แก้ไขข้อมูลผิด ขอใบแทน และคัดรับรองสำเนา

ขอใบแทนหรือขอคัดรับรองรายการสูติบัตรได้ที่สำนักทะเบียนที่แจ้งเกิดไว้ หรือที่สำนักทะเบียนอื่นเมื่อข้อมูลอยู่ในฐานข้อมูลทะเบียนราษฎรกลางแล้ว ให้นำบัตรประจำตัวประชาชนของเจ้าของรายการหรือของผู้มีส่วนได้เสียไปแสดง กรณีมอบให้ผู้อื่นไปดำเนินการต้องมีหนังสือมอบอำนาจ

ควรแก้ไขให้ครบชุด ได้แก่ บัตรประจำตัวประชาชน ทะเบียนบ้าน หนังสือเดินทาง ใบอนุญาตขับรถ บัญชีธนาคาร ทะเบียนรถ กรมธรรม์ประกัน และเอกสารการศึกษา หากมีเอกสารต่างประเทศหรือวีซ่าในชื่อเดิม ต้องเก็บหนังสือสำคัญการเปลี่ยนชื่อพร้อมคำแปลรับรองไว้แสดงคู่กันเสมอ ไม่เช่นนั้นหน่วยงานปลายทางจะถือว่าเป็นคนละบุคคล

ตามพระราชบัญญัติบัตรประจำตัวประชาชน พ.ศ. 2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม ผู้มีสัญชาติไทยต้องขอมีบัตรเมื่ออายุครบ 7 ปีบริบูรณ์ และต้องยื่นภายใน 60 วันนับแต่วันที่มีหน้าที่ ผู้ที่บัตรหมดอายุก็ต้องขอทำใหม่ภายใน 60 วันนับแต่วันบัตรหมดอายุ มิฉะนั้นมีโทษปรับ

ควรบันทึก เพราะสถานะในฐานข้อมูลทะเบียนราษฎรไทยจะไม่เปลี่ยนเองโดยอัตโนมัติ ต้องนำทะเบียนสมรสหรือคำพิพากษาหย่าของต่างประเทศไปรับรองตามลำดับ (หน่วยงานประเทศต้นทาง สถานทูตไทยหรือสถานทูตประเทศนั้น และกรมการกงสุล) แล้วยื่นบันทึกฐานะแห่งครอบครัวที่สำนักทะเบียน เพื่อให้เอกสารไทยแสดงสถานะที่ถูกต้อง

ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ที่แก้ไขตามกฎหมายสมรสเท่าเทียมมีผลใช้บังคับตั้งแต่วันที่ 22 มกราคม 2568 ทำให้บุคคลสองคนไม่ว่าเพศใดจดทะเบียนสมรสในไทยได้ และได้เอกสารทะเบียนสมรสแบบเดียวกัน อย่างไรก็ดี ประเทศปลายทางจะรับรองสถานะสมรสนั้นหรือไม่ยังขึ้นกับกฎหมายของประเทศนั้นเอง

กองสัญชาติและนิติกรณ์รับรองคำแปลโดยตรวจความถูกต้องตรงกันระหว่างต้นฉบับกับคำแปล หากคำแปลผิดรูปแบบ สะกดชื่อไม่ตรงหนังสือเดินทาง หรือแปลตกหล่น จะถูกส่งคืนให้แก้ ในทางปฏิบัติจึงควรให้ผู้แปลที่ทำงานกับแบบพิมพ์ทะเบียนราษฎรเป็นประจำดำเนินการ เพื่อลดรอบการแก้ไขและเวลารวมของงาน

แก้ไขได้โดยยื่นคำร้องต่อนายทะเบียนพร้อมพยานหลักฐานที่แสดงข้อเท็จจริงที่ถูกต้อง เช่น หนังสือรับรองการเกิดจากโรงพยาบาล เอกสารการศึกษา หรือเอกสารราชการอื่นที่ทำขึ้นในเวลาใกล้เคียงกับการเกิด นายทะเบียนจะสอบสวนก่อนสั่งแก้ ถ้าพยานหลักฐานไม่เพียงพออาจต้องใช้คำสั่งศาล

รายการที่อยู่ในฐานข้อมูลทะเบียนราษฎรกลางของสำนักบริหารการทะเบียน กรมการปกครอง สามารถคัดรับรองได้ที่สำนักทะเบียนอื่นได้ในหลายกรณี แต่เอกสารเก่าที่ยังไม่ถูกบันทึกเข้าระบบอาจต้องกลับไปที่สำนักทะเบียนต้นทาง จึงควรโทรสอบถามก่อน โดยเฉพาะเอกสารก่อนปีที่เริ่มจัดเก็บด้วยระบบคอมพิวเตอร์

ไม่บังคับ พระราชบัญญัติคำนำหน้านามหญิง พ.ศ. 2551 ให้สิทธิเลือกใช้ นาง หรือ นางสาว ได้ตามความสมัครใจ และพระราชบัญญัติชื่อบุคคลให้เลือกใช้นามสกุลเดิม นามสกุลคู่สมรส หรือใช้ร่วมกันได้ หากเลือกเปลี่ยน ให้แจ้งที่สำนักทะเบียนเพื่อออกใบสำคัญและแก้ไขทะเบียนบ้านกับบัตรประชาชน แล้วจึงแก้ไขหนังสือเดินทางตามลำดับ

ขอที่สำนักทะเบียนอำเภอหรือสำนักทะเบียนท้องถิ่นตามภูมิลำเนา นายทะเบียนจะออกหนังสือรับรองโดยอ้างอิงฐานข้อมูลทะเบียนราษฎรและคำให้การของพยาน หนังสือฉบับนี้ไม่มีวันหมดอายุในตัวเอง แต่หน่วยงานปลายทางส่วนใหญ่รับเฉพาะที่ออกภายใน 3-6 เดือน จึงควรขอในช่วงใกล้วันใช้งานจริง

ขอหนังสือรับรองรายการสูติบัตรจากสำนักทะเบียนที่แจ้งเกิดได้ ซึ่งมีผลใช้แทนต้นฉบับในทางปฏิบัติ หากแจ้งเกิดต่างจังหวัดสามารถขอผ่านระบบทะเบียนกลางได้ในหลายกรณี ควรตรวจการสะกดชื่ออักษรโรมันในคำแปลให้ตรงกับหนังสือเดินทางทุกฉบับ

ทำได้เมื่อมีหลักฐานยืนยันข้อเท็จจริง เช่น เอกสารโรงพยาบาล หลักฐานการศึกษา หรือเอกสารราชการเดิมที่ระบุข้อมูลถูกต้อง โดยยื่นคำร้องต่อนายทะเบียนซึ่งมีอำนาจสอบข้อเท็จจริง บางกรณีต้องมีคำสั่งศาลประกอบ ระยะเวลาขึ้นกับความซับซ้อนของพยานหลักฐาน

ยื่นคำร้องต่อสำนักทะเบียนเพื่อขอใบแทนหรือขอหนังสือรับรองรายการทะเบียนราษฎรที่นายทะเบียนรับรอง ซึ่งมีรายละเอียดเทียบเท่าและใช้ยื่นต่างประเทศได้เมื่อผ่านการแปลและรับรองคำแปล ควรเตรียมบัตรประจำตัวและหลักฐานความเกี่ยวข้องกับบ้านเลขที่นั้น

โดยทั่วไปขอได้หากยังมีรายการอยู่ในฐานข้อมูลทะเบียนราษฎร โดยยื่นคำร้องพร้อมหลักฐานยืนยันตัวบุคคลและเอกสารเชื่อมโยงชื่อเดิม กรณีที่ถูกจำหน่ายรายการแล้วอาจต้องขอหนังสือรับรองรายการที่จำหน่าย ควรสอบถามสำนักทะเบียนที่เคยมีชื่อเป็นลำดับแรก

บางรายการทำได้ต่างสำนักทะเบียนตามที่ระเบียบกำหนด แต่บางรายการเช่นการแก้ไขรายการหรือบันทึกฐานะแห่งครอบครัวมักต้องยื่นที่สำนักทะเบียนต้นเรื่อง จึงควรโทรยืนยันกับสำนักทะเบียนก่อนเดินทาง เพื่อไม่ต้องเสียรอบและค่าเดินทางซ้ำ

ควรเผื่อประมาณสองถึงสี่สัปดาห์ต่อชุด รวมเวลาคัดสำเนาที่สำนักทะเบียน เวลาแปล คิวรับรองคำแปลที่กรมการกงสุล และคิวสถานทูตปลายทาง หากมีรายการที่ต้องบันทึกหรือแก้ไขก่อน ควรเผื่อเวลาพิจารณาของนายทะเบียนเพิ่มอีก