เอกสารบริษัทแม่จากต่างประเทศ — Notary, Apostille และคำแปล

โดยทั่วไปต้องมีหนังสือรับรองการจดทะเบียนของบริษัทแม่ บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้นหรือหลักฐานผู้มีอำนาจ มติที่ประชุมกรรมการอนุมัติการลงทุนในไทย และหนังสือมอบอำนาจให้ผู้ดำเนินการในไทย ทุกฉบับต้องผ่านการรับรองในประเทศต้นทางแล้วจึงแปลเป็นไทยและรับรองคำแปลก่อนยื่นต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า

ลำดับที่หน่วยงานไทยยอมรับคือ (1) รับรองในประเทศต้นทางโดย Notary Public (2) รับรองโดยหน่วยงานของรัฐต้นทางหรือสถานเอกอัครราชทูตไทยในประเทศนั้น (3) แปลเป็นภาษาไทย (4) รับรองคำแปลที่กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล การสลับลำดับ เช่น แปลก่อนรับรองต้นทาง เป็นสาเหตุการถูกตีกลับที่พบบ่อยที่สุด

ประเทศไทยได้ภาคยานุวัติอนุสัญญา Apostille และอนุสัญญาจะมีผลใช้บังคับกับประเทศไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 (ค.ศ. 2027) ก่อนวันดังกล่าวเอกสารยังต้องผ่านการรับรองแบบ legalization ตามปกติ เมื่อมีผลแล้วเอกสารจากประเทศภาคีจะใช้ Apostille แทนการรับรองที่สถานทูตได้ ตรวจสอบสถานะล่าสุดได้ที่ hcch.net และ consular.mfa.go.th

ต้องระบุขอบเขตอำนาจให้ชัดเจนว่ามอบอำนาจให้ทำอะไรได้บ้าง เช่น ลงนามคำขอจดทะเบียน แก้ไขข้อความตามคำสั่งนายทะเบียน และรับเอกสารคืน ต้องปิดอากรแสตมป์ตามประมวลรัษฎากร และหากผู้มอบอำนาจอยู่ต่างประเทศต้องลงนามต่อหน้า Notary Public แล้วผ่านการรับรองตามลำดับข้างต้น

หน่วยงานไทยไม่ได้กำหนดทะเบียนนักแปลสาบานตนแบบยุโรป แต่กรมการกงสุลจะรับรองคำแปลเมื่อคำแปลถูกต้องตรงตามต้นฉบับและมีผู้แปลรับรองตนเอง ในทางปฏิบัติจึงควรใช้สำนักงานแปลที่คุ้นเคยกับรูปแบบที่กรมการกงสุลรับ โดยเฉพาะการถอดชื่อบริษัทให้ตรงกับชื่อภาษาไทยที่จะจองไว้ที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้า

ธนาคารส่วนใหญ่ขอหนังสือรับรองบริษัทที่ออกไม่เกิน 1-3 เดือน หนังสือบริคณห์สนธิ บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น มติที่ประชุมกรรมการเรื่องการเปิดบัญชีและผู้มีอำนาจสั่งจ่าย บัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทางของกรรมการทุกคน และหลักฐานที่ตั้งสำนักงาน กรรมการต่างชาติมักต้องแสดงตนที่สาขาด้วยตนเอง และบางธนาคารขอเห็นใบอนุญาตทำงานก่อนให้สิทธิ์สั่งจ่ายออนไลน์

ชุดหลักคือหนังสือรับรองบริษัทและบัญชีผู้ถือหุ้นฉบับล่าสุด หลักฐานสัญชาติอเมริกันของผู้ถือหุ้นหรือหนังสือรับรองการจัดตั้งบริษัทแม่ในสหรัฐฯ (Certificate of Good Standing) หนังสือมอบอำนาจ และแบบฟอร์มของสถานทูต เอกสารอเมริกันต้องผ่านการรับรอง Notary Public และเมื่อไทยเข้าเป็นภาคีอนุสัญญา Apostille ในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 จะใช้ Apostille แทนการรับรองสองชั้นได้ ระหว่างนี้ยังต้องผ่านการรับรองตามช่องทางเดิม

จัดประชุมคณะกรรมการหรือผู้ถือหุ้นตามที่ข้อบังคับกำหนด แล้วยื่นแบบ บอจ.1 บอจ.4 และรายละเอียดกรรมการ (แบบ ก.) ต่อนายทะเบียนภายในสิบสี่วันนับแต่วันที่มีการเปลี่ยนแปลง เอกสารประกอบคือสำเนาบัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทางของกรรมการใหม่ รายงานการประชุม และหนังสือมอบอำนาจหากไม่ยื่นเอง ข้อควรระวังคือควรแจ้งธนาคาร กรมสรรพากร และประกันสังคมให้สอดคล้องกันทันที มิฉะนั้นการเซ็นเช็คหรือยื่นแบบภาษีอาจถูกปฏิเสธ