นำทะเบียนสมรสไทยไปใช้ต่างประเทศ — แปล นิติกรณ์ และ Apostille

ลำดับมาตรฐานคือ (1) ฝ่ายต่างชาติขอหนังสือรับรองสถานภาพการสมรส (Affirmation of Freedom to Marry) จากสถานเอกอัครราชทูตหรือสถานกงสุลของตนในไทย (2) นำหนังสือดังกล่าวไปแปลเป็นภาษาไทยและยื่นรับรองคำแปลที่กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล (3) นำเอกสารที่รับรองแล้วพร้อมหนังสือเดินทางและบัตรประชาชนของฝ่ายไทยไปยื่นที่สำนักทะเบียนอำเภอหรือสำนักงานเขตแห่งใดก็ได้ในประเทศไทย นายทะเบียนจะบันทึกและออกใบสำคัญการสมรส (คร.3) ให้ในวันเดียวหากเอกสารครบถ้วน ตรวจสอบรายละเอียดล่าสุดที่ bora.dopa.go.th และ consular.mfa.go.th

ต้องมีพยานอย่างน้อย 2 คนที่บรรลุนิติภาวะและลงลายมือชื่อในทะเบียนสมรส (คร.2) กฎหมายไม่ได้กำหนดสัญชาติของพยาน ชาวต่างชาติเป็นพยานได้โดยแสดงหนังสือเดินทาง แต่พยานควรสื่อสารเข้าใจสิ่งที่ลงนามได้ บางสำนักทะเบียนอนุญาตให้เจ้าหน้าที่เป็นพยานได้หากไม่มีผู้ติดตาม ควรสอบถามล่วงหน้า

คร.2 คือทะเบียนสมรสซึ่งเป็นบันทึกของนายทะเบียนที่คู่สมรสและพยานลงลายมือชื่อ ส่วน คร.3 คือใบสำคัญการสมรสที่มอบให้คู่สมรสเก็บไว้เป็นหลักฐาน เวลาต้องใช้เอกสารในต่างประเทศ หน่วยงานปลายทางมักขอสำเนา คร.2 ที่คัดรับรองจากสำนักทะเบียน เพราะมีรายละเอียดครบกว่าใบสำคัญ

ขอคัดสำเนาทะเบียนสมรส (คร.2) และใบสำคัญการสมรส (คร.3) ที่รับรองสำเนาถูกต้องจากสำนักทะเบียน จากนั้นแปลเป็นภาษาอังกฤษหรือภาษาราชการของประเทศปลายทาง ยื่นรับรองคำแปลที่กรมการกงสุล และถ้าประเทศปลายทางกำหนด ให้นำไปรับรองต่อที่สถานทูตของประเทศนั้นในไทย ควรถามหน่วยงานปลายทางว่าต้องการรับรองกี่ชั้นก่อนเริ่ม

ประเทศไทยได้ภาคยานุวัติอนุสัญญา Apostille (HCCH 1961) และอนุสัญญาจะมีผลใช้บังคับกับประเทศไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 ก่อนถึงวันดังกล่าว เอกสารไทยที่จะใช้ในต่างประเทศยังต้องผ่านการรับรองแบบสองชั้นคือ กรมการกงสุล แล้วตามด้วยสถานทูตของประเทศปลายทาง โปรดติดตามประกาศทางการที่ consular.mfa.go.th และ hcch.net

แนะนำให้คัดสำเนารับรองอย่างน้อย 2–3 ชุด เพราะหน่วยงานปลายทางหลายแห่งเก็บต้นฉบับไว้ เช่น สำนักงานตรวจคนเข้าเมืองต่างประเทศ ธนาคาร หรือหน่วยงานสวัสดิการ การขอเพิ่มภายหลังจากต่างประเทศทำได้แต่ต้องมอบอำนาจและใช้เวลานานกว่า

ต้องแจ้งเกิดต่อสำนักทะเบียนท้องที่ที่เด็กเกิดภายใน 15 วันนับแต่วันเกิด โดยใช้หนังสือรับรองการเกิดจากโรงพยาบาล (ท.ร.1/1) บัตรประชาชนของมารดาไทย และหนังสือเดินทางของบิดาหรือมารดาต่างชาติ จากนั้นจึงขอสูติบัตรฉบับภาษาอังกฤษหรือคัดสำเนาเพื่อนำไปแจ้งเกิดต่อสถานทูตของอีกประเทศ

ต้องใช้หนังสือรับรองสถานภาพโสดที่ออกโดยหน่วยงานทะเบียนในจีนและผ่านการรับรอง (จีนเป็นภาคีอนุสัญญา Apostille ตั้งแต่ พ.ย. 2566 จึงใช้ Apostille ได้) หรือทำหนังสือรับรองต่อสถานเอกอัครราชทูตจีนในไทย จากนั้นแปลไทยและรับรองคำแปลที่กรมการกงสุลก่อนยื่นอำเภอ ทะเบียนสมรสไทยที่จะใช้ในจีนต้องผ่าน MFA และรับรองสถานทูตจีนอีกชั้น

ฝ่ายรัสเซียทำหนังสือรับรองสถานภาพที่สถานเอกอัครราชทูตรัสเซียหรือสถานกงสุลใหญ่ที่ภูเก็ต แล้วแปลไทยและรับรองกรมการกงสุล ส่วนทะเบียนสมรสไทยที่จะใช้ในรัสเซียต้องแปลรัสเซียและรับรองกงสุล MFA ไทย แล้วรับรองที่สถานทูตรัสเซีย เนื่องจากไทยยังไม่เป็นภาคี Apostille จึงใช้เส้นทาง legalization สองชั้นเสมอ

ควรบันทึก โดยนำทะเบียนสมรสต่างประเทศไปรับรองตามกฎหมายของประเทศนั้น (Apostille หรือรับรองสถานทูตไทย) แปลเป็นไทย รับรองคำแปลที่กรมการกงสุล แล้วยื่นบันทึกฐานะแห่งครอบครัว (คร.22) ที่สำนักทะเบียนอำเภอหรือเขต จึงจะเปลี่ยนคำนำหน้า นามสกุล และใช้สิทธิเรื่องสินสมรสหรือมรดกในไทยได้เต็มที่

หากเอกสารครบและคำแปลผ่านการรับรองแล้ว นายทะเบียนมักดำเนินการได้ภายในวันเดียวถึงไม่กี่วันทำการ กรณีอยู่ต่างประเทศสามารถมอบอำนาจให้ญาติหรือตัวแทนดำเนินการแทนได้ โดยหนังสือมอบอำนาจต้องทำต่อสถานทูตหรือสถานกงสุลไทยในประเทศที่พำนัก หรือทำในไทยพร้อมสำเนาบัตรประชาชนผู้มอบอำนาจ

ขอคัดสำเนาทะเบียนสมรส (คร.2) และใบสำคัญการสมรส (คร.3) จากอำเภอ แปลเป็นภาษาปลายทางหรือภาษาอังกฤษ ยื่นรับรองคำแปลที่กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล แล้วนำไปรับรองต่อที่สถานทูตของประเทศปลายทางในไทย ประเทศที่ต้องการคำแปลโดยนักแปลรับรอง เช่น ออสเตรเลีย (NAATI) หรือกลุ่มสหภาพยุโรป (sworn translator) ให้แปลตามมาตรฐานนั้นเพิ่ม

หลายประเทศไม่ออกหนังสือรับรองความเป็นโสด แนวปฏิบัติคือทำคำให้การรับรองสถานภาพ (affidavit/statutory declaration) ต่อเจ้าหน้าที่กงสุลของประเทศตนในไทย หรือทำต่อโนตารีในประเทศต้นทางแล้วรับรองด้วยอนุสัญญาแฮก จากนั้นแปลเป็นไทยและยื่นรับรองคำแปลที่กองสัญชาติและนิติกรณ์ก่อนนำไปยื่นสำนักทะเบียน

สำนักทะเบียนออกใบสำคัญการสมรส (คร.3) และทะเบียนสมรส (คร.2) เป็นภาษาไทย การใช้ต่างประเทศต้องคัดสำเนาที่รับรองจากสำนักทะเบียน แล้วแปลเป็นภาษาอังกฤษและยื่นรับรองคำแปลที่กรมการกงสุล ควรคัดสำเนาสำรองไว้หลายชุด เพราะสถานทูตหลายแห่งเก็บชุดต้นฉบับที่รับรองแล้วไว้

คัดสำเนาทะเบียนหย่าและใบสำคัญการหย่าที่รับรองจากสำนักทะเบียน แปลเป็นภาษาปลายทาง ยื่นรับรองคำแปลที่กรมการกงสุล แล้วรับรองต่อที่สถานทูตของประเทศปลายทางหรือใช้อนุสัญญาแฮกตามที่ประเทศนั้นกำหนด บางประเทศต้องมีคำพิพากษาหรือคำสั่งศาลประกอบด้วยหากหย่าโดยความยินยอม

นำทะเบียนสมรสต่างประเทศไปรับรองตามกฎหมายของประเทศนั้น แปลเป็นไทย ยื่นรับรองคำแปลที่กรมการกงสุล แล้วยื่นคำร้องบันทึกฐานะแห่งครอบครัว (คร.22) ที่สำนักทะเบียนในไทย การบันทึกนี้ทำให้สถานะสมรสปรากฏในระบบทะเบียนราษฎรไทย ซึ่งจำเป็นต่อการทำนิติกรรมและเรื่องมรดก

ทำได้ทั้งชุด ตั้งแต่ตรวจเอกสารฝ่ายต่างชาติ นัดหมายงานกงสุล จัดคำแปลและยื่นรับรองที่กรมการกงสุล จัดล่ามและพยาน ประสานคิวสำนักทะเบียน จนถึงคัดสำเนาและรับรองเพื่อใช้ต่างประเทศ ทีมงานที่ดูแลงานทะเบียนข้ามชาติมากว่า 15 ปีจะวางลำดับงานให้เอกสารไม่หมดอายุระหว่างทาง และแจ้งความเสี่ยงของแต่ละทางเลือกก่อนเริ่ม