หนังสือมอบอำนาจจากต่างประเทศที่จะใช้ในไทย

โดยทั่วไปลงนามในแบบมอบอำนาจของกรมที่ดินต่อหน้าเจ้าหน้าที่สถานเอกอัครราชทูตหรือสถานกงสุลใหญ่ไทยในประเทศที่พำนัก เพื่อให้รับรองลายมือชื่อ แล้วส่งฉบับจริงกลับมาให้ผู้รับมอบอำนาจในไทยยื่นที่สำนักงานที่ดิน ถ้าลงนามต่อหน้า notary ท้องถิ่นแทน จะต้องผ่านการรับรองต่อเนื่องและแปลเป็นไทยพร้อมรับรองคำแปลก่อน ควรถามสำนักงานที่ดินท้องที่ล่วงหน้าเพราะแนวปฏิบัติแต่ละแห่งต่างกัน

ส่วนใหญ่ไม่รับ ธนาคารมักมีแบบฟอร์มมอบอำนาจของตนเองและกำหนดให้ลงนามต่อหน้าเจ้าหน้าที่สาขา หรือรับรองลายมือชื่อโดยสถานทูตไทยหากอยู่ต่างประเทศ ก่อนจัดทำเอกสารควรโทรถามสาขาที่เปิดบัญชีไว้ว่าใช้แบบใด ต้องมีพยานกี่คน และรับเอกสารที่รับรองด้วยวิธีใดบ้าง เพื่อไม่ให้เสียเที่ยว

โดยทั่วไปลงนามต่อหน้า notary public ในประเทศที่อยู่ แล้วผ่านการรับรองต่อเนื่องตามระบบของประเทศนั้น (Apostille หากเป็นภาคีอนุสัญญา หรือรับรองโดยกระทรวงการต่างประเทศแล้วให้สถานทูตไทยรับรอง) จากนั้นแปลเป็นภาษาไทยและให้กรมการกงสุลรับรองคำแปลก่อนยื่นต่อหน่วยงานไทย

บิดาหรือมารดาที่ไม่ได้เดินทางไปด้วยควรทำหนังสือยินยอมระบุชื่อบุตร เลขหนังสือเดินทาง ประเทศปลายทาง ช่วงเวลาเดินทาง ชื่อผู้ดูแลระหว่างเดินทาง และข้อมูลติดต่อ ลงนามต่อหน้าทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร หรือเจ้าหน้าที่สถานทูตไทยหากอยู่ต่างประเทศ บางประเทศปลายทางขอให้แปลเป็นภาษาของประเทศนั้นและรับรองต่อเนื่องด้วย

การจดทะเบียนหย่าโดยความยินยอม ณ สำนักทะเบียน โดยหลักคู่สมรสทั้งสองฝ่ายต้องแสดงตน แต่กรมการปกครองมีแนวปฏิบัติสำหรับการหย่าต่างสำนักทะเบียนและกรณีฝ่ายหนึ่งอยู่ต่างประเทศ ซึ่งต้องดำเนินการผ่านสถานทูตไทย ไม่ใช่การมอบอำนาจให้บุคคลอื่นลงนามแทน ควรสอบถามสำนักทะเบียนอำเภอที่จะยื่นก่อนเตรียมเอกสาร

โดยทั่วไปไม่ได้ ต้องผ่านการรับรองต่อเนื่องในประเทศต้นทางก่อน แล้วให้สถานเอกอัครราชทูตไทยในประเทศนั้นรับรอง จากนั้นแปลเป็นภาษาไทยและให้กรมการกงสุลรับรองคำแปล จึงนำไปยื่นต่อสำนักงานที่ดิน ธนาคาร ศาล หรือหน่วยงานไทยได้ ระยะเวลารวมโดยทั่วไปหลายสัปดาห์ ขึ้นกับคิวของแต่ละหน่วยงาน

ลำดับที่หน่วยงานไทยคุ้นเคยคือ ลงนามต่อหน้าโนตารีพับลิกหรือเจ้าหน้าที่กงสุลไทยในประเทศนั้น จากนั้นให้หน่วยงานผู้มีอำนาจของประเทศนั้นรับรองลายมือชื่อโนตารี แล้วนำไปรับรองที่สถานเอกอัครราชทูตหรือสถานกงสุลไทย เมื่อเอกสารถึงประเทศไทยให้แปลเป็นไทยโดยผู้แปลที่ระบุชื่อและข้อมูลติดต่อ แล้วยื่นรับรองนิติกรณ์ที่กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล ก่อนนำไปแสดงต่อเจ้าพนักงานที่ดิน เมื่ออนุสัญญาอะพอสทีลมีผลกับไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 เอกสารจากประเทศภาคีจะใช้ใบอะพอสทีลแทนขั้นสถานทูตได้ แต่ขั้นแปลและรับรองคำแปลยังคงอยู่

นอกจากหนังสือมอบอำนาจแล้ว ต้องมีหลักฐานว่าผู้ลงนามมีอำนาจผูกพันบริษัท ได้แก่ หนังสือรับรองการจดทะเบียนนิติบุคคลที่ออกไม่เกินหกเดือน บัญชีรายชื่อกรรมการ และมติที่ประชุมกรรมการอนุมัติการมอบอำนาจ เอกสารทั้งชุดต้องผ่านการรับรองในต่างประเทศตามช่องทางเดียวกับหนังสือมอบอำนาจ แล้วแปลเป็นไทยและรับรองคำแปลที่กรมการกงสุลก่อนยื่นต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้าหรือหน่วยงานผู้รับ

เมื่ออนุสัญญามีผลกับประเทศไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 เอกสารมหาชนที่ออกในประเทศภาคีจะใช้ใบอะพอสทีลใบเดียวแทนการรับรองซ้อนที่สถานทูต ทำให้ระยะเวลาสั้นลงมาก แต่สามเรื่องยังคงเดิมคือ ต้องมีคำรับรองลายมือชื่อของโนตารีก่อน ต้องแปลเป็นไทยและรับรองคำแปล และเนื้อหาต้องตรงกับที่หน่วยงานผู้รับต้องการ ระหว่างนี้ยังต้องใช้ช่องทางสถานทูตตามปกติ

โดยทั่วไปต้องนัดหมายล่วงหน้าผ่านระบบของสถานทูตหรือสถานกงสุล เตรียมหนังสือเดินทางตัวจริง เอกสารมอบอำนาจที่พิมพ์เรียบร้อยแต่ยังไม่ลงลายมือชื่อ เพราะต้องลงนามต่อหน้าเจ้าหน้าที่ พร้อมสำเนาเอกสารประกอบเรื่อง เช่น สำเนาโฉนดหรือหนังสือรับรองบริษัท และค่าธรรมเนียมตามอัตราที่ประกาศไว้ ควรตรวจสอบวันหยุดของสถานทูตและระยะเวลาส่งเอกสารกลับไทยเผื่อไว้ในแผนงาน

ปกติต้องแนบหลักฐานว่าผู้ลงนามมีอำนาจผูกพันบริษัทจริง เช่น หนังสือรับรองการจดทะเบียนบริษัทฉบับล่าสุด รายงานการประชุมหรือมติกรรมการที่อนุมัติการมอบอำนาจ และตัวอย่างลายมือชื่อ ขั้นตอนคือให้โนตารีพับลิกในประเทศนั้นรับรองลายมือชื่อและสถานะเอกสาร ผ่านการรับรองของหน่วยงานรัฐต้นทางและสถานทูตไทย จากนั้นแปลไทยและรับรองนิติกรณ์ ข้อควรระวังคือชื่อบริษัทและเลขทะเบียนต้องตรงกันทุกฉบับ และวันที่มติต้องไม่หลังวันที่ลงนามในหนังสือมอบอำนาจ

เส้นทางคือ จัดทำและลงนามต่อหน้าโนตารีปับลิกหรือเจ้าหน้าที่สถานทูตไทยในประเทศนั้น หากประเทศต้นทางเป็นภาคีอนุสัญญาเฮก ให้ขออะพอสทีลจากหน่วยงานที่กำหนด หากไม่ใช่ภาคี ให้ผ่านกระทรวงการต่างประเทศต้นทางแล้วรับรองที่สถานทูตไทย เมื่อเอกสารเข้าประเทศไทยแล้วต้องแปลเป็นภาษาไทยและรับรองคำแปลที่กรมการกงสุล ก่อนยื่นต่อหน่วยงานไทย ระยะเวลารวมขึ้นกับคิวของแต่ละหน่วยงาน