นิติกรณ์กรมการกงสุล สถานทูต และ Apostille สำหรับเอกสารบริษัท

หนังสือรับรองที่คัดจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้าไม่มีวันหมดอายุตามกฎหมาย แต่ในทางปฏิบัติธนาคาร คู่สัญญา สถานทูต และหน่วยงานทะเบียนในต่างประเทศส่วนใหญ่ยอมรับเฉพาะฉบับที่คัดไม่เกิน 3 เดือน บางประเทศเข้มกว่านั้นและกำหนดไม่เกิน 1 เดือน ควรถามเงื่อนไขจากผู้รับเอกสารก่อนเสมอ แล้วคัดฉบับใหม่ให้ใกล้วันใช้งานมากที่สุด เพราะเมื่อผ่านขั้นตอนแปลและรับรองนิติกรณ์แล้วจะย้อนกลับไปแก้ไม่ได้

กรมพัฒนาธุรกิจการค้าให้บริการคัดหนังสือรับรองเป็นภาษาอังกฤษสำหรับนิติบุคคลที่ยื่นคำขอไว้ แต่ไม่ใช่ทุกรายการจะมีฉบับอังกฤษพร้อมออก หากไม่มี แนวทางมาตรฐานคือคัดฉบับภาษาไทยแล้วให้ผู้แปลจัดทำคำแปลภาษาอังกฤษ พร้อมคำรับรองคำแปล จากนั้นจึงนำไปรับรองนิติกรณ์ที่กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล ทั้งสองเส้นทางใช้ได้ แต่ต้องตรวจว่าการสะกดชื่อบริษัทและชื่อกรรมการตรงกับหนังสือเดินทางและเอกสารเดิมทุกฉบับ

รายงานการประชุมควรระบุชื่อบริษัทและเลขทะเบียน วันเวลาและสถานที่ประชุม รายชื่อกรรมการที่เข้าประชุมและองค์ประชุม วาระที่พิจารณา ข้อความมติที่ชัดเจนว่าอนุมัติเรื่องใดและมอบอำนาจให้ใครทำอะไรได้บ้าง และลายมือชื่อประธานในที่ประชุม หากจะใช้ต่างประเทศควรทำเป็นสองภาษาหรือมีคำแปลแนบ และให้กรรมการผู้มีอำนาจรับรองสำเนาถูกต้องพร้อมประทับตราบริษัท เพื่อให้ผ่านขั้นตอนรับรองลายมือชื่อและนิติกรณ์ได้

เงื่อนไขอำนาจลงนามจะระบุไว้ท้ายรายชื่อกรรมการ เช่น กรรมการสองคนลงลายมือชื่อร่วมกันและประทับตราสำคัญของบริษัท หรือกำหนดชื่อกรรมการเฉพาะรายที่ลงนามได้ ต้องอ่านให้ครบว่ามีข้อกำหนดเรื่องตราประทับหรือไม่ และมีกรรมการกลุ่มใดต้องลงร่วมกับกลุ่มใด หากลงนามไม่ตรงเงื่อนไข ธนาคาร กรมที่ดิน หรือคู่สัญญาต่างประเทศจะปฏิเสธเอกสาร และการรับรองนิติกรณ์ที่ทำไปแล้วก็จะเสียเปล่า

กฎหมายไทยไม่ได้บังคับให้ทุกบริษัทต้องมีตราประทับ แต่ถ้าบริษัทจดแจ้งตราประทับไว้กับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและเงื่อนไขอำนาจลงนามระบุว่า ต้องประทับตราสำคัญของบริษัท เอกสารที่ไม่มีตราจะถือว่าลงนามไม่ครบเงื่อนไขและไม่ผูกพันบริษัท ในทางปฏิบัติเอกสารที่จะส่งไปต่างประเทศควรประทับตราให้ชัดเจน ไม่ทับลายมือชื่อ และให้ลักษณะตราตรงกับที่จดแจ้งไว้ เพราะเจ้าหน้าที่นิติกรณ์จะเทียบกับหนังสือรับรอง

ขึ้นกับข้อกำหนดของผู้รับปลายทาง หลายกรณีคู่สัญญาเอกชนยอมรับคำรับรองของทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อโดยตรง แต่หน่วยงานราชการ ศาล นายทะเบียนบริษัท และธนาคารในต่างประเทศมักขอให้รับรองต่ออีกชั้นที่กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล และบางกรณีต้องรับรองต่อที่สถานทูตของประเทศปลายทางในไทยด้วย จึงควรถามผู้รับปลายทางให้ชัดว่าต้องการถึงขั้นใด ก่อนเริ่มกระบวนการ เพื่อไม่ต้องทำซ้ำ

ลำดับมาตรฐานคือ (1) คัดเอกสารต้นฉบับจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้าหรือจัดทำเอกสารบริษัทและให้กรรมการผู้มีอำนาจลงนาม (2) รับรองลายมือชื่อหรือสำเนาถูกต้องโดยทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อ เมื่อผู้รับปลายทางกำหนด (3) จัดทำคำแปลภาษาอังกฤษหรือภาษาปลายทาง (4) ยื่นรับรองนิติกรณ์ที่กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล ถนนแจ้งวัฒนะ หรือสำนักงานหนังสือเดินทางที่เปิดรับ และ (5) นำไปรับรองต่อที่สถานเอกอัครราชทูตของประเทศปลายทาง หากประเทศนั้นยังกำหนด

ประเทศไทยเข้าเป็นภาคีอนุสัญญา Apostille (HCCH Convention of 5 October 1961) และอนุสัญญาจะมีผลใช้บังคับกับประเทศไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 (28 February 2027) นับจากวันนั้น เอกสารมหาชนของไทยที่จะใช้ในประเทศภาคีอื่นจะใช้ Apostille ใบเดียวแทนการรับรองสองชั้น คือไม่ต้องไปรับรองต่อที่สถานทูตปลายทางอีก ก่อนถึงกำหนดดังกล่าว ยังต้องรับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุลและรับรองต่อที่สถานทูตตามระบบเดิม

ต้องให้เจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจในประเทศต้นทางรับรองก่อน เช่น notary public และหน่วยงาน apostille หรือกระทรวงการต่างประเทศของประเทศนั้น จากนั้นนำไปรับรองที่สถานเอกอัครราชทูตหรือสถานกงสุลใหญ่ไทยในประเทศนั้น เมื่อเอกสารเข้ามาถึงไทย ให้แปลเป็นภาษาไทยและยื่นรับรองคำแปลที่กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล นายทะเบียน DBD ธนาคาร และกรมที่ดินจึงจะรับเอกสารนั้นประกอบคำขอได้

กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล เปิดรับทั้งบริการปกติและบริการด่วน โดยบริการปกติมักรับเอกสารคืนภายในประมาณ 2–3 วันทำการ ส่วนบริการด่วนสามารถรับคืนได้ภายในวันเดียวกันสำหรับเอกสารจำนวนไม่มาก ระยะเวลาจริงขึ้นกับปริมาณงานและช่องทางที่ยื่น (เคาน์เตอร์แจ้งวัฒนะ สำนักงานสาขา หรือทางไปรษณีย์) แนะนำให้ตรวจประกาศล่าสุดที่ consular.mfa.go.th ก่อนวางแผนวันส่งเอกสารให้คู่สัญญาต่างประเทศ

ชุดพื้นฐานคือหนังสือรับรองบริษัทแม่ฉบับล่าสุด หนังสือบริคณห์สนธิและข้อบังคับ บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5) มติคณะกรรมการอนุมัติการลงทุนและแต่งตั้งผู้มีอำนาจดำเนินการ หนังสือมอบอำนาจให้ตัวแทนในประเทศปลายทาง สำเนาหนังสือเดินทางกรรมการที่รับรองแล้ว และงบการเงินฉบับล่าสุด ทุกฉบับต้องแปลเป็นภาษาปลายทางและผ่านนิติกรณ์ กรมการกงสุล รวมถึงสถานทูตปลายทาง หากประเทศนั้นยังใช้ระบบรับรองสองชั้น

นายทะเบียนและธนาคารในไทยมักขอ certificate of incorporation หรือ certificate of good standing ของบริษัทแม่ หนังสือรับรองรายชื่อกรรมการและผู้ถือหุ้น มติคณะกรรมการอนุมัติจัดตั้งบริษัทในไทย และหนังสือมอบอำนาจให้ผู้ดำเนินการในไทย ทุกฉบับต้องผ่านการรับรองในประเทศต้นทางและสถานทูตไทย แล้วจึงแปลเป็นภาษาไทยพร้อมรับรองคำแปล หากธุรกิจอยู่ในบัญชีท้ายพระราชบัญญัติการประกอบธุรกิจของคนต่างด้าว พ.ศ. 2542 ต้องพิจารณาขอใบอนุญาตประกอบธุรกิจของคนต่างด้าวหรือใช้สิทธิตามสนธิสัญญาหรือบัตรส่งเสริม BOI ประกอบด้วย

เมื่อบริษัทในเครือขออนุญาตใช้เครื่องหมายของบริษัทแม่ หรือเจ้าของเครื่องหมายเดิมยินยอมให้ผู้ขอรายใหม่จดทะเบียนเครื่องหมายที่คล้ายกัน นายทะเบียนจะขอหนังสือยินยอมที่ลงนามโดยผู้มีอำนาจของเจ้าของเครื่องหมาย พร้อมหลักฐานอำนาจลงนาม หากหนังสือทำในต่างประเทศ ต้องผ่านการรับรองโดย notary public และสถานเอกอัครราชทูตไทย แล้วแปลเป็นภาษาไทยพร้อมรับรองคำแปลก่อนยื่นต่อกรมทรัพย์สินทางปัญญา

เอกสารที่ผู้จัดประมูลต่างประเทศเรียกบ่อยคือหนังสือรับรองบริษัท หนังสือรับรองการเสียภาษี งบการเงินที่ผู้สอบบัญชีรับอนุญาตรับรอง หนังสือรับรองผลงานที่ผ่านมา หนังสือรับรองสถานะทางการเงินจากธนาคาร หนังสือมอบอำนาจให้ผู้ยื่นซอง และหนังสือรับรองว่าไม่เคยถูกขึ้นบัญชีดำ ทั้งหมดต้องแปลและผ่านนิติกรณ์ตามที่เอกสารประกวดราคา (tender documents) กำหนด จึงควรอ่านหัวข้อ document authentication ในเอกสารประมูลอย่างละเอียดก่อนเริ่ม

สำหรับงานที่ยื่นในไทย เช่น กรมพัฒนาธุรกิจการค้า กรมที่ดิน หรือกรมทรัพย์สินทางปัญญา ควรใช้แบบฟอร์มภาษาไทยของหน่วยงานเป็นหลัก ส่วนงานที่ยื่นต่างประเทศนิยมทำเป็นตารางสองภาษาในฉบับเดียว โดยมีข้อกำหนดว่าหากข้อความขัดกันให้ยึดภาษาใดเป็นหลัก วิธีนี้ช่วยให้กรรมการผู้ลงนามและเจ้าหน้าที่ปลายทางอ่านข้อความเดียวกัน และลดปัญหาที่คำแปลแยกฉบับหลุดจากเอกสารต้นทางระหว่างขั้นตอนรับรองนิติกรณ์

ต้องยื่นคำขอจดทะเบียนเปลี่ยนแปลงดวงตราสำคัญต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า พร้อมมติกรรมการและตัวอย่างตราใหม่ กรณีสูญหายควรแจ้งความลงบันทึกประจำวันไว้เป็นหลักฐาน หลังจดทะเบียนแล้วจึงคัดหนังสือรับรองฉบับใหม่ซึ่งจะแสดงดวงตราที่ใช้ปัจจุบัน แล้วค่อยเริ่มขั้นตอนแปลและรับรองนิติกรณ์ ถ้าใช้ตราเก่ากับเอกสารที่ยื่นต่างประเทศหลังจดเปลี่ยนแล้ว เอกสารมักถูกตีกลับเพราะตราไม่ตรงกับหนังสือรับรอง

ใช้หนังสือรับรองนิติบุคคลของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าประกอบกับบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5) และหากจำเป็นให้เพิ่มหนังสือรับรองของกรรมการหรือเลขานุการบริษัทที่ยืนยันรายชื่อกรรมการ ตำแหน่ง และผู้ถือหุ้น ณ วันที่ออก แล้วให้ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารรับรองลายมือชื่อผู้ลงนาม จากนั้นแปลและผ่านนิติกรณ์กรมการกงสุล ธนาคารส่วนใหญ่ยอมรับชุดนี้เมื่ออธิบายไว้ในหนังสือนำส่งว่าเป็นเอกสารเทียบเท่าตามระบบทะเบียนของไทย

ธนาคารและคู่ค้าต่างประเทศมักขอแบบประกาศ UBO ที่ระบุบุคคลธรรมดาซึ่งถือหุ้นทางตรงหรือทางอ้อมเกินเกณฑ์ที่กำหนด โดยทั่วไปคือ 25% ขึ้นไป หรือผู้ที่มีอำนาจควบคุมบริษัทในทางอื่น เอกสารประกอบคือหนังสือรับรอง บอจ.5 ผังโครงสร้างการถือหุ้นจนถึงบุคคลธรรมดา สำเนาหนังสือเดินทางหรือบัตรประชาชนของ UBO และหลักฐานที่อยู่ ทุกฉบับควรรับรองสำเนาถูกต้องโดยผู้มีอำนาจลงนาม และถ้าปลายทางกำหนดก็ต้องผ่านนิติกรณ์และการรับรองของสถานทูตด้วย

ชุดพื้นฐานคือหนังสือรับรองการจดทะเบียนของบริษัทแม่ มติคณะกรรมการอนุมัติการลงทุนและแต่งตั้งผู้รับมอบอำนาจ หนังสือมอบอำนาจให้ผู้ดำเนินการในไทย และหลักฐานตัวตนของกรรมการผู้ลงนาม ทั้งหมดต้องผ่านโนตารีพับลิกในประเทศต้นทางและรับรองโดยสถานทูตไทยหรือหน่วยงานที่รับผิดชอบ จากนั้นแปลเป็นภาษาไทยและรับรองคำแปลเพื่อยื่นต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ถ้าธุรกิจอยู่ในบัญชีท้ายพระราชบัญญัติการประกอบธุรกิจของคนต่างด้าว พ.ศ. 2542 ต้องพิจารณาใบอนุญาตหรือหนังสือรับรองเพิ่มด้วย

ชุดที่ผู้จัดประมูลขอบ่อยคือหนังสือรับรองบริษัทฉบับล่าสุด บอจ.5 งบการเงินที่ผู้สอบบัญชีรับอนุญาตรับรอง หนังสือรับรองผลงาน หนังสือรับรองฐานะทางการเงินจากธนาคาร หนังสือรับรองการเสียภาษี และหนังสือมอบอำนาจผู้ยื่นซอง ทุกฉบับต้องแปลเป็นภาษาที่กำหนดในเอกสารประกวดราคา ผ่านนิติกรณ์กรมการกงสุลและรับรองที่สถานทูตปลายทาง ควรเผื่อเวลาอย่างน้อย 3–4 สัปดาห์ เพราะกำหนดยื่นซองไม่ยืดหยุ่นและเอกสารขาดเพียงฉบับเดียวก็ถูกตัดสิทธิ

ต้องใช้แบบมอบอำนาจที่ระบุเลขคำขอหรือเครื่องหมายที่มอบอำนาจ ระบุขอบเขตว่าครอบคลุมการยื่น แก้ไข ต่ออายุ อุทธรณ์ หรือถอนคำขอหรือไม่ ติดอากรแสตมป์ตามอัตราใบมอบอำนาจ และหากผู้มอบอำนาจอยู่ต่างประเทศต้องผ่านโนตารีพับลิกและการรับรองของสถานทูตไทยก่อนนำเข้ามาใช้ ชื่อและที่อยู่ผู้ขอจดทะเบียนต้องตรงกับหนังสือรับรองบริษัททุกตัวอักษร เพราะความไม่ตรงกันเป็นเหตุให้นายทะเบียนออกคำสั่งให้แก้ไขและทำให้กระบวนการช้าออกไปหลายเดือน

หนังสือยินยอมควรระบุเจ้าของเครื่องหมาย ผู้ได้รับอนุญาต เครื่องหมายและเลขทะเบียน รายการสินค้าบริการ ขอบเขตพื้นที่ ระยะเวลา และเงื่อนไขการควบคุมคุณภาพ ลงนามโดยผู้มีอำนาจตามหนังสือรับรองของทั้งสองฝ่าย หากฝ่ายใดอยู่ต่างประเทศให้ผ่านโนตารีพับลิกและการรับรองของสถานทูต ส่วนสัญญาอนุญาตให้ใช้สิทธิที่ต้องการให้มีผลสมบูรณ์เต็มที่ในไทย ควรจดทะเบียนสัญญาอนุญาตต่อกรมทรัพย์สินทางปัญญาตามที่กฎหมายกำหนด

ลำดับมาตรฐานมี 4 ขั้น คือ หนึ่ง คัดเอกสารต้นฉบับจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้าให้ใหม่ที่สุด สอง จัดทำคำแปลโดยผู้แปลที่รับผิดชอบคำแปล และหากเป็นเอกสารที่ต้องมีลายมือชื่อกรรมการให้ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารรับรองลายมือชื่อ สาม ยื่นรับรองนิติกรณ์ที่กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล และสี่ นำไปรับรองต่อที่สถานทูตหรือสถานกงสุลของประเทศปลายทางในไทย การสลับลำดับ เช่น แปลก่อนคัดเอกสารใหม่ เป็นสาเหตุที่ทำให้ต้องเริ่มใหม่ทั้งชุดบ่อยที่สุด

เอกสารที่จะใช้ในประเทศภาคีอนุสัญญาจะจบที่การออกใบ Apostille จากหน่วยงานที่ได้รับมอบหมายในไทย โดยไม่ต้องนำไปรับรองซ้ำที่สถานทูตปลายทาง ทำให้ชุดหนังสือรับรองบริษัทและหนังสือมอบอำนาจใช้เวลาน้อยลงและค่าใช้จ่ายลดลง แต่ขั้นตอนก่อนหน้า ได้แก่ การคัดเอกสารจากหน่วยงานราชการและคำแปลที่ถูกต้อง ยังคงเหมือนเดิม สำหรับประเทศที่ไม่ได้เป็นภาคี เช่น บางประเทศในตะวันออกกลาง ยังต้องใช้เส้นทางนิติกรณ์และรับรองสถานทูตตามเดิม

สาเหตุที่พบมากที่สุดคือหนังสือรับรองเก่าเกินเกณฑ์ของผู้รับเอกสาร ชื่อบริษัทหรือชื่อกรรมการสะกดไม่ตรงกับหนังสือเดินทาง ผู้ลงนามไม่ตรงกับเงื่อนไขอำนาจลงนาม ไม่ได้ประทับตราสำคัญ อากรแสตมป์ไม่ครบหรือไม่ขีดฆ่า คำแปลไม่แนบกับต้นฉบับที่ผ่านนิติกรณ์ และลำดับการรับรองสลับกัน วิธีป้องกันคือทำรายการตรวจสอบก่อนยื่นทุกครั้ง คัดเอกสารใหม่ให้ใกล้วันใช้งาน และยืนยันเงื่อนไขเป็นลายลักษณ์อักษรจากหน่วยงานปลายทางก่อนเริ่มขั้นตอนแรก

ปลายทางส่วนใหญ่กำหนดว่าออกไม่เกินสามถึงหกเดือน ธนาคารต่างประเทศและนายทะเบียนบริษัทในยุโรปมักเข้มที่สุดที่สามเดือน ขณะที่คู่ค้าเอกชนอาจยอมรับหกเดือน ควรนับอายุจากวันที่นายทะเบียนออกเอกสาร ไม่ใช่วันที่รับรองคำแปล และเผื่อเวลารับรองที่กรมการกงสุลกับสถานทูตอีกหนึ่งถึงสองสัปดาห์ หากคาดว่าขั้นตอนจะยาว ควรขอหนังสือรับรองฉบับใหม่ก่อนเริ่มกระบวนการรับรองเสมอ

ลงนามต่อหน้าโนตารีในประเทศนั้นแล้วรับรองต่อด้วยอาโปสตีย์หากประเทศนั้นเป็นภาคีอนุสัญญากรุงเฮก หรือรับรองที่กระทรวงการต่างประเทศของประเทศนั้นแล้วรับรองซ้ำที่สถานทูตไทยหากไม่เป็นภาคี เมื่อนำเข้ามาในไทยต้องแปลเป็นภาษาไทยและรับรองคำแปลที่กรมการกงสุลก่อนยื่นต่อหน่วยงาน ควรระบุขอบเขตอำนาจ ชื่อผู้รับมอบพร้อมเลขบัตร และวันสิ้นสุดอำนาจให้ชัดเจน เพราะหน่วยงานไทยมักปฏิเสธข้อความที่กว้างเกินไป

ถ้าปลายทางคือกรมการกงสุลเพื่อขอรับรองคำแปล จะมีเกณฑ์รูปแบบคำแปลและผู้แปลที่กองสัญชาติและนิติกรณ์พิจารณา การแปลเองมักถูกตีกลับเพราะรูปแบบไม่ตรงหรือคำเฉพาะไม่ตรงกับที่ใช้ในทะเบียน ส่วนกรณีปลายทางเป็นคู่สัญญาเอกชนหรือธนาคาร บางแห่งรับคำแปลที่มีคำรับรองของผู้แปลและการรับรองลายมือชื่อก็พอ ทางที่ปลอดภัยคือถามปลายทางเป็นลายลักษณ์อักษรว่าต้องการคำรับรองระดับใดก่อนเริ่มแปล

ใช้งบการเงินที่ผู้สอบบัญชีรับอนุญาตลงนามแสดงความเห็นและนำส่งกรมพัฒนาธุรกิจการค้าแล้ว จากนั้นให้กรรมการผู้มีอำนาจรับรองสำเนาถูกต้องพร้อมประทับตรา หากปลายทางเป็นหน่วยงานรัฐหรือธนาคารต่างประเทศ ให้แปลเป็นภาษาปลายทางแล้วรับรองคำแปลที่กรมการกงสุล และรับรองซ้ำที่สถานทูตเมื่อประเทศนั้นยังไม่ใช้อาโปสตีย์กับไทย ควรแนบหนังสือนำส่งที่อ้างรอบบัญชีและวันที่นำส่งเพื่อให้ตรวจสอบย้อนกลับได้

ได้ โดยทำหนังสือมอบฉันทะระบุการประชุมครั้งที่และวันที่ประชุม จำนวนหุ้นที่มอบ และแนวทางออกเสียงในแต่ละวาระ หากลงนามในต่างประเทศควรรับรองต่อหน้าโนตารีและผ่านอาโปสตีย์หรือรับรองผ่านสถานทูตไทยตามสถานะภาคีของประเทศนั้น แล้วแปลรับรองเป็นภาษาไทยก่อนยื่นต่อบริษัท ควรส่งฉบับจริงถึงบริษัทก่อนวันประชุมตามกำหนดในข้อบังคับ เพราะประธานที่ประชุมมีสิทธิไม่นับคะแนนหากเอกสารไม่ครบถ้วน

โดยทั่วไปต้องใช้หนังสือรับรองการจดทะเบียนของบริษัทแม่ หนังสือรับรองผู้มีอำนาจลงนาม งบการเงินย้อนหลัง และหนังสือแต่งตั้งผู้จัดการสำนักงานในไทย ทุกฉบับต้องผ่านการรับรองในประเทศต้นทางด้วยอาโปสตีย์หรือสถานทูตไทย แล้วแปลเป็นภาษาไทยและรับรองคำแปลก่อนยื่นต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ควรตรวจอายุเอกสารไม่ให้เกินที่นายทะเบียนกำหนด เพราะเอกสารเก่ามักถูกสั่งให้ยื่นฉบับใหม่ทั้งชุด

ใช้ยืนยันสถานะผู้มีถิ่นที่อยู่ทางภาษีในไทยเพื่อขอใช้สิทธิลดหรือยกเว้นภาษีหัก ณ ที่จ่ายตามอนุสัญญาภาษีซ้อน โดยยื่นคำขอต่อกรมสรรพากรพร้อมหลักฐานการจดทะเบียนและการยื่นแบบภาษี เมื่อได้รับเอกสารแล้ว หากปลายทางกำหนดให้รับรองเพิ่ม สามารถนำไปรับรองที่กรมการกงสุลและสถานทูตได้ ควรระบุปีภาษีและประเทศคู่สัญญาในคำขอให้ชัด เพราะเอกสารมักออกเป็นรายปีภาษีและรายประเทศ

กรมพัฒนาธุรกิจการค้าออกหนังสือรับรองภาษาอังกฤษได้ตามคำขอ แต่คิวและช่องทางยื่นต่างจากฉบับภาษาไทย หากปลายทางต่างประเทศต้องการเอกสารที่รับรองต่อ ควรขอฉบับภาษาอังกฤษที่ออกใหม่ไม่นาน แล้วนำไปรับรองที่กรมการกงสุลตามที่ผู้รับกำหนด

ต้องผ่านการรับรองในประเทศต้นทางก่อน โดยอาจเป็นอะพอสตีลหากประเทศนั้นเป็นภาคีอนุสัญญาเฮก หรือรับรองที่สถานเอกอัครราชทูตไทยในประเทศนั้น จากนั้นแปลเป็นไทยและรับรองคำแปลตามที่หน่วยงานไทยกำหนด เช่น กรมพัฒนาธุรกิจการค้าหรือกรมที่ดิน

ผู้จัดประมูลส่วนใหญ่ขอสำเนางบการเงินที่ผู้สอบบัญชีรับอนุญาตลงนาม พร้อมคำแปลรับรอง และบางรายขอให้รับรองที่กรมการกงสุลและสถานทูตปลายทาง ควรอ่านเอกสารเชิญประมูลให้ครบและยืนยันระดับการรับรองเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนเริ่ม

ให้รับรองลายมือชื่อในประเทศที่ลงนาม แล้วผ่านอะพอสตีลหรือรับรองที่สถานเอกอัครราชทูตไทย จากนั้นแปลเป็นไทยและรับรองคำแปลก่อนยื่นต่อหน่วยงานไทย ควรตรวจว่าชื่อในเอกสารสะกดตรงกับหนังสือเดินทางทุกจุด

ควรเผื่อประมาณสองถึงสี่สัปดาห์ ครอบคลุมการขอหนังสือรับรองฉบับใหม่ การจัดทำมติที่ประชุม การแปล คิวรับรองคำแปล คิวสถานทูตหากต้องใช้ และการขนส่งระหว่างประเทศแบบมีเลขติดตาม