เอกสารข้ามประเทศ — Notary นิติกรณ์ Apostille และคำแปลรับรอง

ได้ กฎหมายไทยไม่ได้บังคับให้พินัยกรรมต้องทำเป็นภาษาไทย แต่เมื่อยื่นต่อศาลหรือหน่วยงานราชการต้องมีคำแปลภาษาไทย ในทางปฏิบัติจึงนิยมจัดทำเป็นสองภาษาในเอกสารฉบับเดียวกัน และระบุว่าฉบับภาษาใดใช้บังคับหากข้อความขัดกัน เพื่อลดข้อโต้แย้งในชั้นศาล

ปัจจุบันต้องผ่านสามขั้นตอน คือ ให้ Notary Public ในประเทศต้นทางรับรอง จากนั้นให้กระทรวงการต่างประเทศของประเทศนั้นหรือสถานเอกอัครราชทูตไทยรับรองต่อ แล้วนำมาแปลเป็นภาษาไทยและยื่นรับรองคำแปลที่กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล ศาลไทยและสำนักงานที่ดินจึงจะรับเอกสารนั้นเป็นพยานหลักฐาน

ประเทศไทยเข้าเป็นภาคีอนุสัญญา Apostille (HCCH 1961) โดยจะมีผลใช้บังคับกับประเทศไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 หลังจากนั้นเอกสารมหาชนจากประเทศภาคีจะใช้ตราประทับ Apostille เพียงขั้นตอนเดียวแทนการรับรองสองชั้น ทำให้เอกสารอย่างใบมรณบัตรหรือคำสั่งศาลต่างประเทศใช้เวลาน้อยลงมาก แต่ยังต้องแปลเป็นภาษาไทยตามที่หน่วยงานผู้รับกำหนดอยู่

ทำหนังสือมอบอำนาจให้ผู้แทนดำเนินการแทนได้ โดยลงนามต่อหน้าเจ้าหน้าที่กงสุลที่สถานเอกอัครราชทูตหรือสถานกงสุลใหญ่ไทย หรือลงนามต่อหน้า Notary Public แล้วนำไปผ่านการรับรองต่อ ทั้งนี้หนังสือให้ความยินยอมของทายาทในคดีตั้งผู้จัดการมรดกก็รับรองด้วยวิธีเดียวกันได้ ส่วนแบบฟอร์มมอบอำนาจสำหรับสำนักงานที่ดินต้องใช้แบบ ท.ด.21 หรือ อ.ช.21 ตามประเภททรัพย์

ใช้เองไม่ได้ ประเทศไทยไม่มีระบบบังคับตามคำพิพากษาของศาลต่างประเทศโดยอัตโนมัติ คำสั่ง Grant of Probate หรือ Letters of Administration จากต่างประเทศจึงใช้ได้เพียงเป็นพยานหลักฐานประกอบคำร้องเท่านั้น ทายาทยังต้องยื่นคำร้องขอตั้งผู้จัดการมรดกต่อศาลไทยสำหรับทรัพย์สินที่อยู่ในประเทศไทยอยู่ดี

ได้โดยทำหนังสือมอบอำนาจให้ทนายความดำเนินการแทน หากลงนามในต่างประเทศต้องให้โนตารีพับลิกหรือเจ้าหน้าที่สถานเอกอัครราชทูตไทยรับรองลายมือชื่อ แล้วผ่านการรับรองต่อเนื่อง (Apostille สำหรับประเทศภาคีอนุสัญญากรุงเฮก หรือรับรองสถานทูตไทยกรณีไม่ใช่ภาคี) จากนั้นแปลเป็นไทยและรับรองที่กรมการกงสุลก่อนยื่นศาล ในบางกรณีศาลอาจให้ทายาทให้ถ้อยคำผ่านระบบวิดีโอคอนเฟอเรนซ์แทนการเดินทาง

ต้องนำมรณบัตรฉบับจริงไปรับรองในประเทศที่ออกเอกสารก่อน (Apostille หรือรับรองสถานทูตไทย) แล้วแปลเป็นภาษาไทยโดยผู้แปลที่รับผิดชอบคำแปล นำไปรับรองคำแปลที่กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล และหากผู้ตายเป็นคนไทยควรแจ้งตายต่อสถานเอกอัครราชทูตไทยเพื่อออกมรณบัตรไทยและจำหน่ายชื่อออกจากทะเบียนบ้าน ซึ่งจะทำให้ขั้นตอนที่ธนาคารและกรมที่ดินราบรื่นขึ้นมาก

ใช้ได้หากทำถูกต้องตามแบบของกฎหมายแห่งสถานที่ทำพินัยกรรมหรือกฎหมายสัญชาติของผู้ทำ ตามพระราชบัญญัติว่าด้วยการขัดกันแห่งกฎหมาย พ.ศ. 2481 แต่ในทางปฏิบัติต้องนำไปรับรองในต่างประเทศ แปลเป็นไทย รับรองคำแปลที่กรมการกงสุล และให้ศาลไทยรับฟังในคดีตั้งผู้จัดการมรดก ระยะเวลาจึงยาวกว่าการมีพินัยกรรมฉบับไทยไว้ล่วงหน้ามาก และมีความเสี่ยงเรื่องการตีความถ้อยคำที่แปลไม่ตรงเจตนา

ควรทำสามอย่างพร้อมกันตั้งแต่สัปดาห์แรก หนึ่งคือรวบรวมมรณบัตรพร้อมชุดรับรองสำหรับใช้ต่างประเทศหลายชุด สองคือให้ทายาททุกคนลงนามหนังสือให้ความยินยอมและหนังสือมอบอำนาจในคราวเดียวขณะยังอยู่พร้อมกัน หรือทยอยรับรองที่โนตารีในประเทศที่ตนอยู่ สามคือขอหนังสือรับรองความสัมพันธ์และเอกสารทะเบียนราษฎรไทยฉบับคัดรับรอง การทำคู่ขนานแบบนี้ย่นเวลาได้ราว 3–5 สัปดาห์เทียบกับการทำทีละขั้น

ทายาทที่อยู่ต่างประเทศมอบอำนาจให้ทนายความหรือบุคคลที่ไว้ใจดำเนินการแทนได้ แต่หนังสือมอบอำนาจต้องลงนามหน้าเจ้าหน้าที่กงสุลไทยที่สถานเอกอัครราชทูตหรือสถานกงสุล หรือลงนามหน้าโนตารีของประเทศนั้นแล้วทำนิติกรณ์ตามลำดับ เอกสารเบื้องต้นคือหนังสือเดินทาง หลักฐานความเป็นทายาท เช่น สูติบัตรหรือทะเบียนสมรส และมรณบัตรของผู้ตาย ขั้นตอนคือร่างหนังสือมอบอำนาจตามถ้อยคำที่ศาลและกรมที่ดินยอมรับ ลงนามรับรอง แปลรับรอง แล้วส่งฉบับจริงกลับไทย ข้อควรระวังคือหนังสือมอบอำนาจที่เขียนอำนาจกว้างเกินไปมักถูกศาลหรือนายทะเบียนปฏิเสธ คำแนะนำคือให้ร่างจากทนายที่ทำคดีก่อนส่งไปลงนาม

ใช้ได้หากทำถูกต้องตามแบบของกฎหมายแห่งประเทศที่ทำ หรือถูกต้องตามแบบที่กฎหมายไทยกำหนด โดยศาลไทยจะพิจารณาความสมบูรณ์ของแบบและเจตนา แต่ในทางปฏิบัติต้องนำมาแปลและทำนิติกรณ์ก่อนใช้ เอกสารเบื้องต้นคือพินัยกรรมฉบับจริงหรือฉบับรับรองจากศาลต่างประเทศ มรณบัตร คำแปลรับรอง หลักฐานความเป็นทายาท และหลักฐานทรัพย์สินในไทย ขั้นตอนคือรับรองเอกสารในประเทศที่ทำ ทำนิติกรณ์ที่สถานทูตไทยหรือกรมการกงสุล แปลรับรอง แล้วยื่นคำร้องต่อศาลไทยเพื่อตั้งผู้จัดการมรดก ข้อควรระวังคือข้อกำหนดเรื่องอสังหาริมทรัพย์ในไทยอาจขัดกับกฎหมายไทยและใช้บังคับไม่ได้ คำแนะนำคือทำพินัยกรรมฉบับไทยแยกสำหรับทรัพย์สินในไทย

เราทำหน้าที่ที่ปรึกษาและผู้ดำเนินการควบกัน เริ่มจากประชุมทำแผนผังทายาทและบัญชีทรัพย์สินทุกประเทศ ตรวจว่าทรัพย์ใดต้องผ่านศาลและทรัพย์ใดโอนได้เลย ร่างคำร้องตั้งผู้จัดการมรดก ยื่นศาลและติดตามนัดไต่สวน ประสานธนาคารและกรมที่ดินหลังได้คำสั่ง จัดทำคำแปลและนิติกรณ์สำหรับทายาทที่อยู่ต่างประเทศ และคำนวณภาษีการรับมรดกพร้อมยื่นแบบ เอกสารเบื้องต้นที่ต้องส่งมาคือมรณบัตร ทะเบียนบ้าน หลักฐานความเป็นทายาท และรายการทรัพย์สินที่ทราบ ข้อควรระวังคือกำหนดเวลาทางภาษีและกำหนดจำหน่ายที่ดินของทายาทต่างชาติเดินไปพร้อมกัน คำแนะนำคือเริ่มปรึกษาเร็วที่สุดหลังการเสียชีวิต