การแปลและรับรองคำแปล

ค่าธรรมเนียมราชการอยู่ที่ 200 บาทต่อตราประทับ (ต่อฉบับ) สำหรับแบบปกติ และ 400 บาทต่อฉบับสำหรับแบบด่วนภายในวันเดียว หากมีการแปลเอกสารจะมีค่าแปลแยกตามภาษาและจำนวนหน้า ส่วนค่าบริการเอเจนซี่รับเดินเรื่องเริ่มต้นประมาณ 1,500–2,500 บาทต่อชุด รวมค่าเดินทางและติดตามผล

ทำได้ในทางเทคนิค แต่กรมการกงสุลจะตรวจความถูกต้องของคำแปลอย่างเข้มงวด โดยเฉพาะการสะกดชื่อ-สกุลตามหนังสือเดินทาง เลขที่เอกสาร วันที่แบบสากล และรูปแบบตาราง หากผิดแม้จุดเดียวจะถูกตีกลับและต้องยื่นใหม่ จึงแนะนำใช้นักแปลที่มีประสบการณ์ยื่นกงสุลเพื่อลดความเสี่ยงการตีกลับซึ่งเสียเวลาอีก 2–3 วันทำการ

หนังสือรับรองบริษัท (DBD) บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5) หนังสือบริคณห์สนธิ ใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ภ.พ.20 งบการเงิน หนังสือมอบอำนาจกรรมการ Certificate of Free Sale และสัญญาการค้าระหว่างประเทศ ทั้งหมดต้องคัดฉบับใหม่ไม่เกิน 3–6 เดือน แปลเป็นภาษาอังกฤษ แล้วรับรองคำแปลก่อนประทับตรากงสุล

ขั้นแรกให้มหาวิทยาลัยออกฉบับจริงหรือสำเนาที่นายทะเบียนรับรองพร้อมลายเซ็นสด จากนั้นแปลเป็นภาษาอังกฤษให้ตรงชื่อ-สกุลตามพาสปอร์ต แล้วยื่นรับรองคำแปลที่กรมการกงสุล หากปลายทางเป็นประเทศภาคี Apostille ก็จบที่ขั้นนี้ ถ้าไม่ใช่ต้องนำไปประทับตราสถานทูตปลายทางเพิ่มอีกหนึ่งขั้น

เส้นทางมาตรฐานคือ 1) รับรองที่หน่วยงานผู้ออกหรือ Notary Public ในประเทศต้นทาง 2) ขอ Apostille หรือรับรองจากกระทรวงการต่างประเทศประเทศนั้น 3) หากประเทศนั้นไม่ใช่ภาคี ต้องให้สถานเอกอัครราชทูตไทยประจำประเทศนั้นรับรอง 4) แปลเป็นภาษาไทย และ 5) นำมารับรองคำแปลที่กรมการกงสุลไทยก่อนใช้กับหน่วยราชการไทย

สาเหตุที่พบบ่อย ได้แก่ สำเนาไม่ได้รับรองจากนายทะเบียน ลายเซ็นเจ้าหน้าที่ไม่ตรงฐานข้อมูล คำแปลสะกดชื่อไม่ตรงพาสปอร์ต เอกสารเก่าเกินกำหนดของปลายทาง เอกสารชำรุด/ลบแก้ ใช้หมึกถ่ายเอกสารจาง และการแปลตัวเลขวันที่แบบไทย (พ.ศ.) โดยไม่แปลงเป็น ค.ศ.

ขอหนังสือรับรองสถานะแห่งครอบครัว (ความเป็นโสด) จากสำนักงานเขต/อำเภอ โดยใช้พยานบุคคล 2 คน จากนั้นแปลเป็นภาษาปลายทาง รับรองคำแปลที่กรมการกงสุล และประทับตราสถานทูตปลายทางหากประเทศนั้นไม่ใช่ภาคี Apostille เอกสารนี้ปกติมีอายุการยอมรับ 3–6 เดือนแล้วแต่ประเทศ

แพ็กเกจมาตรฐานเริ่มต้น 1,500 บาทต่อชุดเอกสาร (รวมรับ-ส่งเอกสาร ยื่น และติดตาม) บวกค่าธรรมเนียมราชการ 200/400 บาทต่อฉบับ ค่าแปลตามภาษา และค่าส่ง DHL ระหว่างประเทศตามน้ำหนัก เรายืนยันราคาทั้งชุดเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนเริ่มงานเสมอ ไม่มีค่าใช้จ่ายแอบแฝง

กรมการกงสุลรับรองคำแปลไทย–อังกฤษ และอังกฤษ–ไทยเป็นหลัก สำหรับภาษาอื่น เช่น จีน ญี่ปุ่น เยอรมัน ฝรั่งเศส รัสเซีย อาหรับ แนวปฏิบัติคือแปลเป็นอังกฤษก่อนแล้วรับรองกงสุล จากนั้นให้สถานทูตปลายทางหรือนักแปลสาบานตน (sworn translator) ในประเทศปลายทางแปลต่ออีกทอดหนึ่ง

ชุดมาตรฐานคือ หนังสือรับรองบริษัท, บอจ.5, หนังสือบริคณห์สนธิ, รายงานการประชุมคณะกรรมการที่อนุมัติการลงทุน, หนังสือมอบอำนาจให้ผู้ลงนามในต่างประเทศ และงบการเงินปีล่าสุด ทุกฉบับต้องแปลอังกฤษ รับรองคำแปล แล้วผ่านนิติกรณ์กระทรวงการต่างประเทศ ถ้าปลายทางเป็นประเทศนอกภาคีเฮกต้องประทับสถานทูตปลายทางต่ออีกชั้น

ใช่สำหรับตลาดตะวันออกกลางเป็นหลัก ลำดับคือ ออกเอกสารบนหัวจดหมายบริษัท → รับรองโดยสภาหอการค้าแห่งประเทศไทย → นิติกรณ์กระทรวงการต่างประเทศ → สถานทูตปลายทาง ส่วน Certificate of Origin ให้ขอผ่านกรมการค้าต่างประเทศ ทั้งนี้ชื่อบริษัทและเลขทะเบียนต้องตรงกับหนังสือรับรอง DBD ทุกตัวอักษร มิฉะนั้นถูกตีกลับ

สามอันดับแรกคือ (1) การสะกดชื่อในคำแปลไม่ตรงกับหน้าพาสปอร์ต (2) ใช้สำเนาที่ไม่ได้รับรองจากหน่วยงานผู้ออกเอกสาร เช่น ถ่ายสำเนาทะเบียนบ้านเองโดยไม่ได้ให้ที่ว่าการอำเภอรับรอง และ (3) เอกสารเก่าเกินกรอบเวลาที่ปลายทางกำหนด เราจึงทำ pre-check ทุกฉบับเทียบ checklist ของหน่วยงานปลายทางก่อนยื่นเสมอ

ได้ครับ เราทำงานแบบ door-to-door ทั่วประเทศ ลูกค้าส่งเอกสารตัวจริงพร้อมหนังสือมอบอำนาจติดอากรแสตมป์ 30 บาทและสำเนาบัตรประชาชน/พาสปอร์ตมาที่สำนักงาน เราดำเนินการแปล รับรองคำแปล ยื่นกรมการกงสุล และสถานทูตปลายทางให้ครบ แล้วส่งกลับทางขนส่งที่ติดตามได้ ปกติจบใน 3–5 วันทำการสำหรับเส้นทางมาตรฐาน

ประเทศไทยยื่นภาคยานุวัติสารเข้าเป็นภาคีอนุสัญญา Apostille (Hague 1961) แล้ว โดยอนุสัญญาจะมีผลใช้บังคับกับไทยวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 (2027) ตามตารางสถานะของ HCCH ดังนั้นในปี 2026 เอกสารที่จะใช้ต่างประเทศยังต้องเดินเส้นทางเดิมคือ รับรองคำแปล/นิติกรณ์ที่กรมการกงสุล แล้วประทับตราสถานทูตปลายทางในกรุงเทพฯ ถ้างานของคุณมีกำหนดยื่นหลังวันดังกล่าว จึงค่อยวางแผนใช้ Apostille ใบเดียว

แนบเอกสารตัวจริงพร้อมคำแปล คำร้องขอรับรองเอกสารที่กรอกครบ สำเนาบัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทางของเจ้าของเอกสาร ค่าธรรมเนียมตามจำนวนตราประทับ และซองเปล่าติดแสตมป์/ใบส่งพัสดุสำหรับส่งคืนพร้อมที่อยู่ชัดเจน แนะนำใส่เบอร์โทรและอีเมลไว้ด้วยเพื่อให้เจ้าหน้าที่ติดต่อกลับได้เมื่อพบข้อบกพร่อง ซึ่งช่วยลดรอบการส่งกลับ-ส่งใหม่

ถ้าเอกสารถูกปฏิเสธตั้งแต่ขั้นตรวจรับ (ยังไม่รับชำระ) จะไม่มีค่าธรรมเนียม แต่ถ้ารับเรื่องและประทับตราไปแล้วภายหลังพบว่าคำแปลผิดจนต้องแก้ ต้องยื่นใหม่และชำระค่าธรรมเนียมต่อฉบับใหม่ตามอัตราปกติ เพราะค่าธรรมเนียมผูกกับจำนวนตราประทับที่ออก ไม่ใช่กับจำนวนครั้งที่ยื่น

ยึดตามหน้าหนังสือเดินทางเป็นหลักเสมอ เพราะหน่วยงานปลายทางจะเทียบกับพาสปอร์ต ถ้าเคยใช้สะกดแบบอื่นในเอกสารเก่า ให้ระบุเป็นวงเล็บกำกับหรือทำหนังสือรับรองว่าเป็นบุคคลเดียวกัน (One and the Same Person) แล้วรับรองผ่านนิติกรณ์ควบคู่กัน จะช่วยกันปัญหาตอนยื่นวีซ่าหรือจดทะเบียนสมรสต่างประเทศ

ต้องแปลงครับ คำแปลภาษาอังกฤษต้องระบุปีเป็นคริสต์ศักราชและใช้รูปแบบวันที่ที่ไม่กำกวม เช่น 15 March 2026 การคงเลข 2569 ไว้ในคำแปลเป็นสาเหตุการตีกลับที่พบบ่อย และอาจทำให้ปลายทางคำนวณอายุหรือวันหมดอายุผิด ทีมแปลของเราตรวจจุดนี้เป็นรายการบังคับก่อนยื่นทุกครั้ง

นับตามจำนวน 'ตราประทับ' ที่ออก ไม่ใช่ตามชุด โดยทั่วไปหนึ่งเอกสารต้นฉบับพร้อมคำแปลจะได้รับตราประทับตามรายการที่ขอรับรอง เช่น รับรองคำแปลหนึ่งตรา หากขอรับรองลายมือชื่อเจ้าหน้าที่บนต้นฉบับด้วยก็เป็นอีกตรา จึงควรระบุให้ชัดตั้งแต่ยื่นว่าปลายทางต้องการรับรองแบบใด เพื่อไม่ให้จ่ายเกินหรือได้ตราไม่ครบ

ชุดที่หน่วยงานตรวจคนเข้าเมืองต่างประเทศขอบ่อยคือ สูติบัตร ทะเบียนบ้าน บัตรประชาชน ทะเบียนสมรสหรือหย่า หนังสือรับรองความประพฤติจากสำนักงานตำรวจแห่งชาติ และเอกสารการศึกษา ทุกฉบับต้องเป็นฉบับคัดใหม่ แปลอังกฤษ รับรองคำแปลที่กรมการกงสุล แล้วจึงผ่านสถานทูตปลายทางหรือ Apostille เมื่ออนุสัญญามีผลกับไทยแล้ว

ตัวเอกสารจากศูนย์บริการออกหนังสือรับรองความประพฤติ สำนักงานตำรวจแห่งชาติ ไม่ได้ระบุวันหมดอายุไว้บนเอกสาร แต่ประเทศปลายทางมักกำหนดว่าต้องออกไม่เกิน 3 หรือ 6 เดือนก่อนวันยื่น จึงควรขอเอกสาร แปล และรับรองให้ต่อเนื่องกันภายในกรอบเวลานั้น ไม่ควรขอไว้ล่วงหน้าหลายเดือนแล้วค่อยรับรอง

ไม่แนะนำอย่างยิ่งครับ คำแปลที่ยื่นนิติกรณ์ต้องถูกต้องตรงต้นฉบับทั้งชื่อเฉพาะ เลขที่เอกสาร ชื่อหน่วยงาน และรูปแบบตาราง เครื่องมือแปลอัตโนมัติมักแปลชื่อหน่วยงานราชการผิด สลับลำดับวันที่ และตัดข้อความในตราประทับทิ้ง ซึ่งเป็นเหตุให้ถูกตีกลับ ควรให้นักแปลที่มีประสบการณ์ตรวจและรับผิดชอบคำแปลเสมอ

เอกสารที่ใช้เป็นพยานหลักฐานในศาลต่างประเทศมักต้องมีคำรับรองของผู้แปล (Translator's Affidavit/Certificate of Accuracy) แนบท้าย ระบุชื่อ คุณวุฒิ และคำยืนยันความถูกต้อง โดยลงนามต่อหน้าทนายความ Notary Public ก่อน แล้วจึงนำลายมือชื่อทนายไปรับรองที่กรมการกงสุล และผ่านสถานทูตปลายทางตามกฎของศาลนั้น

ต้องเริ่มที่สถานเอกอัครราชทูตหรือสถานกงสุลของประเทศตนในกรุงเทพฯ เพื่อรับรองเอกสารหรือลายมือชื่อก่อน จากนั้นนำมารับรองลายมือชื่อเจ้าหน้าที่สถานทูตนั้นที่กรมการกงสุลไทย เอกสารจึงจะใช้กับหน่วยราชการไทยได้ หากต้องยื่นกับหน่วยงานไทย ต้องแปลเป็นภาษาไทยและรับรองคำแปลเพิ่มอีกขั้น

ใบรับรองแพทย์ต้องออกโดยแพทย์ผู้มีใบอนุญาตประกอบวิชาชีพเวชกรรม ระบุเลขที่ใบอนุญาต ตราประทับโรงพยาบาล และลายมือชื่อสด บางกรณีปลายทางขอให้แพทยสภาหรือโรงพยาบาลรับรองลายมือชื่อแพทย์ก่อน จากนั้นแปลอังกฤษ รับรองคำแปลที่กรมการกงสุล และผ่านสถานทูตปลายทางถ้าจำเป็น ควรตรวจว่าเอกสารต้องใช้แบบฟอร์มเฉพาะของปลายทางหรือไม่

ทำได้เฉพาะกรณีที่เอกสารต้นฉบับพร้อมสมบูรณ์และคำแปลเสร็จแล้ว โดยยื่นแบบด่วนก่อน 11:30 น. รับคืนช่วงบ่ายวันเดียวกัน แต่ถ้ายังต้องคัดเอกสารจากอำเภอ ขอเอกสารจาก DBD หรือรอสถานทูตปลายทาง จะไม่สามารถจบใน 24 ชั่วโมงได้ เพราะสถานทูตส่วนใหญ่มีรอบทำการของตนเอง 2–7 วันทำการ

การรับรองคำแปลคือกรมการกงสุลตรวจว่าคำแปลถูกต้องตรงกับต้นฉบับ ส่วนการรับรองลายมือชื่อคือการยืนยันว่าลายมือชื่อและตราประทับของเจ้าหน้าที่ผู้ออกเอกสารหรือทนายความ Notary Public เป็นของจริงตามฐานข้อมูล งานส่วนใหญ่ต้องทำทั้งสองอย่างต่อเนื่องกัน และปลายทางบางแห่งระบุเจาะจงว่าต้องการแบบใด ควรถามให้ชัดก่อนยื่น

ทายาทต้องมีมรณบัตร ทะเบียนบ้านที่จำหน่ายชื่อผู้ตาย และคำสั่งศาลตั้งผู้จัดการมรดกหรือหนังสือทายาทโดยธรรม จากนั้นแปลอังกฤษและรับรองคำแปลที่กรมการกงสุลเพื่อใช้เคลมทรัพย์สิน บัญชีธนาคาร หรือประกันในต่างประเทศ หลายประเทศขอคำสั่งศาลไทยฉบับรับรองสำเนาถูกต้องจากศาลด้วย จึงควรขอพร้อมกันในคราวเดียว

ค่าธรรมเนียมคิดเป็นรายตราประทับ ไม่ใช่รายชุดเอกสาร โดยแบบปกติอยู่ที่ 200 บาทต่อตรา และแบบด่วน 400 บาทต่อตรา หมายความว่าเอกสาร 5 ฉบับที่ต้องรับรองทั้งต้นฉบับและคำแปลจะถูกนับหลายตรา ควรคำนวณจำนวนตราก่อนตั้งงบ แบบปกติทราบผลประมาณ 2-3 วันทำการ ส่วนแบบด่วนโดยทั่วไปรับคืนได้ภายในวันทำการเดียวกันหรือวันถัดไปเมื่อยื่นภายในรอบเช้า ทั้งนี้อัตราและรอบเวลาอาจปรับได้ ควรตรวจสอบ ณ วันยื่นจริง

ลำดับที่ถูกต้องคือได้ต้นฉบับหรือสำเนาที่หน่วยงานผู้ออกรับรองสำเนาถูกต้องก่อน จากนั้นจึงแปลเป็นภาษาปลายทาง แล้วยื่นให้กรมการกงสุลรับรองทั้งความถูกต้องของคำแปลและลายมือชื่อผู้รับรอง หากแปลจากสำเนาที่ถ่ายเอกสารเองโดยไม่มีตรารับรองของหน่วยงาน เจ้าหน้าที่จะตีกลับตั้งแต่ขั้นตรวจรับ

การสะกดชื่อภาษาอังกฤษในคำแปลต้องตรงกับหนังสือเดินทางทุกตัวอักษร รวมถึงคำนำหน้าและลำดับชื่อกลาง หากทะเบียนบ้านหรือสูติบัตรสะกดต่างจากพาสปอร์ต ให้แปลตามพาสปอร์ตและแนบสำเนาหน้าพาสปอร์ตประกอบ กรณีเคยเปลี่ยนชื่อ ให้แนบใบเปลี่ยนชื่อสกุลที่รับรองแล้วเข้าไปในชุดเดียวกัน เพื่อให้เจ้าหน้าที่เชื่อมโยงตัวบุคคลได้

ได้ โดยส่งต้นฉบับพร้อมหนังสือมอบอำนาจและสำเนาบัตรมาทางไปรษณีย์ลงทะเบียนหรือขนส่งเอกชนที่ติดตามพัสดุได้ ทีมงานจะตรวจความครบถ้วนก่อนยื่น ดำเนินการแปลและยื่นนิติกรณ์ แล้วส่งกลับด้วย EMS หรือ DHL ตามที่เลือก เส้นทางมาตรฐานใช้เวลารวมประมาณ 3-5 วันทำการ ไม่รวมเวลาขนส่ง

ชุดมาตรฐานประกอบด้วยหนังสือรับรองบริษัทจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้าฉบับล่าสุด บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5) หนังสือบริคณห์สนธิ ใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.20) และงบการเงินถ้าปลายทางขอ ทุกฉบับต้องเป็นฉบับคัดรับรองจากหน่วยงาน แล้วจึงแปลและยื่นนิติกรณ์ ชื่อบริษัทภาษาอังกฤษต้องตรงกับที่จดทะเบียนไว้ ห้ามแปลใหม่ตามความเข้าใจ

โดยทั่วไปต้อง หากปลายทางเป็นหน่วยงานตรวจคนเข้าเมืองหรือสภาวิชาชีพต่างประเทศ ลำดับคือรับหนังสือรับรองจากกองบัญชาการตำรวจสันติบาล แปลเป็นภาษาปลายทาง ยื่นรับรองที่กรมการกงสุล และหากปลายทางไม่ใช่ประเทศภาคี Apostille ให้ยื่นสถานทูตของประเทศนั้นต่อ ควรเช็กกรอบอายุเอกสารเพราะหลายประเทศรับเฉพาะฉบับที่ออกไม่เกิน 3-6 เดือน

ต้องใช้ฉบับที่สถาบันการศึกษาออกให้หรือรับรองสำเนาถูกต้องพร้อมลายมือชื่อนายทะเบียน หากเป็นสถาบันเอกชนบางแห่ง กรมการกงสุลอาจขอให้ผ่านการรับรองของกระทรวงการอุดมศึกษาฯ หรือกระทรวงศึกษาธิการก่อน จากนั้นแปลและยื่นนิติกรณ์ กรณีใช้สมัครงานหรือขอใบอนุญาตวิชาชีพ ควรทำทั้งปริญญาบัตรและทรานสคริปต์ในคราวเดียวเพื่อประหยัดรอบเวลา

ใช้ยื่นจดทะเบียนสมรสในต่างประเทศหรือขอวีซ่าคู่สมรส โดยขอที่สำนักงานเขตหรือที่ว่าการอำเภอในรูปหนังสือรับรองสถานภาพ จากนั้นแปลและรับรองกงสุล ข้อควรระวังคือหลายประเทศรับเฉพาะฉบับอายุไม่เกิน 3 เดือน และบางประเทศต้องการให้ระบุด้วยว่าไม่เคยจดทะเบียนสมรสหรือหย่าแล้วเมื่อใด จึงควรขอฉบับที่ระบุรายละเอียดครบตั้งแต่ต้น

แต่ละสถานทูตมีแบบฟอร์มและเงื่อนไขของตนเอง โดยทั่วไปต้องใช้เอกสารที่ผ่านตรากงสุลแล้ว สำเนาพาสปอร์ตผู้ถือเอกสาร แบบคำร้องของสถานทูต และค่าธรรมเนียมเป็นเงินสด บางแห่งรับเฉพาะช่วงเช้า บางแห่งรับเฉพาะตัวแทนที่ขึ้นทะเบียน และบางแห่งกำหนดให้คำแปลต้องทำโดยผู้แปลที่สถานทูตยอมรับเท่านั้น จึงควรตรวจเงื่อนไขรายสถานทูตก่อนวางแผนวันยื่น

ต้องขอคัดสำเนาคำพิพากษาหรือคำสั่งที่ศาลรับรองสำเนาถูกต้องพร้อมประทับตราศาล และควรขอหนังสือรับรองคดีถึงที่สุดหากปลายทางต้องการ จากนั้นแปลโดยผู้แปลที่รับผิดชอบลงนาม แล้วยื่นรับรองนิติกรณ์และสถานทูตปลายทาง งานประเภทนี้คำศัพท์ต้องแม่นมาก เพราะการแปลฐานความผิดหรือคำบังคับผิดพลาดจะทำให้หน่วยงานปลายทางตีความสถานะทางกฎหมายผิด

ชุดที่ใช้บ่อยคือมรณบัตร ทะเบียนบ้านของผู้ตายที่จำหน่ายแล้ว คำสั่งตั้งผู้จัดการมรดก และพินัยกรรมหรือหนังสือรับรองทายาท ทุกฉบับต้องเป็นฉบับที่หน่วยงานผู้ออกรับรอง แล้วจึงแปลและยื่นนิติกรณ์ หากปลายทางเป็นธนาคารหรือหน่วยงานทะเบียนที่ดินต่างประเทศ มักขอเพิ่มหนังสือมอบอำนาจที่ผ่าน Notary และตรากงสุลควบคู่กัน

ในทางปฏิบัติกรมการกงสุลตรวจความถูกต้องของคำแปลอย่างละเอียด และแนวปฏิบัติปัจจุบันกำหนดให้ผู้แปลลงนามรับรองพร้อมแนบหลักฐานแสดงตน คำแปลที่ทำเองโดยไม่มีมาตรฐานรูปแบบ เช่น ไม่คงเลขที่เอกสาร ไม่ถอดชื่อสถานที่ตามระบบ หรือจัดหน้าไม่ตรงต้นฉบับ มักถูกตีกลับ การใช้ผู้แปลที่ทำงานกับนิติกรณ์เป็นประจำจึงลดความเสี่ยงรอบตีกลับได้มาก

เส้นทางกลับด้านคือให้หน่วยงานในประเทศต้นทางรับรอง แล้วให้สถานเอกอัครราชทูตไทยหรือสถานกงสุลใหญ่ไทยในประเทศนั้นรับรอง จากนั้นนำเข้ามาแปลเป็นภาษาไทยและยื่นให้กรมการกงสุลรับรองคำแปลอีกครั้ง หน่วยงานไทยส่วนใหญ่ เช่น สำนักงานเขต กรมที่ดิน และ ตม. จะรับเฉพาะคำแปลภาษาไทยที่ผ่านตรากงสุลแล้วเท่านั้น

หากยังไม่ได้ประทับตรารับรอง โดยทั่วไปจะเป็นการคืนเรื่องให้แก้ไขและยื่นใหม่ ค่าธรรมเนียมที่ชำระแล้วสำหรับตราที่ยังไม่ออกจะจัดการตามระเบียบของหน่วยงาน แต่ต้นทุนที่แท้จริงคือเวลาที่เสียไปหนึ่งรอบเต็ม ทางที่ประหยัดที่สุดคือตรวจชุดเอกสารกับเช็กลิสต์ของหน่วยงานปลายทางให้ครบก่อนยื่นครั้งแรก

ทำได้เมื่อเข้าเงื่อนไขสามข้อพร้อมกัน คือเอกสารต้นฉบับครบและถูกต้องตั้งแต่แรก คำแปลเสร็จก่อนยื่น และยื่นแบบด่วนภายในรอบเช้าของวันทำการ กรณีต้องผ่านสถานทูตปลายทางต่อ ให้บวกรอบของสถานทูตอีกอย่างน้อยหนึ่งถึงสามวันทำการ ซึ่งควบคุมไม่ได้ จึงไม่ควรจองตั๋วเครื่องบินหรือนัดหมายปลายทางก่อนได้เอกสารจริง

สำเนาทะเบียนบ้านควรคัดจากสำนักงานเขตหรือที่ว่าการอำเภอพร้อมตรารับรองของนายทะเบียน ไม่ใช่ถ่ายเอกสารจากเล่มที่บ้าน ส่วนบัตรประชาชนใช้สำเนาที่เจ้าของบัตรลงนามรับรองสำเนาถูกต้องได้ แต่บางปลายทางขอหนังสือรับรองรายการบัตรจากสำนักทะเบียนแทน ตรวจข้อกำหนดปลายทางก่อนคัดเอกสารจะช่วยไม่ต้องเดินซ้ำ

ลำดับจริงคือ 1) เอกสารต้นทางรับรองโดยนายทะเบียนอำเภอ/เขต 2) แปลไทย–อังกฤษ (บางกรณีต้องแปลจีน) 3) นิติกรณ์กรมการกงสุล แจ้งวัฒนะ 4) ยื่นศูนย์รับยื่นวีซ่าจีน (CVASC) เพื่อรับรองเอกสารต่อ ปกติ 4 วันทำการ ด่วน 2 วัน ค่าธรรมเนียมขึ้นกับประเภทเอกสารและสัญชาติผู้ยื่น

เวียดนามยังไม่เป็นภาคี Apostille สำหรับเอกสารไทย จึงต้องผ่าน MFA ไทยก่อนแล้วยื่นสถานเอกอัครราชทูตเวียดนามประจำกรุงเทพฯ ใช้เวลาราว 3–5 วันทำการ ต้องมีคำแปลอังกฤษที่ผ่านนิติกรณ์แล้ว และสำเนาพาสปอร์ตผู้ถือเอกสาร

ส่วนใหญ่ไม่ต้อง เพราะญี่ปุ่นยอมรับเอกสารไทยที่ผ่านนิติกรณ์กรมการกงสุลพร้อมคำแปลอังกฤษ/ญี่ปุ่น หน่วยงานญี่ปุ่นบางแห่ง (เช่น ศาลครอบครัวหรือเทศบาล) อาจขอให้แปลเป็นญี่ปุ่นโดยผู้แปลที่ระบุชื่อ–ที่อยู่กำกับ ควรถามหน่วยงานปลายทางก่อนเสมอ

กลุ่มประเทศอ่าวมักบังคับลำดับ หอการค้าไทย (สำหรับเอกสารการค้า) → กรมการกงสุล → สถานทูตปลายทาง และบางแห่งต้องผ่านกระทรวงการต่างประเทศของประเทศนั้นอีกครั้งเมื่อถึงปลายทาง เอกสารบุคคลต้องมีคำแปลอาหรับที่สถานทูตยอมรับ ระยะเวลารวม 7–15 วันทำการ

เยอรมนีมักใช้กระบวนการตรวจสอบเอกสาร (Urkundenüberprüfung) ผ่านทนายความที่สถานทูตแต่งตั้ง ซึ่งใช้เวลา 6–12 สัปดาห์และมีค่าธรรมเนียมสูง ต้องเตรียมเอกสารต้นฉบับ คำแปลเยอรมันโดยนักแปลที่ได้รับการยอมรับ และหลักฐานเส้นทางเอกสาร แนะนำเริ่มเรื่องล่วงหน้าอย่างน้อย 3 เดือนก่อนกำหนดใช้

ฝรั่งเศสยอมรับคำแปลจากนักแปลสาบานตน (assermenté) ที่ขึ้นทะเบียนกับศาลอุทธรณ์ฝรั่งเศส หรือคำแปลที่ผ่านนิติกรณ์ไทยแล้วรับรองโดยสถานทูตฝรั่งเศส แนวปฏิบัติที่ปลอดภัยคือทำ MFA ไทยก่อน แล้วให้ผู้แปลสาบานตนในฝรั่งเศสแปลจากฉบับที่รับรองแล้ว

ออสเตรเลียเป็นภาคี Apostille และรับคำแปลจากนักแปล NAATI เป็นมาตรฐาน ขั้นตอนคือ เอกสารไทยรับรองนายทะเบียน → แปลโดย NAATI → นิติกรณ์กรมการกงสุล (หรือ Apostille หลัง 28 ก.พ. 2570) หน่วยงานออสเตรเลียส่วนใหญ่ไม่ต้องการการรับรองจากสถานทูตเพิ่ม

ไม่ต้อง สถานเอกอัครราชทูตสหรัฐฯ ไม่รับรองเอกสารไทยเพื่อใช้ในสหรัฐฯ แต่รับรองลายมือชื่อของพลเมืองอเมริกัน (notarial service) เท่านั้น เอกสารไทยที่จะใช้ในสหรัฐฯ ใช้เส้นทาง แปลอังกฤษ → นิติกรณ์กรมการกงสุล และหลัง 28 ก.พ. 2570 จะใช้ Apostille ได้เลย

Home Office ยอมรับเอกสารไทยที่แปลอังกฤษโดยผู้แปลที่ระบุชื่อ วันที่ และคำรับรองว่าเป็นคำแปลที่ถูกต้อง พร้อมนิติกรณ์กรมการกงสุล หากเป็นเอกสารที่ใช้ในศาลหรือทะเบียนสมรส UK ควรเพิ่มการรับรองจากสถานเอกอัครราชทูตอังกฤษหรือใช้ Apostille เมื่อมีผลบังคับ

ต้องใช้ทะเบียนสมรส ทะเบียนบ้าน และหนังสือรับรองความประพฤติ แปลอังกฤษหรือเกาหลี ผ่านนิติกรณ์กรมการกงสุลก่อน แล้วยื่นที่ศูนย์รับคำร้องวีซ่าเกาหลี (KVAC) พร้อมเอกสารฝ่ายเกาหลี เช่น 가족관계증명서 ที่ออกไม่เกิน 3 เดือน

ใช้สำนักงานเศรษฐกิจและวัฒนธรรมไทเป ประจำประเทศไทย (TECO) ทำหน้าที่แทนสถานทูต ลำดับคือ แปลอังกฤษ → นิติกรณ์กรมการกงสุล → TECO รับรองอีกชั้น ใช้เวลาราว 2–4 วันทำการ ค่าธรรมเนียมคิดต่อฉบับ

รัสเซียเป็นภาคี Apostille เมื่อไทยมีผลบังคับจะเหลือขั้นตอนเดียว ก่อนหน้านั้นต้องแปลรัสเซีย (หรืออังกฤษแล้วแปลรัสเซียที่ปลายทาง) ผ่านนิติกรณ์กรมการกงสุล แล้วยื่นสถานเอกอัครราชทูตรัสเซีย ซึ่งมักขอให้คำแปลทำโดยนักแปลที่สถานทูตรับรอง

ไม่เหมือนกันทั้งหมด ทุกประเทศต้องผ่านนิติกรณ์กรมการกงสุลก่อน จากนั้นอิตาลีและสเปนมักบังคับให้สถานทูตรับรองคำแปลโดยนักแปลที่อยู่ในบัญชีของสถานทูต ส่วนเนเธอร์แลนด์ยอมรับ Apostille โดยไม่ต้องผ่านสถานทูตเมื่อไทยมีผลบังคับใช้แล้ว

อันดับหนึ่งคือคำแปลสะกดชื่อไม่ตรงพาสปอร์ต รองลงมาคือลำดับรับรองผิด (ไปสถานทูตก่อน MFA), เอกสารต้นฉบับเป็นสำเนาที่ไม่ได้รับรอง และเอกสารเกินอายุที่กำหนด (เช่น หนังสือรับรองโสด/บริษัทเกิน 3 เดือน)

เส้นทางย้อนกลับคือ 1) รับรองที่หน่วยงานของประเทศต้นทาง (Notary + Apostille หรือ MFA ของประเทศนั้น) 2) รับรองที่สถานเอกอัครราชทูต/สถานกงสุลไทยในประเทศนั้น 3) นำเข้าไทย แปลไทย และรับรองคำแปลที่กรมการกงสุล จึงจะใช้กับอำเภอ ศาล หรือกรมที่ดินได้

สูตรที่ใช้วางแผนได้จริงคือ แปล 1–2 วัน + นิติกรณ์ MFA 1–3 วัน + สถานทูต 3–10 วัน + ขนส่งระหว่างประเทศ 3–5 วัน รวมประมาณ 8–20 วันทำการ ยกเว้นเยอรมนีที่ต้องเผื่อ 6–12 สัปดาห์ และช่วงเทศกาลที่คิวยาวกว่าปกติ

ชุดมาตรฐานคือ หนังสือรับรองบริษัท (คัดใหม่ไม่เกิน 1-3 เดือนตามที่ปลายทางกำหนด) บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5) หนังสือบริคณห์สนธิ ใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.20) และมติที่ประชุมกรรมการที่อนุมัติการลงทุน ขั้นตอนคือคัดเอกสารจาก DBD ให้เป็นฉบับปัจจุบัน แปลเป็นภาษาปลายทาง ยื่นรับรองคำแปลและลายมือชื่อนายทะเบียนที่กรมการกงสุล แล้วจึงตามด้วยสถานทูตปลายทางหรือขอ Apostille แล้วแต่กรณี ข้อควรระวังคือปลายทางมักนับอายุเอกสารจากวันคัด ไม่ใช่วันรับรอง หากทีมเราดูแลให้ เราจะคัดเอกสารและคุมคิวให้ทุกตราจบภายในรอบเดียว ไม่ต้องเดินเอง

โดยทั่วไปสี่ขั้น คือ (1) กรรมการผู้มีอำนาจลงนามตามหนังสือรับรองพร้อมประทับตราบริษัท (2) ทนายความ Notarial Services Attorney รับรองลายมือชื่อและอำนาจลงนาม (3) กรมการกงสุลรับรองลายมือชื่อทนายความและคำแปล (4) สถานทูตประเทศปลายทางรับรองต่อ หรือขอ Apostille หากปลายทางยอมรับ ข้อควรระวังคือถ้อยคำขอบเขตอำนาจต้องระบุการกระทำให้ชัด เช่น เปิดบัญชี ลงนามสัญญา หรือขายทรัพย์สิน เพราะปลายทางจะปฏิเสธหนังสือมอบอำนาจกว้างเกินไป

ใช้ใบรับรองแพทย์ต้นฉบับที่มีชื่อแพทย์ เลขที่ใบประกอบวิชาชีพ ตราโรงพยาบาล และวันที่ออกชัดเจน ถ้าเป็นโรงพยาบาลเอกชนมักต้องให้ทนายความรับรองลายมือชื่อแพทย์ก่อน ส่วนโรงพยาบาลรัฐบางแห่งออกเอกสารที่กรมการกงสุลรับรองได้โดยตรง ขั้นตอนคือแปลศัพท์ทางการแพทย์ให้ตรงตามต้นฉบับ ห้ามสรุปย่อ แล้วยื่นรับรองคำแปล ข้อควรระวังคือประเทศปลายทางมักกำหนดอายุเอกสารไม่เกิน 3-6 เดือน จึงควรวางแผนวันตรวจให้ใกล้วันยื่นวีซ่า

ถ้าสถาบันออกเป็นภาษาอังกฤษอย่างเป็นทางการและปลายทางใช้ภาษาอังกฤษ ปกติไม่ต้องแปลซ้ำ แต่ต้องให้สถาบันออกเป็นฉบับจริงที่มีลายมือชื่อนายทะเบียนและตราสถาบัน ไม่ใช่สำเนาถ่ายเอกสาร ขั้นตอนคือขอหนังสือรับรองการศึกษาและทรานสคริปต์ฉบับภาษาอังกฤษ นำเข้ารับรองลายมือชื่อผู้ออกเอกสารที่กรมการกงสุล แล้วต่อสถานทูตหากจำเป็น ข้อควรระวังคือหากปลายทางใช้ภาษาอื่น เช่น เยอรมัน ฝรั่งเศส หรือญี่ปุ่น ต้องแปลจากต้นฉบับภาษาไทยเป็นภาษานั้น ไม่ใช่แปลต่อจากภาษาอังกฤษ

สาเหตุที่พบมากคือใช้สำเนาที่ไม่ได้รับรองจากหน่วยงานผู้ออก คำแปลสะกดชื่อไม่ตรงหนังสือเดินทาง เอกสารคัดเก่าเกินกำหนด ลายมือชื่อผู้ออกไม่มีตัวอย่างในระบบ และเอกสารมีรอยแก้ด้วยปากกาหรือน้ำยาลบ วิธีแก้คือคัดเอกสารใหม่จากต้นทาง ตรวจสะกดชื่อทุกจุดให้ตรงหนังสือเดินทางเล่มปัจจุบัน และให้ผู้ออกเอกสารลงนามใหม่แทนการขูดแก้ ทีมเราตรวจชุดเอกสารก่อนยื่นทุกครั้งเพื่อลดการเสียรอบยื่น