉะนั้นมีโทษปรับ

ปัจจุบันการขอบัตรใหม่กรณีบัตรหายหรือถูกทำลายทำได้ที่สำนักทะเบียนโดยไม่ต้องมีใบแจ้งความในหลายท้องที่ เพราะเจ้าหน้าที่ตรวจสอบตัวบุคคลจากฐานข้อมูลลายพิมพ์นิ้วมือและภาพใบหน้าได้ แต่บางสำนักทะเบียนยังขอหลักฐานอื่นประกอบ จึงควรนำเอกสารที่มีรูปถ่ายซึ่งทางราชการออกให้ เช่น ใบขับขี่หรือหนังสือเดินทาง ไปด้วย

สถานเอกอัครราชทูตและสถานกงสุลใหญ่บางแห่งให้บริการทำบัตรประจำตัวประชาชนสำหรับคนไทยในต่างประเทศ โดยต้องมีชื่ออยู่ในทะเบียนบ้านไทยและข้อมูลชีวมาตรในระบบแล้ว ควรตรวจสอบกับสถานทูตหรือสถานกงสุลที่ท่านอยู่ในเขตอาณาว่าเปิดให้บริการและต้องนัดหมายล่วงหน้าหรือไม่

ไม่เปลี่ยน เลขประจำตัวประชาชน 13 หลักผูกกับตัวบุคคลตลอดชีวิต แม้เปลี่ยนชื่อตัว ชื่อสกุล หรือย้ายทะเบียนบ้านก็ยังเป็นเลขเดิม ด้วยเหตุนี้เลข 13 หลักจึงเป็นตัวเชื่อมที่แม่นยำที่สุดเวลาต้องพิสูจน์ว่าเอกสารชื่อเดิมและชื่อใหม่เป็นของบุคคลเดียวกัน

คร.2 คือทะเบียนสมรสที่บันทึกรายละเอียดการจดทะเบียนและเก็บไว้ที่สำนักทะเบียน ส่วน คร.3 คือใบสำคัญการสมรสที่มอบให้คู่สมรสถือไว้ สถานทูตต่างประเทศมักขอสำเนาคัดรับรอง คร.2 เพราะมีข้อมูลครบกว่า ดังนั้นเวลายื่นวีซ่าคู่สมรสควรคัดรับรองทั้ง คร.2 และ คร.3 พร้อมคำแปลที่รับรองแล้ว

คนไทยขอหนังสือรับรองสถานภาพสมรสหรือความเป็นโสดได้ที่สำนักทะเบียนอำเภอหรือสำนักทะเบียนท้องถิ่นตามทะเบียนบ้าน ส่วนชาวต่างชาติต้องขอหนังสือรับรองสถานะจากสถานทูตหรือสถานกงสุลของตนในไทย แล้วนำไปแปลและรับรองที่กรมการกงสุลก่อนใช้ยื่นจดทะเบียนสมรสที่อำเภอ

ควรบันทึก เพราะสถานะในฐานข้อมูลทะเบียนราษฎรไทยจะไม่เปลี่ยนเองโดยอัตโนมัติ ต้องนำทะเบียนสมรสหรือคำพิพากษาหย่าของต่างประเทศไปรับรองตามลำดับ (หน่วยงานประเทศต้นทาง สถานทูตไทยหรือสถานทูตประเทศนั้น และกรมการกงสุล) แล้วยื่นบันทึกฐานะแห่งครอบครัวที่สำนักทะเบียน เพื่อให้เอกสารไทยแสดงสถานะที่ถูกต้อง

ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ที่แก้ไขตามกฎหมายสมรสเท่าเทียมมีผลใช้บังคับตั้งแต่วันที่ 22 มกราคม 2568 ทำให้บุคคลสองคนไม่ว่าเพศใดจดทะเบียนสมรสในไทยได้ และได้เอกสารทะเบียนสมรสแบบเดียวกัน อย่างไรก็ดี ประเทศปลายทางจะรับรองสถานะสมรสนั้นหรือไม่ยังขึ้นกับกฎหมายของประเทศนั้นเอง

ตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ เด็กที่เกิดจากบิดามารดาที่ไม่ได้จดทะเบียนสมรสเป็นบุตรชอบด้วยกฎหมายของมารดาเสมอ มารดาจึงเป็นผู้ใช้อำนาจปกครอง ฝ่ายบิดาจะเป็นบิดาชอบด้วยกฎหมายได้เมื่อจดทะเบียนสมรสกับมารดา จดทะเบียนรับรองบุตร หรือมีคำพิพากษาของศาล

การจดทะเบียนรับรองบุตร (คร.11) ต้องได้รับความยินยอมของทั้งเด็กและมารดาต่อหน้านายทะเบียน หากเด็กเล็กเกินกว่าจะให้ความยินยอม หรือมารดาไม่ยินยอมหรือไม่อยู่ในฐานะให้ความยินยอมได้ บิดาต้องยื่นคำร้องต่อศาลเพื่อให้ศาลสั่ง แล้วนำคำสั่งศาลไปจดทะเบียนที่สำนักทะเบียน

เมื่อเป็นบุตรชอบด้วยกฎหมายแล้ว เด็กเป็นทายาทโดยธรรมลำดับที่หนึ่งของบิดาตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ บรรพ 6 และมีสิทธิรับมรดกเช่นเดียวกับบุตรที่เกิดในระหว่างสมรส นอกจากนี้ยังส่งผลต่อหน้าที่อุปการะเลี้ยงดูและการใช้ชื่อสกุลด้วย

การรับบุตรบุญธรรมสมบูรณ์เมื่อจดทะเบียนที่สำนักทะเบียนอำเภอหรือสำนักทะเบียนท้องถิ่น โดยต้องผ่านการพิจารณาของกรมกิจการเด็กและเยาวชนตามพระราชบัญญัติการรับเด็กเป็นบุตรบุญธรรม กรณีผู้รับเป็นชาวต่างชาติมีขั้นตอนทดลองเลี้ยงดูและการตรวจสอบเพิ่มเติม ระยะเวลาจึงยาวกว่ากรณีคนไทย

แจ้งเกิดที่สถานเอกอัครราชทูตหรือสถานกงสุลใหญ่ไทยที่มีเขตอาณาครอบคลุมสถานที่เกิด โดยนำสูติบัตรของประเทศนั้นที่รับรองแล้วพร้อมคำแปล หนังสือเดินทางและเอกสารสถานะสมรสของบิดามารดาไปแสดง สถานทูตจะออกสูติบัตรไทยให้ ซึ่งใช้เป็นหลักฐานขอหนังสือเดินทางไทยและเพิ่มชื่อเข้าทะเบียนบ้านต่อไป

พระราชบัญญัติสัญชาติ พ.ศ. 2508 ให้ผู้ที่เกิดโดยบิดาหรือมารดาผู้มีสัญชาติไทยได้สัญชาติไทยโดยการเกิด ไม่ว่าจะเกิดในหรือนอกราชอาณาจักร กรณีบิดาเป็นคนไทยแต่ไม่ได้จดทะเบียนสมรสกับมารดา อาจต้องมีหลักฐานความเป็นบิดาตามกฎหมาย เช่น การรับรองบุตรหรือผลตรวจดีเอ็นเอตามที่หน่วยงานกำหนด

นำสูติบัตรไทยที่สถานทูตออกให้ หรือสูติบัตรต่างประเทศที่แปลและรับรองนิติกรณ์เรียบร้อยแล้ว ไปยื่นขอเพิ่มชื่อในทะเบียนบ้านที่สำนักทะเบียนซึ่งบิดามารดามีชื่ออยู่ นายทะเบียนจะกำหนดเลขประจำตัวประชาชน 13 หลักให้เด็ก ซึ่งจำเป็นต่อการเรียน การรักษาพยาบาล และการทำบัตรประชาชนในอนาคต

กฎหมายไทยไม่ได้บังคับให้เด็กที่ได้สัญชาติไทยโดยการเกิดต้องสละสัญชาติอื่น เด็กจึงถือสองสัญชาติได้ในทางปฏิบัติ แต่ควรใช้หนังสือเดินทางไทยเข้าออกประเทศไทยเพื่อเลี่ยงปัญหาเรื่องระยะเวลาพำนักและการเกณฑ์ทหารในอนาคต และตรวจสอบกฎของประเทศอีกสัญชาติด้วย เพราะบางประเทศจำกัดการถือสองสัญชาติ

ลำดับมาตรฐานคือ (1) คัดสำเนาแบบรับรองจากสำนักทะเบียน (2) แปลเป็นภาษาปลายทางโดยผู้แปลที่กรมการกงสุลยอมรับ (3) ยื่นรับรองคำแปลที่กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล และ (4) นำไปรับรองต่อที่สถานทูตหรือสถานกงสุลของประเทศปลายทางในไทย หากประเทศนั้นยังกำหนดขั้นตอนนี้

ประเทศไทยเข้าเป็นภาคีอนุสัญญา Apostille และอนุสัญญาจะมีผลใช้บังคับกับไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 เมื่อมีผลแล้ว เอกสารที่ผ่านการออก Apostille จากหน่วยงานผู้มีอำนาจของไทยจะใช้ในประเทศภาคีได้โดยไม่ต้องรับรองซ้ำที่สถานทูตปลายทาง แต่ก่อนวันดังกล่าวยังต้องใช้ขั้นตอนนิติกรณ์แบบเดิม ตรวจสอบสถานะล่าสุดได้ที่ hcch.net และ consular.mfa.go.th

กองสัญชาติและนิติกรณ์รับรองคำแปลโดยตรวจความถูกต้องตรงกันระหว่างต้นฉบับกับคำแปล หากคำแปลผิดรูปแบบ สะกดชื่อไม่ตรงหนังสือเดินทาง หรือแปลตกหล่น จะถูกส่งคืนให้แก้ ในทางปฏิบัติจึงควรให้ผู้แปลที่ทำงานกับแบบพิมพ์ทะเบียนราษฎรเป็นประจำดำเนินการ เพื่อลดรอบการแก้ไขและเวลารวมของงาน

ต้องตรง ชื่อและนามสกุลในคำแปลควรสะกดเหมือนหนังสือเดินทางทุกตัวอักษร ถ้าเคยเปลี่ยนชื่อหรือมีการสะกดต่างกันในเอกสารเก่า ให้แนบหนังสือสำคัญการเปลี่ยนชื่อพร้อมคำแปลไปด้วย เพราะหน่วยงานปลายทางจะตรวจความเชื่อมโยงของตัวบุคคลจากเอกสารชุดนี้

แก้ไขได้โดยยื่นคำร้องต่อนายทะเบียนพร้อมพยานหลักฐานที่แสดงข้อเท็จจริงที่ถูกต้อง เช่น หนังสือรับรองการเกิดจากโรงพยาบาล เอกสารการศึกษา หรือเอกสารราชการอื่นที่ทำขึ้นในเวลาใกล้เคียงกับการเกิด นายทะเบียนจะสอบสวนก่อนสั่งแก้ ถ้าพยานหลักฐานไม่เพียงพออาจต้องใช้คำสั่งศาล

มีปัญหาแน่นอนเวลายื่นวีซ่า ทำนิติกรรมที่สำนักงานที่ดิน หรือเปิดบัญชีธนาคาร เพราะหน่วยงานจะถือเป็นข้อมูลไม่สอดคล้อง ควรแก้ที่ต้นทางก่อน คือปรับข้อมูลทะเบียนราษฎรให้ถูกต้อง แล้วจึงทำหนังสือเดินทางใหม่ หรือแนบหนังสือสำคัญการเปลี่ยนชื่อพร้อมคำแปลรับรองเพื่ออธิบายความเชื่อมโยง

รายการที่อยู่ในฐานข้อมูลทะเบียนราษฎรกลางของสำนักบริหารการทะเบียน กรมการปกครอง สามารถคัดรับรองได้ที่สำนักทะเบียนอื่นได้ในหลายกรณี แต่เอกสารเก่าที่ยังไม่ถูกบันทึกเข้าระบบอาจต้องกลับไปที่สำนักทะเบียนต้นทาง จึงควรโทรสอบถามก่อน โดยเฉพาะเอกสารก่อนปีที่เริ่มจัดเก็บด้วยระบบคอมพิวเตอร์

งานทะเบียนราษฎรหลายรายการมอบอำนาจได้ เช่น การขอคัดรับรองสำเนา โดยต้องมีหนังสือมอบอำนาจ สำเนาบัตรประจำตัวประชาชนของผู้มอบและผู้รับมอบพร้อมลงนามรับรอง แต่รายการที่ต้องแสดงเจตนาหรือเก็บชีวมาตรเอง เช่น การทำบัตรประจำตัวประชาชน การจดทะเบียนสมรส และการรับรองบุตร ต้องมาดำเนินการด้วยตนเอง

แนวทางที่เร็วที่สุดคือมอบอำนาจให้ผู้แทนในไทยไปคัดรับรองสำเนาที่สำนักทะเบียน แปล และยื่นรับรองคำแปลที่กรมการกงสุล โดยหนังสือมอบอำนาจที่ทำในต่างประเทศควรลงนามต่อหน้าเจ้าหน้าที่สถานทูตหรือสถานกงสุลไทย หรือให้ Notary Public ในประเทศนั้นรับรองแล้วผ่านขั้นตอนนิติกรณ์ก่อนใช้ในไทย

ได้ ถ้าอยู่ในราชอาณาจักรโดยชอบด้วยกฎหมายและมีที่อยู่เป็นหลักแหล่ง ให้ยื่นคำร้องต่อสำนักทะเบียนท้องถิ่นในเขตที่พักอาศัย พร้อมหนังสือเดินทาง วีซ่าที่ยังไม่หมดอายุ ใบอนุญาตทำงานหรือหลักฐานการอยู่ต่อ สัญญาเช่าหรือหนังสือยินยอมของเจ้าบ้าน และ ทร.38 ก หรือใบรับแจ้ง ตม.30 นายทะเบียนจะเพิ่มชื่อในทะเบียนบ้านสำหรับคนซึ่งไม่มีสัญชาติไทย (ท.ร.13) และออกเลขประจำตัวขึ้นต้นด้วยเลข 6 หรือ 8 ให้ใช้อ้างอิงกับธนาคารและหน่วยงานราชการต่อไป

ท.ร.14 คือทะเบียนบ้านสำหรับผู้มีสัญชาติไทยและผู้ถือใบสำคัญถิ่นที่อยู่ ส่วน ท.ร.13 คือทะเบียนบ้านสำหรับคนซึ่งไม่มีสัญชาติไทยที่อาศัยอยู่ชั่วคราวโดยชอบด้วยกฎหมาย ทั้งสองเล่มใช้ยืนยันที่อยู่ได้เหมือนกันในทางปฏิบัติ แต่ผู้ถือ ท.ร.13 ยังต้องรายงานตัว 90 วันและต่ออายุการอยู่ตามเงื่อนไขวีซ่าตามปกติ

ใช้ได้ แต่ต้องแนบใบสำคัญการเปลี่ยนชื่อ (ช.3) หรือใบสำคัญการเปลี่ยนนามสกุล (ช.5) ไปพร้อมกันเพื่อเชื่อมโยงชื่อเดิมกับชื่อใหม่ หากนำไปใช้ต่างประเทศ ให้แปลใบสำคัญดังกล่าวและรับรองคำแปลที่กรมการกงสุลควบคู่กับเอกสารหลัก มิฉะนั้นหน่วยงานปลายทางอาจไม่รับเพราะชื่อไม่ตรงกัน

ไม่บังคับ พระราชบัญญัติคำนำหน้านามหญิง พ.ศ. 2551 ให้สิทธิเลือกใช้ นาง หรือ นางสาว ได้ตามความสมัครใจ และพระราชบัญญัติชื่อบุคคลให้เลือกใช้นามสกุลเดิม นามสกุลคู่สมรส หรือใช้ร่วมกันได้ หากเลือกเปลี่ยน ให้แจ้งที่สำนักทะเบียนเพื่อออกใบสำคัญและแก้ไขทะเบียนบ้านกับบัตรประชาชน แล้วจึงแก้ไขหนังสือเดินทางตามลำดับ

การสมรสมีผลสมบูรณ์ตามกฎหมายของประเทศที่จด แต่ทะเบียนราษฎรไทยจะยังไม่ปรากฏสถานะสมรสจนกว่าจะบันทึกฐานะแห่งครอบครัว (คร.22) ที่สำนักทะเบียนในไทย จึงควรบันทึกไว้เพราะมีผลต่อการใช้สิทธิมรดก การซื้อขายอสังหาริมทรัพย์ การขอวีซ่าติดตามคู่สมรส และการขอหนังสือรับรองความเป็นโสดในอนาคต

โดยทั่วไปใช้ทะเบียนสมรสต่างประเทศที่ผ่านการรับรองจากหน่วยงานของประเทศนั้นและสถานทูตไทย หรือหลังวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 ใช้ Apostille แทนได้ พร้อมคำแปลภาษาไทยที่รับรองโดยกรมการกงสุล บัตรประชาชนและทะเบียนบ้านของฝ่ายไทย และหนังสือเดินทางของคู่สมรสต่างชาติ ควรสอบถามสำนักทะเบียนที่จะยื่นล่วงหน้า เพราะบางแห่งขอพยานบุคคลเพิ่ม

ขอที่สำนักทะเบียนอำเภอหรือสำนักทะเบียนท้องถิ่นตามภูมิลำเนา นายทะเบียนจะออกหนังสือรับรองโดยอ้างอิงฐานข้อมูลทะเบียนราษฎรและคำให้การของพยาน หนังสือฉบับนี้ไม่มีวันหมดอายุในตัวเอง แต่หน่วยงานปลายทางส่วนใหญ่รับเฉพาะที่ออกภายใน 3-6 เดือน จึงควรขอในช่วงใกล้วันใช้งานจริง

แจ้งต่อสถานเอกอัครราชทูตหรือสถานกงสุลใหญ่ไทยในประเทศนั้นเพื่อออกมรณบัตรไทย โดยใช้ใบมรณบัตรท้องถิ่นพร้อมคำแปล จากนั้นนำมรณบัตรไทยไปจำหน่ายชื่อออกจากทะเบียนบ้านที่สำนักทะเบียนในไทย ขั้นตอนนี้จำเป็นก่อนยื่นคำร้องขอตั้งผู้จัดการมรดกต่อศาล

ไม่ทันที ต้องนำคำพิพากษาหรือทะเบียนหย่าที่ผ่านการรับรองและแปลแล้ว ไปบันทึกฐานะแห่งครอบครัวเรื่องการหย่าที่สำนักทะเบียน กรณีเป็นคำพิพากษาของศาลต่างประเทศ นายทะเบียนอาจให้ยื่นคำร้องต่อศาลไทยเพื่อรับรองผลก่อน ควรให้ทนายตรวจเอกสารก่อนยื่นเพื่อลดการต้องยื่นซ้ำ

สำนักทะเบียนออกเอกสารเป็นภาษาไทยเท่านั้น การใช้งานต่างประเทศต้องคัดสำเนาแบบรับรองจากนายทะเบียน แล้วแปลเป็นภาษาอังกฤษและรับรองคำแปลที่กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล ทั้งนี้บางสำนักทะเบียนในเขตท่องเที่ยวมีแบบฟอร์มคำแปลมาตรฐานให้ ซึ่งยังต้องนำไปรับรองที่กรมการกงสุลอยู่ดี

ผู้ย้ายเข้าสามารถไปแจ้งที่สำนักทะเบียนปลายทางแห่งเดียวได้โดยไม่ต้องกลับไปแจ้งย้ายออกที่ทะเบียนเดิม ใช้บัตรประชาชน ทะเบียนบ้านเล่มที่จะย้ายเข้า และหนังสือยินยอมของเจ้าบ้านพร้อมสำเนาบัตร ระบบจะตัดชื่อออกจากทะเบียนเดิมให้เอง วิธีนี้ช่วยประหยัดเวลาสำหรับผู้ที่ย้ายมาทำงานที่ภูเก็ต

โดยหลักไม่ได้ เพราะพระราชบัญญัติสัญชาติใช้หลักสายโลหิตเป็นสำคัญ เด็กจะได้สูติบัตรไทยซึ่งรับรองข้อเท็จจริงการเกิด แต่สัญชาติจะเป็นไปตามสัญชาติของบิดามารดา จึงต้องไปแจ้งเกิดที่สถานทูตของประเทศตนเพื่อออกเอกสารสัญชาติและหนังสือเดินทางให้บุตรด้วย

สำนักทะเบียนออกเอกสารเป็นภาษาไทย จึงต้องนำสำเนาที่นายทะเบียนรับรองไปแปลเป็นภาษาอังกฤษและรับรองคำแปลที่กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล บางสำนักทะเบียนออกหนังสือรับรองรายการทะเบียนราษฎรแบบสองภาษาให้ได้ ควรสอบถามที่สำนักทะเบียนท้องที่ก่อนเพื่อลดขั้นตอนการแปล

ใช้เป็นหลักฐานว่าโสด หย่า หรือคู่สมรสเสียชีวิต สำหรับจดทะเบียนสมรสในต่างประเทศหรือยื่นวีซ่าคู่สมรส ขอได้ที่สำนักทะเบียนอำเภอหรือเขตที่มีชื่อในทะเบียนบ้าน แล้วนำไปแปลและรับรองคำแปลก่อนใช้ในต่างประเทศ เอกสารนี้มักถูกกำหนดอายุไม่เกิน 3-6 เดือน

ขอหนังสือรับรองรายการสูติบัตรจากสำนักทะเบียนที่แจ้งเกิดได้ ซึ่งมีผลใช้แทนต้นฉบับในทางปฏิบัติ หากแจ้งเกิดต่างจังหวัดสามารถขอผ่านระบบทะเบียนกลางได้ในหลายกรณี ควรตรวจการสะกดชื่ออักษรโรมันในคำแปลให้ตรงกับหนังสือเดินทางทุกฉบับ

ควรแจ้งเกิดที่สถานเอกอัครราชทูตหรือสถานกงสุลใหญ่ไทยเพื่อออกสูติบัตรไทย แล้วนำไปเพิ่มชื่อในทะเบียนบ้านที่สำนักทะเบียนในประเทศไทย หากใช้สูติบัตรต่างประเทศ ต้องผ่านการรับรองตามระบบของประเทศนั้นและรับรองคำแปลที่กรมการกงสุลก่อนยื่นที่สำนักทะเบียน

แก้ทะเบียนบ้าน บัตรประจำตัวประชาชน หนังสือเดินทาง และแจ้งหน่วยงานที่ถือข้อมูล เช่น ธนาคาร ประกันสังคม และกรมสรรพากร สำหรับการใช้ในต่างประเทศ ให้เก็บหนังสือรับรองการเปลี่ยนชื่อพร้อมคำแปลรับรองไว้เป็นหลักฐานเชื่อมโยงตัวบุคคลในเอกสารชุดเดิม

นำคำสั่งหรือคำพิพากษาหย่าของศาลต่างประเทศที่รับรองตามระบบของประเทศนั้น มาแปลและรับรองคำแปลที่กรมการกงสุล แล้วยื่นต่อสำนักทะเบียนเพื่อบันทึกฐานะแห่งครอบครัว การบันทึกนี้จำเป็นก่อนจดทะเบียนสมรสใหม่ในไทย และนายทะเบียนอาจขอเอกสารเพิ่มเป็นรายกรณี

ตัวเอกสารไม่กำหนดวันหมดอายุในตัวเอง แต่ผู้รับคำร้องส่วนใหญ่กำหนดว่าออกไม่เกิน 3-6 เดือน เพราะข้อมูลทะเบียนเปลี่ยนแปลงได้ ควรขอฉบับใหม่ใกล้วันยื่นและขอหลายชุดพร้อมกันเพื่อประหยัดรอบเดินทาง

หากมีชื่อในทะเบียนบ้าน ท.ร.13 ใช้สำเนาที่นายทะเบียนรับรองได้ หากไม่มี ให้ใช้หนังสือรับรองที่อยู่จากสำนักงานตรวจคนเข้าเมืองหรือสถานทูตของตนในไทย ประกอบกับใบแจ้งที่พัก TM30 และสัญญาเช่า ผู้รับคำร้องแต่ละรายกำหนดรูปแบบต่างกัน ควรถามรูปแบบที่ยอมรับก่อนดำเนินการ

ทำได้เมื่อมีหลักฐานยืนยันข้อเท็จจริง เช่น เอกสารโรงพยาบาล หลักฐานการศึกษา หรือเอกสารราชการเดิมที่ระบุข้อมูลถูกต้อง โดยยื่นคำร้องต่อนายทะเบียนซึ่งมีอำนาจสอบข้อเท็จจริง บางกรณีต้องมีคำสั่งศาลประกอบ ระยะเวลาขึ้นกับความซับซ้อนของพยานหลักฐาน

แจ้งการตายต่อสถานเอกอัครราชทูตหรือสถานกงสุลใหญ่ไทยเพื่อออกมรณบัตรไทย หรือใช้มรณบัตรต่างประเทศที่รับรองตามระบบของประเทศนั้นแล้วแปลและรับรองคำแปลที่กรมการกงสุล ก่อนยื่นจำหน่ายชื่อออกจากทะเบียนบ้านและใช้ในการจัดการมรดก

ยื่นคำร้องต่อสำนักทะเบียนที่จดทะเบียนสมรส เพื่อขอคัดสำเนาทะเบียนสมรส คร.4 ที่นายทะเบียนรับรอง โดยใช้บัตรประจำตัวประชาชนหรือหนังสือเดินทางของผู้ร้อง หากจดที่สถานเอกอัครราชทูตไทยในต่างประเทศ ให้ขอผ่านกองคุ้มครองและดูแลผลประโยชน์คนไทยในต่างประเทศ แล้วนำไปแปลและรับรองคำแปลก่อนใช้ต่อ

ตามลำดับปฏิบัติทั่วไปคือ นายทะเบียนรับรองสำเนา จากนั้นแปลเป็นภาษาที่ผู้รับกำหนด แล้วรับรองคำแปลที่กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล และขั้นสุดท้ายอาจต้องประทับรับรองจากสถานทูตของประเทศปลายทางในไทย ประเทศที่รับ Apostille อาจลดขั้นตอนได้ ควรถามผู้รับคำร้องก่อนดำเนินการ

ยื่นได้ แต่เจ้าหน้าที่ตรวจความถูกต้องของคำแปลอย่างเคร่งครัด หากพบคำผิด ชื่อสถานที่หรืออักษรโรมันไม่ตรงหลักฐาน จะถูกส่งคืนให้แก้ ทำให้เสียรอบเดินทาง แนวปฏิบัติที่ลดความเสี่ยงคือใช้ผู้แปลที่คุ้นรูปแบบเอกสารราชการและตรวจการสะกดชื่อกับหนังสือเดินทางทุกจุด

อาจถูกผู้รับคำร้องปฏิเสธเพราะยืนยันตัวบุคคลไม่ได้ ทางแก้คือใช้การสะกดตามหนังสือเดินทางในคำแปลทุกฉบับ และแนบเอกสารเชื่อมโยง เช่น หนังสือรับรองการเปลี่ยนชื่อหรือหนังสือรับรองรายการทะเบียนราษฎร เพื่อแสดงว่าเป็นบุคคลเดียวกัน

ทำได้เมื่อมีหนังสือมอบอำนาจที่ลงนามและรับรองอย่างถูกต้อง พร้อมสำเนาบัตรประจำตัวหรือหนังสือเดินทางของผู้มอบอำนาจและผู้รับมอบอำนาจ หากลงนามในต่างประเทศ ควรให้สถานเอกอัครราชทูตหรือสถานกงสุลใหญ่ไทยรับรองลายมือชื่อ เพื่อให้นายทะเบียนรับพิจารณา

บางหน่วยงานยอมรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ตรวจสอบได้ผ่านระบบราชการ แต่กระบวนการรับรองคำแปลและการรับรองจากสถานทูตส่วนใหญ่ยังยึดเอกสารกระดาษที่นายทะเบียนรับรอง จึงควรขอฉบับกระดาษไว้ควบคู่ และสอบถามรูปแบบที่ผู้รับยอมรับก่อนยื่น

เป็นการบันทึกข้อเท็จจริงเรื่องสมรสหรือหย่าที่เกิดขึ้นตามกฎหมายต่างประเทศไว้ในทะเบียนไทย โดยยื่นที่สำนักทะเบียนพร้อมเอกสารต่างประเทศที่รับรองแล้วและคำแปลรับรอง จำเป็นเมื่อจะจดทะเบียนสมรสใหม่ในไทย เปลี่ยนคำนำหน้าชื่อ หรือใช้สิทธิเกี่ยวกับทรัพย์สินและมรดก

ควรเผื่ออย่างน้อยสองถึงสามสัปดาห์ต่อชุด เพราะต้องรวมเวลาคัดสำเนาที่สำนักทะเบียน เวลาแปล คิวรับรองคำแปลที่กรมการกงสุล และคิวสถานทูตปลายทาง หากผู้รับกำหนดว่าเอกสารต้องออกไม่เกิน 3 เดือน ให้เริ่มนับถอยหลังจากวันยื่นจริงเพื่อไม่ให้เอกสารเก่าเกินเกณฑ์

แนวปฏิบัติคือแจ้งเกิดที่สถานเอกอัครราชทูตหรือสถานกงสุลใหญ่ไทยในประเทศที่เด็กเกิด โดยใช้สูติบัตรท้องถิ่นที่รับรองตามกฎหมายประเทศนั้น หนังสือเดินทางและทะเบียนสมรสของบิดามารดา เมื่อได้สูติบัตรไทยแล้วจึงนำไปเพิ่มชื่อในทะเบียนบ้านที่สำนักทะเบียนในไทยและขอทำหนังสือเดินทางไทยต่อได้

โดยทั่วไปขอที่สำนักทะเบียนอำเภอหรือเขตตามภูมิลำเนา โดยอาศัยพยานรับรองสองคนตามระเบียบของแต่ละสำนักทะเบียน จากนั้นแปลเป็นภาษาที่ประเทศปลายทางกำหนดและรับรองคำแปลที่กรมการกงสุล บางประเทศกำหนดให้เอกสารออกไม่เกิน 3 หรือ 6 เดือนก่อนวันยื่น จึงควรขอใกล้กำหนดยื่น

ควรขอหนังสือสำคัญแสดงการเปลี่ยนชื่อหรือการจดทะเบียนตั้งชื่อสกุลจากสำนักทะเบียน แปลและรับรองคำแปล เพื่อใช้เป็นเอกสารเชื่อมโยงว่าบุคคลในเอกสารเดิมและเอกสารใหม่เป็นคนเดียวกัน แล้วแจ้งหน่วยงานที่ถือข้อมูลของท่าน เช่น สถาบันการศึกษา ธนาคาร และสำนักงานตรวจคนเข้าเมือง

แนวปฏิบัติคือยื่นบันทึกฐานะแห่งครอบครัวที่สำนักทะเบียน โดยใช้คำสั่งศาลหรือทะเบียนหย่าต่างประเทศที่รับรองแล้วพร้อมคำแปลรับรอง เพื่อให้สถานะในทะเบียนไทยเป็นปัจจุบัน จำเป็นเมื่อจะสมรสใหม่ในไทย เปลี่ยนคำนำหน้าชื่อ หรือใช้สิทธิเกี่ยวกับทรัพย์สินและมรดก

ยื่นคำร้องต่อสำนักทะเบียนเพื่อขอใบแทนหรือขอหนังสือรับรองรายการทะเบียนราษฎรที่นายทะเบียนรับรอง ซึ่งมีรายละเอียดเทียบเท่าและใช้ยื่นต่างประเทศได้เมื่อผ่านการแปลและรับรองคำแปล ควรเตรียมบัตรประจำตัวและหลักฐานความเกี่ยวข้องกับบ้านเลขที่นั้น

โดยทั่วไปต้องมีทะเบียนรับบุตรบุญธรรม คำสั่งหรือหนังสืออนุมัติจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง สูติบัตร และทะเบียนบ้านที่แสดงความสัมพันธ์ จากนั้นแปลและรับรองคำแปล บางประเทศกำหนดขั้นตอนรับรองเพิ่มที่สถานทูตของตนในไทย ควรขอรายการเอกสารเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนเริ่ม

ควรใช้การสะกดตามหนังสือเดินทางเป็นหลักในคำแปลทุกฉบับ เพราะผู้รับคำร้องใช้หนังสือเดินทางเป็นเอกสารยืนยันตัวบุคคล หากเอกสารเก่าสะกดต่างกัน ให้แนบหนังสือรับรองรายการทะเบียนราษฎรหรือหนังสือเปลี่ยนชื่อเพื่อเชื่อมโยงหลักฐาน

โดยทั่วไปขอได้หากยังมีรายการอยู่ในฐานข้อมูลทะเบียนราษฎร โดยยื่นคำร้องพร้อมหลักฐานยืนยันตัวบุคคลและเอกสารเชื่อมโยงชื่อเดิม กรณีที่ถูกจำหน่ายรายการแล้วอาจต้องขอหนังสือรับรองรายการที่จำหน่าย ควรสอบถามสำนักทะเบียนที่เคยมีชื่อเป็นลำดับแรก

หลายผู้รับคำร้องเก็บเอกสารต้นฉบับไว้และไม่คืน จึงควรคัดสำเนารับรองหลายฉบับในคราวเดียว แล้วส่งแปลและรับรองคำแปลพร้อมกัน วิธีนี้ลดค่าธรรมเนียมและรอบการเข้าคิวเมื่อต้องยื่นหลายประเทศในช่วงเวลาใกล้กัน

บางรายการทำได้ต่างสำนักทะเบียนตามที่ระเบียบกำหนด แต่บางรายการเช่นการแก้ไขรายการหรือบันทึกฐานะแห่งครอบครัวมักต้องยื่นที่สำนักทะเบียนต้นเรื่อง จึงควรโทรยืนยันกับสำนักทะเบียนก่อนเดินทาง เพื่อไม่ต้องเสียรอบและค่าเดินทางซ้ำ

ควรเผื่อประมาณสองถึงสี่สัปดาห์ต่อชุด รวมเวลาคัดสำเนาที่สำนักทะเบียน เวลาแปล คิวรับรองคำแปลที่กรมการกงสุล และคิวสถานทูตปลายทาง หากมีรายการที่ต้องบันทึกหรือแก้ไขก่อน ควรเผื่อเวลาพิจารณาของนายทะเบียนเพิ่มอีก

คำแปลอาจยังถูกต้องตามเนื้อหา แต่ผู้รับคำร้องส่วนใหญ่ดูวันที่ออกของเอกสารต้นฉบับและวันรับรองคำแปล หากเกินกรอบเวลาที่กำหนดไว้ เช่น 3 หรือ 6 เดือน มักต้องคัดสำเนาใหม่และรับรองคำแปลใหม่ ควรตรวจเงื่อนไขของผู้รับคำร้องก่อนใช้เอกสารเก่า