รับรองเอกสารทางกฎหมายเพื่อใช้ในไทยและต่างประเทศ

กฎหมายไทยไม่ได้บังคับว่าสัญญาทั่วไปต้องทำเป็นภาษาไทย ป.พ.พ. ใช้หลักเสรีภาพในการทำสัญญา แต่เมื่อนำคดีขึ้นสู่ศาลไทย เอกสารภาษาต่างประเทศต้องมีคำแปลภาษาไทยประกอบ จึงนิยมทำสัญญาสองภาษาและกำหนดข้อสัญญาว่าฉบับภาษาใดใช้บังคับหากถ้อยคำขัดกัน หากไม่กำหนดไว้ ศาลจะต้องตีความจากเจตนาของคู่สัญญา ซึ่งเปิดช่องให้เกิดข้อพิพาทเพิ่ม

ได้ ป.พ.พ. มาตรา 383 ให้อำนาจศาลลดเบี้ยปรับที่สูงเกินส่วนลงเป็นจำนวนพอสมควรได้ โดยพิจารณาทางได้เสียของเจ้าหนี้ทุกอย่างอันชอบด้วยกฎหมาย ไม่ใช่เพียงความเสียหายที่เป็นตัวเงิน ดังนั้นการตั้งค่าปรับสูงมากไม่ได้แปลว่าจะได้เต็มจำนวน ควรกำหนดค่าเสียหายที่ประมาณการได้อย่างสมเหตุสมผลและมีที่มาของตัวเลข

ตารางท้าย ป.วิ.พ. กำหนดค่าขึ้นศาลคดีมีทุนทรัพย์ในอัตราร้อยละ 2 ของทุนทรัพย์ โดยมีเพดานสูงสุดตามที่กฎหมายกำหนด และคดีไม่มีทุนทรัพย์เสียเป็นจำนวนคงที่ ผู้ที่ไม่มีทรัพย์สินพอเสียค่าธรรมเนียมยื่นคำร้องขอดำเนินคดีอย่างคนอนาถาได้ ค่าขึ้นศาลเป็นคนละส่วนกับค่าทนายความและค่าใช้จ่ายในการนำสืบ เช่น ค่าแปลเอกสารและค่าล่าม

ศาลไทยดำเนินกระบวนพิจารณาเป็นภาษาไทย คู่ความที่ไม่เข้าใจภาษาไทยจึงต้องมีล่ามในการเบิกความ และเอกสารภาษาต่างประเทศต้องยื่นพร้อมคำแปลภาษาไทยที่มีผู้แปลรับรอง ในคดีอาญา ประมวลกฎหมายวิธีพิจารณาความอาญากำหนดให้จัดหาล่ามให้ผู้ต้องหาหรือจำเลยที่ไม่สามารถใช้ภาษาไทยได้ การเตรียมคำแปลล่วงหน้าช่วยลดการเลื่อนนัดสืบพยาน

ได้ ประเทศไทยเป็นภาคีอนุสัญญานิวยอร์กว่าด้วยการยอมรับและบังคับตามคำชี้ขาดอนุญาโตตุลาการต่างประเทศ และรับหลักการดังกล่าวไว้ใน พ.ร.บ.อนุญาโตตุลาการ พ.ศ. 2545 ผู้ชนะต้องยื่นคำร้องต่อศาลที่มีเขตอำนาจภายในสามปีนับแต่วันที่อาจบังคับได้ พร้อมต้นฉบับคำชี้ขาดและสัญญาอนุญาโตตุลาการ และคำแปลภาษาไทยที่รับรองความถูกต้อง ศาลปฏิเสธการบังคับได้เฉพาะเหตุที่กฎหมายกำหนดไว้อย่างจำกัด

ประมวลกฎหมายวิธีพิจารณาความอาญาให้สิทธิผู้ต้องหาพบและปรึกษาทนายความเป็นการเฉพาะตัว ให้ทนายความเข้าฟังการสอบปากคำ ได้รับแจ้งข้อกล่าวหาและสิทธิที่จะไม่ให้การ และหากไม่เข้าใจภาษาไทยต้องจัดล่ามให้ นอกจากนี้ยังมีสิทธิยื่นคำร้องขอปล่อยชั่วคราวโดยวางหลักประกัน และมีสิทธิแจ้งให้สถานทูตหรือสถานกงสุลของตนทราบตามหลักการเข้าถึงกงสุล

ไม่มีระบบ Notary Public แบบประเทศคอมมอนลอว์ ผู้ทำหน้าที่ใกล้เคียงที่สุดคือทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร ซึ่งขึ้นทะเบียนกับสภาทนายความในพระบรมราชูปถัมภ์ตาม พ.ร.บ.ทนายความ พ.ศ. 2528 และข้อบังคับของสภาทนายความ คำรับรองที่ออกโดยทนายความผู้ได้รับอนุญาตนี้เป็นที่ยอมรับของหน่วยงานและสถานทูตส่วนใหญ่ หากปลายทางต้องการชั้นรับรองเพิ่ม จึงนำไปนิติกรณ์ต่อที่กรมการกงสุล

ปัจจุบันตามลำดับสามถึงสี่ขั้น หนึ่ง จัดทำหรือรับรองต้นฉบับให้ถูกต้อง เช่น คัดรับรองจากหน่วยงานราชการหรือรับรองลายมือชื่อโดยทนายความผู้ทำคำรับรอง สอง แปลเป็นภาษาที่ปลายทางกำหนด สาม รับรองนิติกรณ์ที่กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล และสี่ ในหลายประเทศยังต้องผ่านสถานทูตของประเทศปลายทางในไทยอีกชั้น

ประเทศไทยเข้าเป็นภาคีอนุสัญญา Apostille ของ HCCH โดยจะมีผลใช้บังคับกับประเทศไทยวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 ก่อนถึงวันดังกล่าว เอกสารยังต้องใช้ลำดับนิติกรณ์และการรับรองโดยสถานทูตตามเดิม เมื่อมีผลแล้ว เอกสารที่ใช้ระหว่างไทยกับประเทศภาคีจะลดขั้นตอนเหลือการออกใบ Apostille จากหน่วยงานผู้มีอำนาจ ควรตรวจกับหน่วยงานปลายทางเสมอเพราะบางหน่วยงานยังกำหนดคำแปลรับรองเพิ่ม

ขึ้นกับปลายทาง หากใช้ในไทยกับหน่วยราชการ มักรับคำแปลที่มีผู้แปลลงนามรับรองพร้อมข้อมูลติดต่อ หากต้องนำไปนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล คำแปลต้องตรงกับต้นฉบับทุกบรรทัดและเป็นรูปแบบที่กองสัญชาติและนิติกรณ์รับพิจารณา หากใช้ในต่างประเทศ บางประเทศกำหนดให้ผู้แปลที่ขึ้นทะเบียนในประเทศนั้นเป็นผู้แปล เช่น ระบบผู้แปลสาบานตนในยุโรป หรือ NAATI ของออสเตรเลีย จึงควรถามข้อกำหนดของผู้รับก่อนเริ่มแปล

ชาวต่างชาติมีสิทธิเป็นโจทก์ฟ้องคดีแพ่งในศาลไทยได้เช่นเดียวกับคนไทย โดยยื่นผ่านทนายความที่มีใบอนุญาตว่าความ กรณีโจทก์ไม่มีภูมิลำเนาหรือทรัพย์สินในราชอาณาจักร จำเลยมีสิทธิร้องขอต่อศาลให้โจทก์วางเงินประกันค่าฤชาธรรมเนียมและค่าใช้จ่ายได้ตามประมวลกฎหมายวิธีพิจารณาความแพ่ง ศาลจะพิจารณาตามฐานะและความเชื่อมโยงของโจทก์กับประเทศไทย เอกสารต่างประเทศที่ใช้เป็นพยานต้องผ่านการรับรองและแปลเป็นภาษาไทยก่อนยื่น

ใช้บังคับได้ คู่สัญญาเลือกภาษาได้อย่างเสรี แต่เมื่อยื่นต่อศาลไทยต้องมีคำแปลภาษาไทยที่ถูกต้อง และในทางปฏิบัติศาลจะพิจารณาจากคำแปลนั้น จึงเกิดความเสี่ยงว่าถ้อยคำทางเทคนิคถูกแปลคลาดเคลื่อน แนวปฏิบัติที่ปลอดภัยคือทำสัญญาแบบสองภาษาในฉบับเดียว พร้อมข้อกำหนดว่าหากข้อความขัดกันให้ยึดภาษาใดเป็นหลัก และให้ผู้แปลด้านกฎหมายตรวจก่อนลงนาม

ไม่ได้โดยอัตโนมัติ ประเทศไทยไม่มีกฎหมายรับรองและบังคับตามคำพิพากษาศาลต่างประเทศเป็นการทั่วไป ผู้ชนะคดีจึงต้องนำข้อเท็จจริงมาฟ้องเป็นคดีใหม่ในศาลไทย โดยใช้คำพิพากษาต่างประเทศที่รับรองและแปลถูกต้องเป็นพยานหลักฐานสำคัญ ต่างจากคำชี้ขาดอนุญาโตตุลาการต่างประเทศซึ่งบังคับได้ตามอนุสัญญานิวยอร์ก จุดนี้จึงมีผลต่อการเลือกกลไกระงับข้อพิพาทตั้งแต่ตอนร่างสัญญา

สิ่งแรกคือไม่ให้การใด ๆ ก่อนมีทนายความและล่ามอยู่ด้วย ผู้ต้องหามีสิทธิพบและปรึกษาทนาย มีสิทธิได้รับล่ามหากไม่เข้าใจภาษาไทย และมีสิทธิไม่ให้การได้ ต่อจากนั้นควรขอทราบข้อกล่าวหาและฐานความผิดให้ชัด ตรวจสอบเงื่อนไขการปล่อยชั่วคราวและหลักประกัน และแจ้งสถานทูตของตนหากต้องการความช่วยเหลือทางกงสุล การให้การโดยไม่เข้าใจสำนวนภาษาไทยเป็นสาเหตุอันดับต้นของปัญหาที่แก้ยากในชั้นศาล

มีสองทาง คือหย่าโดยความยินยอมที่สำนักงานเขตหรืออำเภอ ซึ่งต้องมีหนังสือหย่าที่มีพยานสองคนและคู่สมรสไปด้วยกัน กับการฟ้องหย่าต่อศาลเมื่ออีกฝ่ายไม่ยินยอมหรือมีเหตุหย่าตามกฎหมาย ประเด็นที่ต้องตกลงพร้อมกันคืออำนาจปกครองบุตร ค่าอุปการะเลี้ยงดู และการแบ่งสินสมรส หากจะนำผลการหย่าไปใช้ต่างประเทศ ต้องนำทะเบียนหย่าไปแปลและรับรองนิติกรณ์ก่อน

ต้องผ่านการรับรองจากหน่วยงานในประเทศต้นทางและสถานเอกอัครราชทูตไทยในประเทศนั้น หรือ Apostille หากใช้ช่องทางนั้นได้ แล้วนำมาแปลเป็นภาษาไทยโดยผู้แปลที่ลงนามรับรอง พร้อมยื่นต้นฉบับให้ศาลตรวจ ในคดีที่ฝ่ายตรงข้ามโต้แย้งความถูกต้องของคำแปล ศาลอาจให้ตั้งผู้แปลกลางหรือให้ผู้แปลเบิกความ จึงควรใช้ผู้แปลที่พร้อมขึ้นศาลได้ตั้งแต่แรก

ชาวต่างชาติมีสิทธิเป็นโจทก์หรือจำเลยในศาลไทยได้เช่นเดียวกับคนไทย แต่การว่าความในศาลต้องทำโดยทนายความที่มีใบอนุญาตจากสภาทนายความ กระบวนพิจารณาใช้ภาษาไทย หากคู่ความไม่เข้าใจภาษาไทยศาลจะจัดหรืออนุญาตให้มีล่าม เอกสารภาษาต่างประเทศต้องมีคำแปลภาษาไทยที่รับรองความถูกต้องแนบไปด้วย ควรวางแผนเรื่องการเดินทางมาเบิกความและวันนัดล่วงหน้าเพราะการเลื่อนคดีมีผลต่อกรอบเวลาอย่างมาก

บังคับใช้ได้หากมีองค์ประกอบครบตามกฎหมายและไม่ขัดต่อความสงบเรียบร้อย แต่เมื่อนำขึ้นสู่ศาลไทยต้องมีคำแปลภาษาไทยที่รับรองความถูกต้อง ซึ่งคุณภาพคำแปลอาจกลายเป็นประเด็นข้อพิพาทเองได้ แนวปฏิบัติที่ดีคือทำสัญญาสองภาษาในฉบับเดียว ระบุภาษาที่ใช้บังคับเมื่อข้อความขัดกัน ระบุกฎหมายที่ใช้บังคับและเขตอำนาจศาล และให้ผู้เชี่ยวชาญตรวจศัพท์กฎหมายก่อนลงนาม

ตั้งสติและแสดงเอกสารประจำตัวตามที่กฎหมายกำหนด ผู้ต้องหามีสิทธิทราบข้อกล่าวหา สิทธิที่จะไม่ให้การ สิทธิพบและปรึกษาทนายความเป็นการเฉพาะตัว และสิทธิมีล่ามหากไม่เข้าใจภาษาไทย ไม่ควรลงลายมือชื่อในบันทึกที่อ่านไม่เข้าใจ ควรขอสำเนาบันทึกและติดต่อสถานทูตของตนได้ตามอนุสัญญาเวียนนาว่าด้วยความสัมพันธ์ทางกงสุล จากนั้นให้ทนายเข้าร่วมกระบวนการสอบสวนโดยเร็วที่สุด

โดยทั่วไปคิดตามทุนทรัพย์ที่เรียกร้องในอัตราร้อยละสองของทุนทรัพย์และมีเพดานสูงสุดตามที่กฎหมายกำหนด คดีมโนสาเร่และคดีผู้บริโภคมีอัตราพิเศษหรือได้รับยกเว้นบางส่วน นอกจากค่าขึ้นศาลยังมีค่าส่งหมาย ค่าแปลเอกสาร ค่าล่าม และค่าทนายความ ผู้ที่มีรายได้น้อยอาจยื่นคำร้องขอดำเนินคดีอย่างคนอนาถาได้ ควรให้ทนายประเมินค่าใช้จ่ายรวมเทียบกับโอกาสได้รับชำระหนี้จริงก่อนฟ้อง

ต้องพิสูจน์ความแท้จริงของเอกสารและมีคำแปลภาษาไทยที่รับรองความถูกต้องแนบ โดยทั่วไปควรผ่านการรับรองจากโนตารีพับลิกและสถานทูตหรือสถานกงสุล หรือใช้ตราประทับ Apostille เมื่ออนุสัญญามีผลกับไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 หากคู่ความอีกฝ่ายโต้แย้งความถูกต้องของคำแปล ศาลอาจให้ตั้งผู้เชี่ยวชาญตรวจ จึงควรใช้ผู้แปลที่ตรวจสอบคุณวุฒิได้ตั้งแต่ต้นเพื่อลดความเสี่ยง

โดยทั่วไปคู่สัญญาสามารถตกลงกำหนดข้อ governing language ไว้ว่าให้ยึดฉบับภาษาใดเป็นหลัก และศาลไทยมักพิจารณาตามเจตนาที่ตกลงกันนั้นประกอบพยานหลักฐานอื่น แต่ในกระบวนพิจารณาของศาลไทยเอกสารภาษาต่างประเทศต้องมีคำแปลภาษาไทยที่รับรองความถูกต้องแนบเสมอ คำแนะนำเชิงปฏิบัติคือให้แปลคู่ขนานตั้งแต่ร่างแรก ไม่แปลหลังลงนาม ตรวจศัพท์เทคนิคที่มีผลทางกฎหมาย เช่น ค่าเสียหาย เบี้ยปรับ การเลิกสัญญา ให้ตรงกันทั้งสองฉบับ ข้อควรระวังคือการเขียนให้ยึดสองฉบับเท่ากัน ซึ่งมักกลายเป็นต้นเหตุข้อพิพาท

ตามหลักที่ใช้กันในไทย คำพิพากษาของศาลต่างประเทศไม่ถูกบังคับให้เป็นผลโดยอัตโนมัติ ผู้ที่ต้องการผลในไทยมักต้องฟ้องเป็นคดีใหม่ในศาลไทย โดยใช้คำพิพากษาต่างประเทศเป็นพยานหลักฐานสำคัญ ขั้นตอนคือ (1) ขอคำพิพากษาฉบับรับรองจากศาลต้นทาง (2) รับรองเอกสารตามสายงานและแปลไทยรับรอง (3) ยื่นฟ้องในเขตอำนาจที่ถูกต้อง ข้อควรระวังคืออายุความของมูลหนี้เดิม และประเด็นเขตอำนาจศาลที่ถูกยกขึ้นโต้แย้งได้ ควรประเมินโอกาสและต้นทุนกับทนายก่อนเริ่ม

ผู้ต้องหาและจำเลยมีสิทธิได้รับล่ามในกระบวนพิจารณาเมื่อไม่เข้าใจภาษาไทย มีสิทธิพบและปรึกษาทนายความ มีสิทธิที่จะไม่ให้ถ้อยคำที่เป็นผลร้ายแก่ตน และมีสิทธิยื่นคำร้องขอปล่อยชั่วคราวตามหลักเกณฑ์ของศาล เอกสารที่ควรเตรียมคือ พาสปอร์ต หลักฐานที่พักในไทย และหลักประกันหากขอประกันตัว ข้อควรระวังคือการลงลายมือชื่อในบันทึกภาษาไทยที่ยังไม่ได้แปลให้เข้าใจครบถ้วน ควรขอล่ามและทนายก่อนให้การทุกครั้ง

สัญญาระหว่างประเทศควรมีข้อกำหนดสองเรื่องแยกกันให้ชัด คือ กฎหมายที่ใช้บังคับ (governing law) และเวทีระงับข้อพิพาท (ศาลไทย ศาลต่างประเทศ หรืออนุญาโตตุลาการ) เอกสารที่ควรมีก่อนร่าง คือ หนังสือรับรองบริษัทของทั้งสองฝ่าย หลักฐานอำนาจลงนาม สำเนาพาสปอร์ต/บัตรของผู้ลงนาม และเงื่อนไขทางการค้าที่ตกลงกันแล้ว ขั้นตอนคือ (1) กำหนดเนื้อหาธุรกิจ (2) เลือกกฎหมายและเวทีข้อพิพาท (3) ร่างฉบับสองภาษาโดยระบุว่าภาษาใดมีผลเหนือกว่า (4) ตรวจอำนาจลงนาม (5) ลงนามและรับรองลายมือชื่อหากปลายทางต้องการ ข้อควรระวังคือ การเลือกศาลต่างประเทศไม่ได้แปลว่าคำพิพากษาจะบังคับในไทยได้ทันที เพราะไทยไม่มีระบบรับรองคำพิพากษาต่างประเทศโดยอัตโนมัติ หลายกรณีการเลือกอนุญาโตตุลาการจึงบังคับได้สะดวกกว่า ทีมเราให้คำปรึกษาเชิงโครงสร้างสัญญาและจัดชุดรับรองเอกสารให้ครบในรอบเดียวได้

ต่างชาติมีสิทธิเป็นคู่ความในศาลไทยได้ เอกสารที่ศาลมักต้องการคือ พาสปอร์ต หนังสือมอบอำนาจให้ทนายดำเนินคดี (ถ้าไม่มาศาลเอง) หลักฐานตัวบุคคล/นิติบุคคลของโจทก์ และพยานเอกสารที่แปลเป็นภาษาไทยพร้อมคำรับรองการแปล ขั้นตอนคือ (1) ปรึกษาและประเมินฐานคดี (2) จัดทำและรับรองหนังสือมอบอำนาจ ซึ่งถ้าลงนามต่างประเทศต้องผ่าน Notary และรับรองสถานทูต/นิติกรณ์ (3) แปลพยานเอกสาร (4) ยื่นฟ้องและวางค่าธรรมเนียมศาล (5) ดำเนินกระบวนพิจารณา ข้อควรระวังคือ ศาลไทยดำเนินกระบวนพิจารณาเป็นภาษาไทย ต้องจัดล่ามในวันสืบพยาน และคำแปลที่ไม่มีคำรับรองอาจถูกโต้แย้ง ทีมเราดูแลทั้งชุดมอบอำนาจ การแปลรับรอง และการจัดล่ามได้ครบวงจร

ไม่ได้โดยอัตโนมัติ ประเทศไทยไม่มีระบบรับรองคำพิพากษาต่างประเทศให้บังคับคดีได้ทันที ผู้ที่ต้องการผลในไทยมักต้องฟ้องเป็นคดีใหม่ในศาลไทย โดยใช้คำพิพากษาต่างประเทศเป็นพยานหลักฐานสำคัญ ชุดเอกสารที่ต้องเตรียมคือ คำพิพากษาฉบับรับรองจากศาลต้นทาง หนังสือรับรองว่าคดีถึงที่สุด การรับรองระหว่างประเทศตามเส้นทางอะพอสทีลหรือสถานทูต และคำแปลภาษาไทยที่รับรองโดยกรมการกงสุล ควรหารือทนายความก่อนเพื่อประเมินอายุความและฐานฟ้อง

ควรมีข้อสัญญาระบุชัดว่าหากถ้อยคำขัดกันให้ยึดภาษาใด และระบุด้วยว่าใช้กฎหมายของประเทศใดบังคับและใช้ศาลหรืออนุญาโตตุลาการใดระงับข้อพิพาท ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยคือกำหนดให้ภาษาอังกฤษเป็นหลักแต่ต้องยื่นต่อหน่วยงานไทยที่รับเฉพาะภาษาไทย ทำให้ต้องแปลใหม่และเกิดความเสี่ยงเรื่องความไม่ตรงกันของถ้อยคำ ทางที่ปลอดภัยคือจัดทำคำแปลรับรองไปพร้อมกันตั้งแต่วันลงนาม

ผู้ให้ถ้อยคำจัดทำข้อความตามแบบที่ทนายความปลายทางกำหนด แล้วลงนามต่อหน้าทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อในไทย จากนั้นเข้าสู่การรับรองที่กรมการกงสุล และรับรองปลายทางตามเส้นทางอะพอสทีลหรือสถานทูต ควรตรวจกับทนายความปลายทางก่อนว่าเขาต้องการถ้อยคำสาบานตนแบบใด เพราะบางประเทศบังคับให้ใช้สำนวนเฉพาะและต้องมีหน้ารับรองผู้แปลแนบท้ายด้วย

ศาลไทยดำเนินกระบวนพิจารณาเป็นภาษาไทย เอกสารภาษาต่างประเทศต้องมีคำแปลภาษาไทยแนบ พร้อมหนังสือรับรองผู้แปลว่าแปลถูกต้องครบถ้วน หากเป็นเอกสารราชการต่างประเทศควรผ่านการรับรองระหว่างประเทศก่อน มิฉะนั้นคู่ความอีกฝ่ายอาจโต้แย้งความถูกต้องแท้จริงของเอกสาร ควรเตรียมสำเนาให้เพียงพอทั้งสำหรับศาลและคู่ความ

ใช้ใบแต่งทนายความตามแบบของศาล ลงนามโดยตัวความ พร้อมสำเนาบัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทาง หากตัวความอยู่ต่างประเทศต้องลงนามต่อหน้าเจ้าหน้าที่สถานทูตไทยหรือโนตารีในประเทศนั้นแล้วผ่านการรับรองระหว่างประเทศและแปลรับรอง กรณีนิติบุคคลต้องแนบหนังสือรับรองบริษัทที่ออกไม่นานและตราประทับตามที่จดทะเบียนไว้

คนไทยขอหนังสือรับรองความเป็นโสดได้ที่สำนักงานเขตหรือที่ว่าการอำเภอตามภูมิลำเนา โดยใช้บัตรประชาชน ทะเบียนบ้าน และพยานตามที่นายทะเบียนกำหนด จากนั้นแปลเป็นภาษาปลายทางและรับรองคำแปลที่กรมการกงสุล ก่อนเข้าเส้นทางอะพอสทีลหรือสถานทูตปลายทางตามแต่กรณี เอกสารกลุ่มนี้มักมีกรอบอายุการยอมรับสั้น จึงควรทำเมื่อใกล้ใช้จริง

กฎหมายไทยรับรองผลของธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์โดยหลัก แต่คุณค่าในการพิสูจน์ขึ้นกับความน่าเชื่อถือของวิธีที่ใช้ เช่น การระบุตัวตนผู้ลงนาม การตรวจพบการแก้ไขภายหลัง และร่องรอยการทำรายการ เอกสารบางประเภทยังต้องทำเป็นหนังสือและจดทะเบียนต่อพนักงานเจ้าหน้าที่ เช่น นิติกรรมเกี่ยวกับอสังหาริมทรัพย์ นอกจากนี้งานรับรองลายมือชื่อเพื่อใช้ต่างประเทศยังต้องลงนามจริงต่อหน้าทนายความผู้ทำคำรับรอง

เริ่มจากตรวจข้อสัญญาสามข้อคือ กฎหมายที่ใช้บังคับ เวทีระงับข้อพิพาท และวิธีส่งคำบอกกล่าว จากนั้นออกหนังสือบอกกล่าวตามวิธีที่สัญญากำหนดและเก็บหลักฐานการส่ง หากต้องดำเนินคดี ให้ประเมินว่าทรัพย์สินของคู่สัญญาอยู่ในเขตอำนาจใด เพราะการชนะคดีในเวทีที่บังคับคดีไม่ได้จะไม่เกิดผลจริง เอกสารประกอบทุกฉบับควรจัดทำคำแปลรับรองไว้ล่วงหน้า

ใช้ได้หากทำถูกต้องตามแบบที่กฎหมายรับรอง แต่ในทางปฏิบัติการนำไปใช้กับทรัพย์สินในไทยต้องผ่านศาลไทยเพื่อตั้งผู้จัดการมรดก และต้องมีคำแปลรับรองพร้อมการรับรองระหว่างประเทศ วิธีที่ลดปัญหาคือทำพินัยกรรมแยกฉบับสำหรับทรัพย์สินในไทยโดยระบุชัดว่าไม่เพิกถอนพินัยกรรมฉบับต่างประเทศที่ครอบคลุมทรัพย์สินนอกประเทศ เพื่อไม่ให้สองฉบับล้มล้างกันเอง

ใช้บ่อยกับการขอวีซ่าถาวร การขอสัญชาติ การสมัครงานในภาครัฐและสถาบันการเงินต่างประเทศ การรับบุตรบุญธรรม และการขอใบอนุญาตประกอบวิชาชีพ ผู้ขอในไทยยื่นที่ศูนย์พิสูจน์หลักฐานของสำนักงานตำรวจแห่งชาติ ส่วนเอกสารจากต่างประเทศต้องผ่านการรับรองของประเทศต้นทางแล้วแปลรับรองในไทย ควรตรวจกรอบอายุที่ปลายทางยอมรับ เพราะหลายแห่งกำหนดไม่เกินสามถึงหกเดือน

ตรวจได้จากสองส่วน คือ เลขที่ใบอนุญาตทนายความ และการขึ้นทะเบียนเป็นทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารตามข้อบังคับสภาทนายความ ผู้รับเอกสารสามารถสอบถามสถานะการขึ้นทะเบียนกับสภาทนายความในพระบรมราชูปถัมภ์ได้ ควรตรวจว่าตราประทับ ลายมือชื่อ และเลขทะเบียนบนเอกสารตรงกัน เพราะหน่วยงานปลายทางหลายแห่งเทียบลายมือชื่อกับตัวอย่างที่เก็บไว้

สลับลำดับขั้นตอน คือแปลก่อนที่ต้นฉบับจะได้รับการรับรอง ทำให้ต้องเริ่มใหม่ทั้งชุด รองลงมาคือเลือกเส้นทางผิดระหว่างอะพอสทีลกับการรับรองผ่านสถานทูต โดยไม่ตรวจว่าประเทศปลายทางเป็นภาคีอนุสัญญาหรือไม่ และการใช้ชื่อสะกดต่างกันในเอกสารแต่ละฉบับ การวางลำดับให้ถูกตั้งแต่ต้นช่วยประหยัดเวลาได้มากกว่าการเร่งขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่ง