ตั้งบริษัทย่อย สาขา และสำนักงานผู้แทนในต่างประเทศ

หนังสือรับรองแสดงสถานะและอำนาจลงนาม ส่วนแบบ บอจ.5 คือบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้นที่บริษัทจำกัดต้องนำส่งกรมพัฒนาธุรกิจการค้า แสดงว่าใครถือหุ้นกี่หุ้น สัญชาติใด และชำระค่าหุ้นแล้วเท่าใด งานที่ต้องพิสูจน์โครงสร้างการถือหุ้น เช่น การเปิดบัญชีธนาคารต่างประเทศ การประกาศผู้รับประโยชน์ที่แท้จริง หรือการตรวจสอบสัดส่วนต่างชาติตามพระราชบัญญัติการประกอบธุรกิจของคนต่างด้าว พ.ศ. 2542 จะเรียก บอจ.5 ควบคู่กับหนังสือรับรองเสมอ

กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล เปิดรับทั้งบริการปกติและบริการด่วน โดยบริการปกติมักรับเอกสารคืนภายในประมาณ 2–3 วันทำการ ส่วนบริการด่วนสามารถรับคืนได้ภายในวันเดียวกันสำหรับเอกสารจำนวนไม่มาก ระยะเวลาจริงขึ้นกับปริมาณงานและช่องทางที่ยื่น (เคาน์เตอร์แจ้งวัฒนะ สำนักงานสาขา หรือทางไปรษณีย์) แนะนำให้ตรวจประกาศล่าสุดที่ consular.mfa.go.th ก่อนวางแผนวันส่งเอกสารให้คู่สัญญาต่างประเทศ

ชุดพื้นฐานคือหนังสือรับรองบริษัทแม่ฉบับล่าสุด หนังสือบริคณห์สนธิและข้อบังคับ บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5) มติคณะกรรมการอนุมัติการลงทุนและแต่งตั้งผู้มีอำนาจดำเนินการ หนังสือมอบอำนาจให้ตัวแทนในประเทศปลายทาง สำเนาหนังสือเดินทางกรรมการที่รับรองแล้ว และงบการเงินฉบับล่าสุด ทุกฉบับต้องแปลเป็นภาษาปลายทางและผ่านนิติกรณ์ กรมการกงสุล รวมถึงสถานทูตปลายทาง หากประเทศนั้นยังใช้ระบบรับรองสองชั้น

นายทะเบียนและธนาคารในไทยมักขอ certificate of incorporation หรือ certificate of good standing ของบริษัทแม่ หนังสือรับรองรายชื่อกรรมการและผู้ถือหุ้น มติคณะกรรมการอนุมัติจัดตั้งบริษัทในไทย และหนังสือมอบอำนาจให้ผู้ดำเนินการในไทย ทุกฉบับต้องผ่านการรับรองในประเทศต้นทางและสถานทูตไทย แล้วจึงแปลเป็นภาษาไทยพร้อมรับรองคำแปล หากธุรกิจอยู่ในบัญชีท้ายพระราชบัญญัติการประกอบธุรกิจของคนต่างด้าว พ.ศ. 2542 ต้องพิจารณาขอใบอนุญาตประกอบธุรกิจของคนต่างด้าวหรือใช้สิทธิตามสนธิสัญญาหรือบัตรส่งเสริม BOI ประกอบด้วย

สำนักงานผู้แทนทำได้เฉพาะกิจกรรมที่ไม่ก่อรายได้ เช่น จัดหาแหล่งสินค้า ตรวจสอบคุณภาพสินค้าที่บริษัทแม่สั่งซื้อ ให้คำแนะนำเกี่ยวกับสินค้าของบริษัทแม่ เผยแพร่ข้อมูล และรายงานความเคลื่อนไหวทางธุรกิจ โดยรับเงินสนับสนุนจากบริษัทแม่เท่านั้น ส่วนสาขาสามารถทำธุรกิจหารายได้ได้และต้องเสียภาษีจากกำไรที่เกิดในไทย ทั้งสองรูปแบบเป็นนิติบุคคลเดียวกับบริษัทแม่ จึงต้องใช้เอกสารบริษัทแม่ที่ผ่านการรับรองครบชั้นในการยื่นคำขอ

เมื่อบริษัทในเครือขออนุญาตใช้เครื่องหมายของบริษัทแม่ หรือเจ้าของเครื่องหมายเดิมยินยอมให้ผู้ขอรายใหม่จดทะเบียนเครื่องหมายที่คล้ายกัน นายทะเบียนจะขอหนังสือยินยอมที่ลงนามโดยผู้มีอำนาจของเจ้าของเครื่องหมาย พร้อมหลักฐานอำนาจลงนาม หากหนังสือทำในต่างประเทศ ต้องผ่านการรับรองโดย notary public และสถานเอกอัครราชทูตไทย แล้วแปลเป็นภาษาไทยพร้อมรับรองคำแปลก่อนยื่นต่อกรมทรัพย์สินทางปัญญา

ชุดพื้นฐานคือหนังสือรับรองการจดทะเบียนของบริษัทแม่ มติคณะกรรมการอนุมัติการลงทุนและแต่งตั้งผู้รับมอบอำนาจ หนังสือมอบอำนาจให้ผู้ดำเนินการในไทย และหลักฐานตัวตนของกรรมการผู้ลงนาม ทั้งหมดต้องผ่านโนตารีพับลิกในประเทศต้นทางและรับรองโดยสถานทูตไทยหรือหน่วยงานที่รับผิดชอบ จากนั้นแปลเป็นภาษาไทยและรับรองคำแปลเพื่อยื่นต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ถ้าธุรกิจอยู่ในบัญชีท้ายพระราชบัญญัติการประกอบธุรกิจของคนต่างด้าว พ.ศ. 2542 ต้องพิจารณาใบอนุญาตหรือหนังสือรับรองเพิ่มด้วย

สำนักงานผู้แทนทำได้เฉพาะกิจกรรมที่ไม่ก่อรายได้ เช่น จัดหาสินค้า ตรวจสอบคุณภาพ และรายงานความเคลื่อนไหวให้บริษัทแม่ ส่วนสาขาประกอบธุรกิจหารายได้ได้แต่ต้องขออนุญาตและมีทุนขั้นต่ำนำเข้าตามเงื่อนไข เอกสารที่ใช้คล้ายกันคือหนังสือรับรองบริษัทแม่ งบการเงิน มติอนุมัติจัดตั้ง และหนังสือมอบอำนาจผู้จัดการในไทย แต่สาขาจะถูกขอแผนธุรกิจและประมาณการทางการเงินละเอียดกว่า ทุกฉบับต้องผ่านการรับรองจากต้นทางและแปลเป็นภาษาไทย

ชุดมาตรฐานคือหนังสือรับรองการจดทะเบียนของบริษัทแม่ที่ออกใหม่ หนังสือบริคณห์สนธิและข้อบังคับ บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น รายงานการประชุมอนุมัติเปิดบัญชีและกำหนดผู้มีอำนาจสั่งจ่าย หนังสือเดินทางและหลักฐานที่อยู่ของกรรมการและผู้ถือหุ้นที่มีอำนาจควบคุม และหนังสือมอบอำนาจหากผู้ดำเนินการไม่ใช่กรรมการ ทุกฉบับที่ออกนอกประเทศต้องผ่านการรับรองและแปลตามที่ธนาคารกำหนด และมักมีอายุเอกสารไม่เกินสามเดือน

ใช้งบการเงินที่ผู้สอบบัญชีรับอนุญาตลงนามแสดงความเห็นและนำส่งกรมพัฒนาธุรกิจการค้าแล้ว จากนั้นให้กรรมการผู้มีอำนาจรับรองสำเนาถูกต้องพร้อมประทับตรา หากปลายทางเป็นหน่วยงานรัฐหรือธนาคารต่างประเทศ ให้แปลเป็นภาษาปลายทางแล้วรับรองคำแปลที่กรมการกงสุล และรับรองซ้ำที่สถานทูตเมื่อประเทศนั้นยังไม่ใช้อาโปสตีย์กับไทย ควรแนบหนังสือนำส่งที่อ้างรอบบัญชีและวันที่นำส่งเพื่อให้ตรวจสอบย้อนกลับได้

โดยทั่วไปต้องใช้หนังสือรับรองการจดทะเบียนของบริษัทแม่ หนังสือรับรองผู้มีอำนาจลงนาม งบการเงินย้อนหลัง และหนังสือแต่งตั้งผู้จัดการสำนักงานในไทย ทุกฉบับต้องผ่านการรับรองในประเทศต้นทางด้วยอาโปสตีย์หรือสถานทูตไทย แล้วแปลเป็นภาษาไทยและรับรองคำแปลก่อนยื่นต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ควรตรวจอายุเอกสารไม่ให้เกินที่นายทะเบียนกำหนด เพราะเอกสารเก่ามักถูกสั่งให้ยื่นฉบับใหม่ทั้งชุด

ชุดพื้นฐานมักได้แก่ หนังสือรับรอง หนังสือรับรองตราสำคัญถ้ามี หนังสือบริคณห์สนธิ บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น มติที่ประชุมอนุมัติเปิดสาขา และหนังสือมอบอำนาจผู้แทน ทุกฉบับต้องแปลและรับรองตามที่ทะเบียนของประเทศปลายทางกำหนด