หนังสือมอบอำนาจนิติบุคคลข้ามประเทศ

รายงานการประชุมควรระบุชื่อบริษัทและเลขทะเบียน วันเวลาและสถานที่ประชุม รายชื่อกรรมการที่เข้าประชุมและองค์ประชุม วาระที่พิจารณา ข้อความมติที่ชัดเจนว่าอนุมัติเรื่องใดและมอบอำนาจให้ใครทำอะไรได้บ้าง และลายมือชื่อประธานในที่ประชุม หากจะใช้ต่างประเทศควรทำเป็นสองภาษาหรือมีคำแปลแนบ และให้กรรมการผู้มีอำนาจรับรองสำเนาถูกต้องพร้อมประทับตราบริษัท เพื่อให้ผ่านขั้นตอนรับรองลายมือชื่อและนิติกรณ์ได้

ควรระบุชื่อและเลขทะเบียนบริษัทผู้มอบอำนาจ ชื่อกรรมการผู้ลงนามพร้อมเลขหนังสือเดินทางหรือบัตรประชาชน ชื่อผู้รับมอบอำนาจพร้อมเลขประจำตัว ขอบเขตอำนาจที่ชัดเจนเป็นข้อ ๆ ทรัพย์สินหรือธุรกรรมที่เกี่ยวข้อง ระยะเวลาที่มีผล และข้อความว่ามอบอำนาจช่วงได้หรือไม่ ขอบเขตที่กว้างเกินไปมักถูกปฏิเสธ ส่วนขอบเขตที่แคบเกินไปทำให้ต้องทำหนังสือใหม่ทั้งฉบับ ควรให้ผู้รับเอกสารปลายทางตรวจร่างก่อนลงนามเสมอ

ตามบัญชีอัตราอากรแสตมป์ท้ายประมวลรัษฎากร ใบมอบอำนาจให้บุคคลคนเดียวหรือหลายคนกระทำการครั้งเดียวเสียอากร 10 บาท มอบอำนาจให้กระทำการมากกว่าครั้งเดียวเสียอากร 30 บาท และกรณีมอบอำนาจให้หลายคนต่างคนต่างกระทำกิจการแยกกันคิดตามรายบุคคล คนละ 30 บาท ผู้มอบอำนาจเป็นผู้เสียอากรและต้องขีดฆ่าแสตมป์ หากเอกสารจะใช้ในต่างประเทศ ควรติดอากรและขีดฆ่าให้เรียบร้อยก่อนนำไปรับรองลายมือชื่อ

กฎหมายไทยไม่ได้กำหนดอายุตายตัวของหนังสือมอบอำนาจ หากไม่ระบุวันสิ้นสุดก็มีผลจนกว่างานที่มอบจะเสร็จหรือจะถูกเพิกถอน แต่หน่วยงานปลายทางหลายแห่งกำหนดเองว่ารับเฉพาะฉบับที่ลงนามไม่เกิน 3–6 เดือน การเพิกถอนทำได้โดยผู้มอบอำนาจแจ้งเป็นหนังสือถึงผู้รับมอบอำนาจและแจ้งบุคคลภายนอกที่เกี่ยวข้อง หากไม่แจ้ง บุคคลภายนอกที่สุจริตและไม่รู้ถึงการเพิกถอนยังอาจยกความคุ้มครองตามหลักตัวแทนขึ้นอ้างได้

มอบอำนาจช่วงทำได้ต่อเมื่อหนังสือมอบอำนาจฉบับแรกระบุอนุญาตไว้ชัดเจน หรือมีเหตุจำเป็นตามหลักตัวแทนในประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ หากไม่ได้ระบุ หน่วยงานราชการไทยและต่างประเทศมักปฏิเสธหนังสือมอบอำนาจช่วงทันที ในทางปฏิบัติจึงควรเขียนข้อความอนุญาตหรือห้ามให้ชัด และเมื่อทำหนังสือมอบอำนาจช่วง ต้องแนบต้นฉบับหรือสำเนารับรองของหนังสือมอบอำนาจฉบับแรกไปด้วยทุกครั้ง

โดยหลักแล้วการกระทำที่เกินขอบอำนาจไม่ผูกพันบริษัท เว้นแต่บริษัทจะให้สัตยาบันภายหลัง หรือเข้าหลักตัวแทนเชิดที่ทำให้บุคคลภายนอกผู้สุจริตเชื่อโดยมีเหตุอันควรว่าผู้ลงนามมีอำนาจ ทางแก้ที่ปลอดภัยที่สุดคือ ก่อนลงนามให้ตรวจหนังสือรับรองฉบับล่าสุด และถ้าจำเป็นให้ที่ประชุมกรรมการมีมติมอบอำนาจเฉพาะเรื่องแล้วแนบมติไปกับสัญญา เพื่อให้คู่สัญญาต่างประเทศเห็นสายอำนาจครบถ้วนตั้งแต่ต้น

ที่พบบ่อยคือหนังสือมอบอำนาจนิติบุคคล รายงานการประชุมกรรมการและผู้ถือหุ้น สำเนาหนังสือรับรองและ บอจ.5 สำเนาหนังสือบริคณห์สนธิและข้อบังคับ หนังสือรับรองสถานะการเป็นผู้ถือหุ้น หนังสือรับรองตัวอย่างลายมือชื่อกรรมการ (specimen signature) แบบฟอร์มธนาคารและ FATCA/CRS สัญญาซื้อขายหุ้น และหนังสือรับรองการปลอดภาระหนี้ ทั้งหมดควรรับรองบนต้นฉบับหรือสำเนาที่กรรมการรับรองแล้ว ไม่ใช่บนภาพถ่ายที่พิมพ์ซ้ำ

ชุดพื้นฐานคือหนังสือรับรองบริษัทแม่ฉบับล่าสุด หนังสือบริคณห์สนธิและข้อบังคับ บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5) มติคณะกรรมการอนุมัติการลงทุนและแต่งตั้งผู้มีอำนาจดำเนินการ หนังสือมอบอำนาจให้ตัวแทนในประเทศปลายทาง สำเนาหนังสือเดินทางกรรมการที่รับรองแล้ว และงบการเงินฉบับล่าสุด ทุกฉบับต้องแปลเป็นภาษาปลายทางและผ่านนิติกรณ์ กรมการกงสุล รวมถึงสถานทูตปลายทาง หากประเทศนั้นยังใช้ระบบรับรองสองชั้น

นายทะเบียนและธนาคารในไทยมักขอ certificate of incorporation หรือ certificate of good standing ของบริษัทแม่ หนังสือรับรองรายชื่อกรรมการและผู้ถือหุ้น มติคณะกรรมการอนุมัติจัดตั้งบริษัทในไทย และหนังสือมอบอำนาจให้ผู้ดำเนินการในไทย ทุกฉบับต้องผ่านการรับรองในประเทศต้นทางและสถานทูตไทย แล้วจึงแปลเป็นภาษาไทยพร้อมรับรองคำแปล หากธุรกิจอยู่ในบัญชีท้ายพระราชบัญญัติการประกอบธุรกิจของคนต่างด้าว พ.ศ. 2542 ต้องพิจารณาขอใบอนุญาตประกอบธุรกิจของคนต่างด้าวหรือใช้สิทธิตามสนธิสัญญาหรือบัตรส่งเสริม BOI ประกอบด้วย

ได้ กรมทรัพย์สินทางปัญญากำหนดว่าผู้ขอจดทะเบียนที่ไม่มีภูมิลำเนาในประเทศไทยต้องมีตัวแทนที่มีถิ่นที่อยู่ในไทยดำเนินการแทน โดยยื่นหนังสือมอบอำนาจพร้อมคำขอ หนังสือมอบอำนาจที่ทำในต่างประเทศต้องได้รับการรับรองโดยเจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจของประเทศนั้นหรือสถานเอกอัครราชทูตไทย และต้องติดอากรแสตมป์ตามประมวลรัษฎากรเมื่อนำมาใช้ในไทย ควรระบุขอบเขตให้ครอบคลุมถึงการแก้ไขคำขอ การอุทธรณ์ และการต่ออายุ

การจดทะเบียนเครื่องหมายการค้าในไทยมีอายุ 10 ปีนับแต่วันยื่นคำขอ และต่ออายุได้คราวละ 10 ปี โดยยื่นคำขอต่ออายุภายใน 3 เดือนก่อนวันสิ้นอายุ หากหนังสือมอบอำนาจฉบับเดิมระบุขอบเขตครอบคลุมถึงการต่ออายุและไม่มีการเปลี่ยนตัวแทนหรือเปลี่ยนกรรมการผู้มอบอำนาจ ก็ใช้ฉบับเดิมได้ แต่ถ้ามีการเปลี่ยนกรรมการผู้มีอำนาจของบริษัท ควรทำหนังสือมอบอำนาจใหม่พร้อมแนบหนังสือรับรองฉบับปัจจุบัน

ไทยเป็นภาคีพิธีสาร Madrid ตั้งแต่ปี 2560 การยื่นคำขอระหว่างประเทศต้องมีคำขอหรือทะเบียนพื้นฐานในไทยก่อน แล้วยื่นผ่านกรมทรัพย์สินทางปัญญาในฐานะสำนักงานต้นทางไปยัง WIPO เอกสารที่ใช้ประกอบได้แก่ หนังสือรับรองบริษัทเพื่อยืนยันสถานะและที่อยู่ผู้ขอ หนังสือมอบอำนาจให้ตัวแทน และรายการสินค้าบริการที่สอดคล้องกับคำขอพื้นฐาน ควรตรวจว่าชื่อและที่อยู่ผู้ขอสะกดตรงกันทุกฉบับ มิฉะนั้น WIPO จะออกหนังสือแจ้งข้อบกพร่อง

เอกสารที่ผู้จัดประมูลต่างประเทศเรียกบ่อยคือหนังสือรับรองบริษัท หนังสือรับรองการเสียภาษี งบการเงินที่ผู้สอบบัญชีรับอนุญาตรับรอง หนังสือรับรองผลงานที่ผ่านมา หนังสือรับรองสถานะทางการเงินจากธนาคาร หนังสือมอบอำนาจให้ผู้ยื่นซอง และหนังสือรับรองว่าไม่เคยถูกขึ้นบัญชีดำ ทั้งหมดต้องแปลและผ่านนิติกรณ์ตามที่เอกสารประกวดราคา (tender documents) กำหนด จึงควรอ่านหัวข้อ document authentication ในเอกสารประมูลอย่างละเอียดก่อนเริ่ม

ตามบัญชีอัตราอากรแสตมป์ท้ายประมวลรัษฎากร ลักษณะแห่งตราสาร 7 ใบมอบอำนาจให้บุคคลคนเดียวหรือหลายคนกระทำการครั้งเดียวเสียอากร 10 บาท มอบอำนาจให้กระทำการมากกว่าครั้งเดียวเสียอากร 30 บาท และกรณีมอบอำนาจให้หลายคนต่างคนต่างกระทำกิจการแยกกันคิดเป็นรายบุคคล ในทางปฏิบัติหนังสือมอบอำนาจของบริษัทที่ให้ผู้รับมอบอำนาจดำเนินการต่อเนื่อง เช่น ยื่นเอกสารต่อหน่วยงานหลายครั้ง จึงติดอากร 30 บาทและขีดฆ่าอากรทุกดวง หากไม่ปิดอากรหรือปิดไม่ครบ เอกสารยังใช้ได้ในทางแพ่งบางกรณีแต่จะใช้เป็นพยานหลักฐานในคดีแพ่งไม่ได้จนกว่าจะเสียอากรและเงินเพิ่มให้ครบ

มอบอำนาจช่วงทำได้เฉพาะเมื่อหนังสือมอบอำนาจฉบับแรกระบุไว้ชัดเจนว่าให้มีอำนาจแต่งตั้งตัวแทนช่วงได้ ตามหลักตัวแทนในประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ ถ้าไม่ได้ระบุ ตัวแทนต้องทำการด้วยตนเอง หน่วยงานปลายทางและธนาคารมักขอดูหนังสือมอบอำนาจต้นทางควบคู่กับฉบับมอบอำนาจช่วงเสมอ จึงควรระบุถ้อยคำว่า “มีอำนาจแต่งตั้งและถอดถอนตัวแทนช่วงเพื่อการดังกล่าวได้” ไว้ตั้งแต่ต้น พร้อมกำหนดขอบเขตของตัวแทนช่วงไม่ให้กว้างกว่าอำนาจของตัวแทนเดิม

กฎหมายไทยไม่บังคับให้หนังสือมอบอำนาจมีวันสิ้นสุด แต่แนวปฏิบัติที่ปลอดภัยคือกำหนดระยะเวลา เช่น 6–12 เดือน หรือผูกกับธุรกรรมที่ระบุชัด เพื่อลดความเสี่ยงเมื่อผู้รับมอบอำนาจพ้นตำแหน่ง การเพิกถอนทำโดยมติกรรมการหรือหนังสือบอกกล่าวจากผู้มีอำนาจลงนาม แล้วแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษรไปยังผู้รับมอบอำนาจและบุคคลภายนอกที่เคยได้รับสำเนา เช่น ธนาคารและหน่วยงานทะเบียน เพราะการเพิกถอนจะยกขึ้นต่อสู้บุคคลภายนอกผู้สุจริตไม่ได้หากเขาไม่ทราบ

สำหรับงานที่ยื่นในไทย เช่น กรมพัฒนาธุรกิจการค้า กรมที่ดิน หรือกรมทรัพย์สินทางปัญญา ควรใช้แบบฟอร์มภาษาไทยของหน่วยงานเป็นหลัก ส่วนงานที่ยื่นต่างประเทศนิยมทำเป็นตารางสองภาษาในฉบับเดียว โดยมีข้อกำหนดว่าหากข้อความขัดกันให้ยึดภาษาใดเป็นหลัก วิธีนี้ช่วยให้กรรมการผู้ลงนามและเจ้าหน้าที่ปลายทางอ่านข้อความเดียวกัน และลดปัญหาที่คำแปลแยกฉบับหลุดจากเอกสารต้นทางระหว่างขั้นตอนรับรองนิติกรณ์

โดยหลักบริษัทไม่ผูกพัน เว้นแต่บริษัทให้สัตยาบันภายหลัง หรือเข้าหลักตัวแทนเชิดที่ทำให้บุคคลภายนอกผู้สุจริตเข้าใจได้ว่าผู้ลงนามมีอำนาจ วิธีแก้ที่ใช้กันคือให้ที่ประชุมกรรมการมีมติให้สัตยาบันย้อนหลังและออกหนังสือมอบอำนาจฉบับใหม่ที่ถูกต้อง แล้วส่งให้คู่สัญญาแทนฉบับเดิม สำหรับธุรกรรมมูลค่าสูงหรือที่ต้องจดทะเบียน หน่วยงานมักไม่รับสัตยาบันภายหลังและต้องลงนามใหม่ทั้งชุด

ชุดพื้นฐานคือหนังสือรับรองการจดทะเบียนของบริษัทแม่ มติคณะกรรมการอนุมัติการลงทุนและแต่งตั้งผู้รับมอบอำนาจ หนังสือมอบอำนาจให้ผู้ดำเนินการในไทย และหลักฐานตัวตนของกรรมการผู้ลงนาม ทั้งหมดต้องผ่านโนตารีพับลิกในประเทศต้นทางและรับรองโดยสถานทูตไทยหรือหน่วยงานที่รับผิดชอบ จากนั้นแปลเป็นภาษาไทยและรับรองคำแปลเพื่อยื่นต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ถ้าธุรกิจอยู่ในบัญชีท้ายพระราชบัญญัติการประกอบธุรกิจของคนต่างด้าว พ.ศ. 2542 ต้องพิจารณาใบอนุญาตหรือหนังสือรับรองเพิ่มด้วย

สำนักงานผู้แทนทำได้เฉพาะกิจกรรมที่ไม่ก่อรายได้ เช่น จัดหาสินค้า ตรวจสอบคุณภาพ และรายงานความเคลื่อนไหวให้บริษัทแม่ ส่วนสาขาประกอบธุรกิจหารายได้ได้แต่ต้องขออนุญาตและมีทุนขั้นต่ำนำเข้าตามเงื่อนไข เอกสารที่ใช้คล้ายกันคือหนังสือรับรองบริษัทแม่ งบการเงิน มติอนุมัติจัดตั้ง และหนังสือมอบอำนาจผู้จัดการในไทย แต่สาขาจะถูกขอแผนธุรกิจและประมาณการทางการเงินละเอียดกว่า ทุกฉบับต้องผ่านการรับรองจากต้นทางและแปลเป็นภาษาไทย

ชุดที่ผู้จัดประมูลขอบ่อยคือหนังสือรับรองบริษัทฉบับล่าสุด บอจ.5 งบการเงินที่ผู้สอบบัญชีรับอนุญาตรับรอง หนังสือรับรองผลงาน หนังสือรับรองฐานะทางการเงินจากธนาคาร หนังสือรับรองการเสียภาษี และหนังสือมอบอำนาจผู้ยื่นซอง ทุกฉบับต้องแปลเป็นภาษาที่กำหนดในเอกสารประกวดราคา ผ่านนิติกรณ์กรมการกงสุลและรับรองที่สถานทูตปลายทาง ควรเผื่อเวลาอย่างน้อย 3–4 สัปดาห์ เพราะกำหนดยื่นซองไม่ยืดหยุ่นและเอกสารขาดเพียงฉบับเดียวก็ถูกตัดสิทธิ

ต้องใช้แบบมอบอำนาจที่ระบุเลขคำขอหรือเครื่องหมายที่มอบอำนาจ ระบุขอบเขตว่าครอบคลุมการยื่น แก้ไข ต่ออายุ อุทธรณ์ หรือถอนคำขอหรือไม่ ติดอากรแสตมป์ตามอัตราใบมอบอำนาจ และหากผู้มอบอำนาจอยู่ต่างประเทศต้องผ่านโนตารีพับลิกและการรับรองของสถานทูตไทยก่อนนำเข้ามาใช้ ชื่อและที่อยู่ผู้ขอจดทะเบียนต้องตรงกับหนังสือรับรองบริษัททุกตัวอักษร เพราะความไม่ตรงกันเป็นเหตุให้นายทะเบียนออกคำสั่งให้แก้ไขและทำให้กระบวนการช้าออกไปหลายเดือน

ต้องมีคำขอหรือทะเบียนพื้นฐานในไทยก่อน แล้วยื่นคำขอระหว่างประเทศผ่านกรมทรัพย์สินทางปัญญาในฐานะสำนักงานต้นทาง เอกสารที่ใช้คือแบบคำขอระหว่างประเทศ รายการประเทศที่ต้องการคุ้มครองพร้อมรายการสินค้าบริการที่ไม่กว้างกว่าคำขอพื้นฐาน หนังสือมอบอำนาจตัวแทน และหลักฐานนิติบุคคลผู้ขอ ควรระวังหลักการพึ่งพาคำขอพื้นฐานในช่วง 5 ปีแรก เพราะถ้าคำขอไทยถูกปฏิเสธหรือถูกเพิกถอน การคุ้มครองระหว่างประเทศจะถูกกระทบตามไปด้วย

เอกสารที่จะใช้ในประเทศภาคีอนุสัญญาจะจบที่การออกใบ Apostille จากหน่วยงานที่ได้รับมอบหมายในไทย โดยไม่ต้องนำไปรับรองซ้ำที่สถานทูตปลายทาง ทำให้ชุดหนังสือรับรองบริษัทและหนังสือมอบอำนาจใช้เวลาน้อยลงและค่าใช้จ่ายลดลง แต่ขั้นตอนก่อนหน้า ได้แก่ การคัดเอกสารจากหน่วยงานราชการและคำแปลที่ถูกต้อง ยังคงเหมือนเดิม สำหรับประเทศที่ไม่ได้เป็นภาคี เช่น บางประเทศในตะวันออกกลาง ยังต้องใช้เส้นทางนิติกรณ์และรับรองสถานทูตตามเดิม

สาเหตุที่พบมากที่สุดคือหนังสือรับรองเก่าเกินเกณฑ์ของผู้รับเอกสาร ชื่อบริษัทหรือชื่อกรรมการสะกดไม่ตรงกับหนังสือเดินทาง ผู้ลงนามไม่ตรงกับเงื่อนไขอำนาจลงนาม ไม่ได้ประทับตราสำคัญ อากรแสตมป์ไม่ครบหรือไม่ขีดฆ่า คำแปลไม่แนบกับต้นฉบับที่ผ่านนิติกรณ์ และลำดับการรับรองสลับกัน วิธีป้องกันคือทำรายการตรวจสอบก่อนยื่นทุกครั้ง คัดเอกสารใหม่ให้ใกล้วันใช้งาน และยืนยันเงื่อนไขเป็นลายลักษณ์อักษรจากหน่วยงานปลายทางก่อนเริ่มขั้นตอนแรก

ลงนามต่อหน้าโนตารีในประเทศนั้นแล้วรับรองต่อด้วยอาโปสตีย์หากประเทศนั้นเป็นภาคีอนุสัญญากรุงเฮก หรือรับรองที่กระทรวงการต่างประเทศของประเทศนั้นแล้วรับรองซ้ำที่สถานทูตไทยหากไม่เป็นภาคี เมื่อนำเข้ามาในไทยต้องแปลเป็นภาษาไทยและรับรองคำแปลที่กรมการกงสุลก่อนยื่นต่อหน่วยงาน ควรระบุขอบเขตอำนาจ ชื่อผู้รับมอบพร้อมเลขบัตร และวันสิ้นสุดอำนาจให้ชัดเจน เพราะหน่วยงานไทยมักปฏิเสธข้อความที่กว้างเกินไป

อัตราตามบัญชีอัตราอากรแสตมป์ในประมวลรัษฎากรแยกตามลักษณะการมอบ คือมอบให้บุคคลเดียวทำการครั้งเดียว มอบให้บุคคลเดียวทำการหลายครั้ง และมอบให้หลายคนแยกกันทำการ โดยกรณีมอบทั่วไปหลายครั้งมีอัตราสูงกว่ากรณีครั้งเดียว ควรติดและขีดฆ่าอากรให้เรียบร้อยตั้งแต่วันทำเอกสาร เพราะเอกสารที่ปิดอากรไม่ครบใช้เป็นพยานหลักฐานในคดีแพ่งไม่ได้จนกว่าจะเสียอากรและเงินเพิ่มให้ครบถ้วน

ต้องมีหนังสือมอบอำนาจที่ลงนามโดยผู้มีอำนาจตามกฎหมายของบริษัทนั้น ระบุชื่อผู้รับมอบอำนาจในไทยและขอบเขตครอบคลุมการยื่น แก้ไข ตอบข้อโต้แย้ง และรับหนังสือแจ้งจากกรมทรัพย์สินทางปัญญา หากลงนามนอกประเทศไทยต้องผ่านการรับรองแบบเดียวกับหนังสือมอบอำนาจทั่วไป และแปลเป็นภาษาไทย ควรเผื่อว่าอาจต้องยื่นเอกสารแสดงสถานะนิติบุคคลของผู้มอบอำนาจประกอบด้วย เพื่อพิสูจน์ว่าผู้ลงนามมีอำนาจจริง

ชุดมาตรฐานคือหนังสือรับรองการจดทะเบียนของบริษัทแม่ที่ออกใหม่ หนังสือบริคณห์สนธิและข้อบังคับ บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น รายงานการประชุมอนุมัติเปิดบัญชีและกำหนดผู้มีอำนาจสั่งจ่าย หนังสือเดินทางและหลักฐานที่อยู่ของกรรมการและผู้ถือหุ้นที่มีอำนาจควบคุม และหนังสือมอบอำนาจหากผู้ดำเนินการไม่ใช่กรรมการ ทุกฉบับที่ออกนอกประเทศต้องผ่านการรับรองและแปลตามที่ธนาคารกำหนด และมักมีอายุเอกสารไม่เกินสามเดือน

ความเสี่ยงหลักคือผู้รับมอบอำนาจยังใช้เอกสารได้แม้ความสัมพันธ์ทางธุรกิจสิ้นสุดแล้ว และการเพิกถอนต้องแจ้งให้บุคคลภายนอกทราบจึงจะยกขึ้นต่อสู้ได้ในหลายกรณี ทางป้องกันคือกำหนดวันสิ้นสุดในตัวเอกสาร จำกัดขอบเขตเป็นรายธุรกรรม ระบุวงเงินสูงสุด และกำหนดว่าต้องใช้ร่วมกับเอกสารอ้างอิงฉบับใด หากต้องเพิกถอน ควรทำหนังสือแจ้งไปยังคู่สัญญาและหน่วยงานที่เคยรับเอกสารนั้นทุกแห่งพร้อมเก็บหลักฐานการแจ้ง

ได้ โดยทำหนังสือมอบฉันทะระบุการประชุมครั้งที่และวันที่ประชุม จำนวนหุ้นที่มอบ และแนวทางออกเสียงในแต่ละวาระ หากลงนามในต่างประเทศควรรับรองต่อหน้าโนตารีและผ่านอาโปสตีย์หรือรับรองผ่านสถานทูตไทยตามสถานะภาคีของประเทศนั้น แล้วแปลรับรองเป็นภาษาไทยก่อนยื่นต่อบริษัท ควรส่งฉบับจริงถึงบริษัทก่อนวันประชุมตามกำหนดในข้อบังคับ เพราะประธานที่ประชุมมีสิทธิไม่นับคะแนนหากเอกสารไม่ครบถ้วน

อัตราอากรแสตมป์สำหรับใบมอบอำนาจกำหนดไว้ในบัญชีอัตราอากรแสตมป์ตามประมวลรัษฎากร โดยแยกกรณีมอบอำนาจให้บุคคลเดียวหรือหลายคน และกรณีมอบอำนาจทั่วไป การติดอากรไม่ครบอาจทำให้ใช้อ้างเป็นพยานหลักฐานมีข้อจำกัด ควรตรวจอัตราปัจจุบันก่อนลงนาม

ชุดพื้นฐานมักได้แก่ หนังสือรับรอง หนังสือรับรองตราสำคัญถ้ามี หนังสือบริคณห์สนธิ บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น มติที่ประชุมอนุมัติเปิดสาขา และหนังสือมอบอำนาจผู้แทน ทุกฉบับต้องแปลและรับรองตามที่ทะเบียนของประเทศปลายทางกำหนด