พื้นฐานการจดทะเบียนบริษัทจำกัด — ขั้นตอนที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้า

ลำดับมาตรฐานคือ (1) จองชื่อนิติบุคคลผ่านระบบของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (2) จัดทำหนังสือบริคณห์สนธิระบุชื่อ ที่ตั้งสำนักงาน วัตถุประสงค์ ทุนจดทะเบียน และผู้เริ่มก่อการ (3) ประชุมจัดตั้งเพื่อแต่งตั้งกรรมการและผู้สอบบัญชี (4) ยื่นจดทะเบียนจัดตั้งบริษัท ปัจจุบันสามารถยื่นบริคณห์สนธิและจัดตั้งในคราวเดียวกันได้ ทำให้ได้หนังสือรับรองภายในวันเดียวหากเอกสารครบถ้วน ตรวจรายละเอียดขั้นตอนล่าสุดที่ dbd.go.th

ตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ที่แก้ไขเพิ่มเติมและมีผลตั้งแต่ปี 2566 บริษัทจำกัดต้องมีผู้ถือหุ้นตั้งแต่ 2 คนขึ้นไป (เดิม 3 คน) กรรมการอาจเป็นคนต่างชาติได้ กฎหมายไม่ได้บังคับสัญชาติของกรรมการ แต่กรรมการต่างชาติที่จะ “ทำงาน” ในไทยต้องมีวีซ่าและใบอนุญาตทำงานที่ถูกต้อง และบางธุรกรรม เช่น การเปิดบัญชีธนาคาร ธนาคารอาจกำหนดเงื่อนไขเพิ่มเติมเอง

ชื่อที่จองต้องไม่ซ้ำหรือคล้ายกับนิติบุคคลที่จดทะเบียนไว้แล้ว ไม่ใช้คำสงวนตามระเบียบนายทะเบียน เช่น คำที่สื่อถึงหน่วยงานราชการหรือสถาบันการเงินโดยไม่ได้รับอนุญาต ชื่อที่ได้รับอนุมัติมีอายุ 30 วันนับแต่วันอนุมัติ หากไม่ยื่นจดทะเบียนภายในกำหนดต้องจองใหม่ ควรเตรียมชื่อสำรอง 2-3 ชื่อไว้เสมอ

ควรเขียนให้ครอบคลุมกิจกรรมที่จะทำจริงและกิจกรรมต่อเนื่องที่คาดว่าจะทำ เพราะการยื่นขอใบอนุญาตทำงานให้คนต่างชาติ การขอใบอนุญาตเฉพาะสาขา และการขอคืนภาษี จะถูกตรวจว่าตรงกับวัตถุประสงค์ที่จดไว้หรือไม่ ในทางกลับกัน วัตถุประสงค์ที่ใส่ธุรกิจสงวนตามบัญชีท้ายพระราชบัญญัติการประกอบธุรกิจของคนต่างด้าวไว้ทั้งที่ไม่ได้ทำ อาจทำให้บริษัทที่มีผู้ถือหุ้นต่างชาติถูกซักถามเพิ่ม

ห้างหุ้นส่วนจำกัดจัดตั้งง่ายและมีต้นทุนบริหารต่ำกว่า แต่หุ้นส่วนผู้จัดการรับผิดไม่จำกัดในหนี้ของห้าง ส่วนบริษัทจำกัดแยกความรับผิดของผู้ถือหุ้นไว้เพียงค่าหุ้นที่ยังส่งใช้ไม่ครบ และเป็นรูปแบบที่หน่วยงานราชการคุ้นเคยที่สุดเมื่อขอใบอนุญาตทำงานหรือขอส่งเสริมการลงทุน กรณีมีผู้ถือหุ้นต่างชาติหรือวางแผนจ้างคนต่างชาติ บริษัทจำกัดมักเหมาะกว่า

กฎหมายไม่ได้บังคับให้ทุกบริษัทมีตราประทับ แต่ถ้าหนังสือรับรองระบุเงื่อนไขอำนาจกรรมการว่า “ลงลายมือชื่อและประทับตราสำคัญ” ก็ต้องใช้ตราตามที่จดไว้ทุกครั้ง มิฉะนั้นเอกสารอาจถูกปฏิเสธ ควรกำหนดเงื่อนไขอำนาจกรรมการให้สอดคล้องกับวิธีทำงานจริงตั้งแต่วันจัดตั้ง

โดยทั่วไปต้องมีสำเนาทะเบียนบ้านของสถานที่ หนังสือยินยอมให้ใช้สถานที่จากเจ้าของหรือสัญญาเช่า และสำเนาบัตรประชาชนของเจ้าของสถานที่ ที่อยู่ที่จดต้องเป็นที่ที่ติดต่อได้จริง เพราะเจ้าหน้าที่กรมสรรพากรและกรมการจัดหางานอาจเข้าตรวจสถานประกอบการก่อนอนุมัติ VAT หรือใบอนุญาตทำงาน

ต้องมีทั้งคู่ ตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 บริษัทต้องจัดให้มีผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติตามที่กำหนด และงบการเงินของบริษัทจำกัดต้องได้รับการตรวจสอบและแสดงความเห็นโดยผู้สอบบัญชีรับอนุญาต ผู้สอบบัญชีต้องได้รับแต่งตั้งจากที่ประชุมผู้ถือหุ้นทุกปี

บริษัทจำกัดต้องจัดประชุมสามัญผู้ถือหุ้นเพื่ออนุมัติงบการเงินภายใน 4 เดือนนับแต่วันสิ้นรอบบัญชี และนำส่งงบการเงินต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้าภายใน 1 เดือนนับแต่วันที่ที่ประชุมอนุมัติ พร้อมนำส่งบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5) ภายใน 14 วันนับแต่วันประชุม ปัจจุบันนำส่งผ่านระบบ DBD e-Filing

มีความผิดตามพระราชบัญญัติการบัญชี ทั้งบริษัทและกรรมการผู้มีอำนาจอาจถูกเปรียบเทียบปรับ นอกจากนี้บริษัทที่ไม่นำส่งงบต่อเนื่องหลายปีอาจถูกนายทะเบียนดำเนินการถอนชื่อออกจากทะเบียน และในทางปฏิบัติจะขอใบอนุญาตทำงาน ต่ออายุวีซ่า หรือเปิดวงเงินกับธนาคารไม่ได้เลย

ธนาคารส่วนใหญ่ขอหนังสือรับรองบริษัทที่ออกไม่เกิน 1-3 เดือน หนังสือบริคณห์สนธิ บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น มติที่ประชุมกรรมการเรื่องการเปิดบัญชีและผู้มีอำนาจสั่งจ่าย บัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทางของกรรมการทุกคน และหลักฐานที่ตั้งสำนักงาน กรรมการต่างชาติมักต้องแสดงตนที่สาขาด้วยตนเอง และบางธนาคารขอเห็นใบอนุญาตทำงานก่อนให้สิทธิ์สั่งจ่ายออนไลน์

ถ้าเอกสารครบและผู้ถือหุ้นลงนามพร้อมกัน กระบวนการหลักจบได้ภายในหนึ่งถึงสามวันทำการ ขั้นตอนคือ จองชื่อนิติบุคคลผ่านระบบออนไลน์ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า จัดทำหนังสือบริคณห์สนธิพร้อมวัตถุประสงค์ จัดประชุมตั้งบริษัทและแต่งตั้งกรรมการ แล้วยื่นจดทะเบียนจัดตั้งพร้อมบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5) หลังได้หนังสือรับรองจึงขอเลขประจำตัวผู้เสียภาษี เปิดบัญชีธนาคารนิติบุคคล และจดภาษีมูลค่าเพิ่มถ้าเข้าเกณฑ์หรือจำเป็นต่อการขอใบอนุญาตทำงาน

ตั้งแต่การแก้ไขประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ที่มีผลปี 2566 บริษัทจำกัดตั้งได้ด้วยผู้เริ่มก่อการเพียงสองคน จากเดิมสามคน อย่างไรก็ตามหากบริษัทต้องขอใบอนุญาตทำงานให้ชาวต่างชาติ ยังต้องดูเกณฑ์ทุนจดทะเบียนและอัตราส่วนลูกจ้างไทยของกรมการจัดหางานประกอบ ซึ่งไม่ได้ลดลงตามจำนวนผู้ถือหุ้น

บริษัทไทยที่ต่างชาติถือหุ้นไม่เกินสี่สิบเก้าเปอร์เซ็นต์ซื้อที่ดินได้ตามกฎหมาย แต่สำนักงานที่ดินจะตรวจที่มาของเงินลงทุนของผู้ถือหุ้นไทยเพื่อป้องกันการถือแทน บริษัทที่ได้รับส่งเสริมจาก BOI หรือได้รับอนุญาตตามกฎหมายเฉพาะสามารถถือกรรมสิทธิ์ที่ดินเพื่อใช้ในกิจการได้ตามขนาดที่กำหนด และต้องใช้ตามวัตถุประสงค์ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น

การย้ายภายในจังหวัดเดิมใช้มติกรรมการและยื่นแก้ไขที่ตั้งได้เลย แต่การย้ายข้ามจังหวัดถือเป็นการแก้ไขหนังสือบริคณห์สนธิข้อที่ว่าด้วยที่ตั้งสำนักงาน จึงต้องมีมติพิเศษของผู้ถือหุ้นและยื่นแก้ไขหนังสือบริคณห์สนธิพร้อมกัน เอกสารที่ต้องเตรียมคือสัญญาเช่าหรือหนังสือยินยอมให้ใช้สถานที่ สำเนาทะเบียนบ้านของที่ตั้งใหม่ และแผนที่ ข้อควรระวังคือใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.20) ต้องแก้ไขที่สรรพากรพื้นที่ใหม่ด้วย และใบอนุญาตทำงานที่ระบุสถานที่ทำงานต้องแก้ตาม

บริษัทจำกัดต้องจัดประชุมสามัญผู้ถือหุ้นอนุมัติงบการเงินภายในสี่เดือนนับแต่วันสิ้นรอบบัญชี ยื่นบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5) ภายในสิบสี่วันนับแต่วันประชุม และนำส่งงบการเงินผ่านระบบ DBD e-Filing ภายในหนึ่งเดือนนับแต่วันอนุมัติ ส่วนภาษีเงินได้นิติบุคคลประจำปี (ภ.ง.ด.50) ยื่นภายในหนึ่งร้อยห้าสิบวันนับแต่วันสิ้นรอบบัญชี ข้อควรระวังคือค่าปรับสะสมจากการยื่นล่าช้าเกิดขึ้นกับทั้งบริษัทและกรรมการผู้มีอำนาจ

บริษัทจำกัดเหมาะกับกิจการที่ต้องการจำกัดความรับผิด ระดมทุน และรองรับใบอนุญาตทำงาน ห้างหุ้นส่วนจำกัดตั้งง่ายและต้นทุนดูแลต่ำกว่า แต่หุ้นส่วนผู้จัดการรับผิดไม่จำกัดและมีข้อจำกัดด้านภาพลักษณ์กับคู่ค้า ส่วนสำนักงานผู้แทนทำได้เฉพาะกิจกรรมที่ไม่ก่อรายได้ เช่น จัดหาสินค้า ตรวจสอบคุณภาพ และรายงานความเคลื่อนไหวตลาดให้บริษัทแม่ ข้อควรระวังคือถ้าสำนักงานผู้แทนออกใบแจ้งหนี้หรือรับชำระเงินจะถือว่าประกอบธุรกิจเกินขอบเขตทันที

ทีมที่ปรึกษาที่ดูแลงานนิติบุคคลและงานเอกสารข้ามประเทศมากว่าสิบห้าปีของเรารับดูแลได้ตั้งแต่ออกแบบโครงสร้างผู้ถือหุ้นให้สอดคล้องกฎหมายต่างด้าว จองชื่อและจดจัดตั้ง จัดทำเอกสารประชุม แปลและรับรองเอกสารจากต่างประเทศ ยื่นเปลี่ยนแปลงกรรมการหรือที่อยู่ ไปจนถึงงานบัญชีรายเดือนและการเลิกบริษัท จุดที่ลูกค้าได้ประโยชน์มากที่สุดคือการตรวจโครงสร้างล่วงหน้าก่อนยื่น เพราะแก้ทีหลังมีต้นทุนและเวลาสูงกว่ามาก