เอกสารนิติบุคคลและธุรกิจ

ปัจจุบันกองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล (ศูนย์ราชการฯ อาคารบี ถนนแจ้งวัฒนะ) เปิดรับทั้งแบบ Walk-in และแบบจองคิวออนไลน์ผ่านระบบ e-Legalization ช่วงเช้า 08:00–11:30 คิวจะยาวที่สุด แนะนำจองล่วงหน้า 1–3 วันทำการ หรือใช้บริการเอเจนซี่รับยื่นแทน ซึ่งมีคิวผู้แทนนิติบุคคลแยกและไม่ต้องเดินทางเอง

ประเทศไทยเข้าเป็นภาคีอนุสัญญา Apostille (Hague 1961) โดยจะมีผลใช้บังคับกับไทยวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 (28 Feb 2027 ตามตาราง Status ของ HCCH) ทำให้เอกสารที่จะใช้ในประเทศภาคีต้องการเพียง 'Apostille' จากกระทรวงการต่างประเทศเพียงขั้นเดียว ไม่ต้องผ่านสถานทูตปลายทางอีก ส่วนประเทศที่ไม่ใช่ภาคี (เช่น จีนแผ่นดินใหญ่บางกรณี เวียดนาม กัมพูชา บางรัฐอาหรับ) ยังต้องใช้เส้นทางเดิมคือ MFA legalization แล้วตามด้วยสถานทูตปลายทาง

หนังสือรับรองบริษัท (DBD) บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5) หนังสือบริคณห์สนธิ ใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ภ.พ.20 งบการเงิน หนังสือมอบอำนาจกรรมการ Certificate of Free Sale และสัญญาการค้าระหว่างประเทศ ทั้งหมดต้องคัดฉบับใหม่ไม่เกิน 3–6 เดือน แปลเป็นภาษาอังกฤษ แล้วรับรองคำแปลก่อนประทับตรากงสุล

ต้องคัดใหม่ครับ กองสัญชาติและนิติกรณ์รับเฉพาะหนังสือรับรองนิติบุคคลที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) ออกให้ไม่เกิน 3 เดือน และต้องเป็นฉบับที่นายทะเบียนลงนามพร้อมตราครุฑ ไม่รับไฟล์ DBD e-Service ที่พิมพ์เอง สำหรับ บอจ.5 (บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น) และงบการเงิน ให้ขอสำเนารับรองจากกรมฯ พร้อมกันในคราวเดียวเพื่อลดรอบการเดินเรื่อง

ชุดมาตรฐานคือ หนังสือรับรองบริษัท, บอจ.5, หนังสือบริคณห์สนธิ, รายงานการประชุมคณะกรรมการที่อนุมัติการลงทุน, หนังสือมอบอำนาจให้ผู้ลงนามในต่างประเทศ และงบการเงินปีล่าสุด ทุกฉบับต้องแปลอังกฤษ รับรองคำแปล แล้วผ่านนิติกรณ์กระทรวงการต่างประเทศ ถ้าปลายทางเป็นประเทศนอกภาคีเฮกต้องประทับสถานทูตปลายทางต่ออีกชั้น

จีนเป็นภาคีอนุสัญญาเฮกตั้งแต่ พ.ย. 2566 ดังนั้นเมื่ออนุสัญญามีผลกับไทยวันที่ 28 ก.พ. 2570 เอกสารสาธารณะระหว่างไทย–จีนจะใช้ Apostille ใบเดียวได้ ไม่ต้องเข้าสถานทูตจีนอีก แต่ในช่วงเปลี่ยนผ่าน หน่วยงานจีนบางแห่ง (โดยเฉพาะสำนักงานอุตสาหกรรมและพาณิชย์ระดับมณฑล) ยังขอเอกสารแบบเดิมอยู่ จึงควรยืนยันกับผู้รับปลายทางก่อนทุกครั้ง

ใช่สำหรับตลาดตะวันออกกลางเป็นหลัก ลำดับคือ ออกเอกสารบนหัวจดหมายบริษัท → รับรองโดยสภาหอการค้าแห่งประเทศไทย → นิติกรณ์กระทรวงการต่างประเทศ → สถานทูตปลายทาง ส่วน Certificate of Origin ให้ขอผ่านกรมการค้าต่างประเทศ ทั้งนี้ชื่อบริษัทและเลขทะเบียนต้องตรงกับหนังสือรับรอง DBD ทุกตัวอักษร มิฉะนั้นถูกตีกลับ

ประเทศไทยยื่นภาคยานุวัติสารเข้าเป็นภาคีอนุสัญญา Apostille (Hague 1961) แล้ว โดยอนุสัญญาจะมีผลใช้บังคับกับไทยวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 (2027) ตามตารางสถานะของ HCCH ดังนั้นในปี 2026 เอกสารที่จะใช้ต่างประเทศยังต้องเดินเส้นทางเดิมคือ รับรองคำแปล/นิติกรณ์ที่กรมการกงสุล แล้วประทับตราสถานทูตปลายทางในกรุงเทพฯ ถ้างานของคุณมีกำหนดยื่นหลังวันดังกล่าว จึงค่อยวางแผนใช้ Apostille ใบเดียว

ใช้ได้ครับ ตราประทับนิติกรณ์และตราสถานทูตที่ออกก่อนวันที่อนุสัญญามีผล ไม่ได้ถูกยกเลิกย้อนหลัง เอกสารยังสมบูรณ์ตามกฎหมาย เพียงแต่หน่วยงานปลายทางอาจมีกรอบอายุเอกสารของตัวเอง (ทั่วไป 3–6 เดือน) ถ้าเอกสารเก่าเกินกรอบนั้นก็ต้องคัดใหม่และรับรองใหม่อยู่ดี ไม่เกี่ยวกับการเปลี่ยนระบบ

ไม่ทั้งหมดครับ อนุสัญญาเฮกใช้กับ 'เอกสารสาธารณะ' เช่น เอกสารทะเบียนราษฎร เอกสารศาล เอกสารราชการ และเอกสารที่ผ่านการรับรองลายมือชื่อโดย Notary Public เท่านั้น เอกสารทางการทูต/กงสุล และเอกสารทางพาณิชย์หรือศุลกากรบางประเภทถูกยกเว้นตามข้อ 1 ของอนุสัญญา กรณีเหล่านี้จึงยังต้องใช้การรับรองจากสถานทูตปลายทางเหมือนเดิม

กรมการกงสุลไม่รับรองเนื้อหาหนังสือเดินทางต่างชาติโดยตรง แนวทางที่ใช้ได้คือให้ทนายความ Notary Public รับรองสำเนาถูกต้องของหน้าพาสปอร์ต จากนั้นนำไปรับรองลายมือชื่อทนายที่กรมการกงสุล และหากปลายทางไม่ใช่ประเทศภาคี ให้ประทับสถานทูตปลายทางเพิ่ม เส้นทางนี้ใช้ได้กับงานเปิดบัญชี ตั้งบริษัท และงานอสังหาริมทรัพย์ต่างประเทศ

ต้องพิจารณาเป็นรายกรณี เอกสารที่ออกจากระบบราชการและตรวจสอบย้อนกลับได้ เช่น หนังสือรับรองนิติบุคคลแบบ e-Certificate บางประเภท อาจใช้ได้เมื่อมีการรับรองจากหน่วยงานผู้ออก แต่โดยหลักปฏิบัติกองสัญชาติและนิติกรณ์ยังต้องการฉบับที่มีลายมือชื่อและตราประทับจริงของนายทะเบียน จึงควรคัดฉบับกระดาษจากหน่วยงานผู้ออกไว้ก่อนเสมอ

ชุดที่หน่วยงานตรวจคนเข้าเมืองต่างประเทศขอบ่อยคือ สูติบัตร ทะเบียนบ้าน บัตรประชาชน ทะเบียนสมรสหรือหย่า หนังสือรับรองความประพฤติจากสำนักงานตำรวจแห่งชาติ และเอกสารการศึกษา ทุกฉบับต้องเป็นฉบับคัดใหม่ แปลอังกฤษ รับรองคำแปลที่กรมการกงสุล แล้วจึงผ่านสถานทูตปลายทางหรือ Apostille เมื่ออนุสัญญามีผลกับไทยแล้ว

ตราประทับนิติกรณ์มีเลขที่กำกับและวันที่ออก ซึ่งหน่วยงานปลายทางสามารถสอบถามยืนยันกับกองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุลได้ ส่วนใบ Apostille เมื่อระบบมีผลใช้กับไทยแล้ว ประเทศภาคีสามารถตรวจสอบผ่านทะเบียน (register) ที่หน่วยงานผู้ออกจัดทำไว้ตามข้อ 7 ของอนุสัญญา จึงควรเก็บสำเนาหน้าตราประทับไว้เสมอ

ทำได้เฉพาะกรณีที่เอกสารต้นฉบับพร้อมสมบูรณ์และคำแปลเสร็จแล้ว โดยยื่นแบบด่วนก่อน 11:30 น. รับคืนช่วงบ่ายวันเดียวกัน แต่ถ้ายังต้องคัดเอกสารจากอำเภอ ขอเอกสารจาก DBD หรือรอสถานทูตปลายทาง จะไม่สามารถจบใน 24 ชั่วโมงได้ เพราะสถานทูตส่วนใหญ่มีรอบทำการของตนเอง 2–7 วันทำการ

เพราะอนุสัญญาเฮกใช้บังคับเฉพาะระหว่างรัฐภาคีที่ไม่ได้คัดค้านการเข้าเป็นภาคีของกันและกัน หากรัฐภาคีใดยื่นคำคัดค้านการเข้าเป็นภาคีของไทยภายในกรอบเวลาที่กำหนด อนุสัญญาจะไม่มีผลระหว่างสองประเทศนั้น และต้องกลับไปใช้เส้นทางรับรองสถานทูตแบบเดิม จึงควรตรวจสถานะรายประเทศจากตาราง Status Table ของ HCCH ก่อนวางแผนงานทุกครั้ง

ขึ้นอยู่กับประเทศปลายทาง หากปลายทางเป็นประเทศภาคีอนุสัญญาและยอมรับ Apostille จากไทย เอกสารจะจบที่ตราเดียวโดยไม่ต้องผ่านสถานทูตปลายทางอีก แต่ถ้าปลายทางไม่ใช่ภาคี หรือเป็นภาคีที่ยื่นคัดค้านการเข้าเป็นภาคีของไทย เอกสารยังต้องใช้เส้นทางเดิมคือรับรองกงสุลไทยแล้วตามด้วยสถานทูตของประเทศนั้นในกรุงเทพฯ ก่อนส่งเอกสารทุกครั้งควรยืนยันกับหน่วยงานผู้รับปลายทางว่าต้องการ Apostille หรือ Legalization

ต้องมีหนังสือมอบอำนาจระบุขอบเขตงานชัดเจน ติดอากรแสตมป์ตามลักษณะตราสาร 7 (10 บาทสำหรับครั้งเดียว 30 บาทสำหรับหลายครั้ง) พร้อมสำเนาบัตรประชาชนหรือหน้าพาสปอร์ตของผู้มอบอำนาจที่ลงนามรับรองสำเนา และสำเนาบัตรของผู้รับมอบอำนาจ กรณีนิติบุคคลต้องแนบหนังสือรับรองบริษัทอายุไม่เกิน 6 เดือนและลงนามโดยผู้มีอำนาจพร้อมประทับตรา

ชุดมาตรฐานประกอบด้วยหนังสือรับรองบริษัทจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้าฉบับล่าสุด บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5) หนังสือบริคณห์สนธิ ใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.20) และงบการเงินถ้าปลายทางขอ ทุกฉบับต้องเป็นฉบับคัดรับรองจากหน่วยงาน แล้วจึงแปลและยื่นนิติกรณ์ ชื่อบริษัทภาษาอังกฤษต้องตรงกับที่จดทะเบียนไว้ ห้ามแปลใหม่ตามความเข้าใจ

สำหรับเอกสารการค้า เช่น ใบกำกับสินค้า สัญญาซื้อขาย และหนังสือรับรองแหล่งกำเนิดสินค้า ประเทศกลุ่มตะวันออกกลางส่วนใหญ่กำหนดให้ผ่านการรับรองของสภาหอการค้าแห่งประเทศไทยก่อน แล้วจึงยื่นกรมการกงสุลและสถานทูตปลายทางตามลำดับ ส่วนเอกสารส่วนบุคคล เช่น สูติบัตรหรือทะเบียนสมรส ไม่ต้องผ่านหอการค้า

อันดับหนึ่งคือคำแปลสะกดชื่อไม่ตรงพาสปอร์ต รองลงมาคือลำดับรับรองผิด (ไปสถานทูตก่อน MFA), เอกสารต้นฉบับเป็นสำเนาที่ไม่ได้รับรอง และเอกสารเกินอายุที่กำหนด (เช่น หนังสือรับรองโสด/บริษัทเกิน 3 เดือน)

ตรวจตาราง Status Table ของอนุสัญญา HCCH 1961 ถ้าประเทศปลายทางเป็นภาคีและไทยมีผลบังคับแล้ว (28 ก.พ. 2570) ให้ใช้ Apostille ถ้าไม่ใช่ภาคี หรือประเทศนั้นคัดค้านการเข้าเป็นภาคีของไทย ต้องใช้เส้นทางนิติกรณ์ + สถานทูตตามเดิม

ชุดมาตรฐานคือ หนังสือรับรองบริษัท (คัดใหม่ไม่เกิน 1-3 เดือนตามที่ปลายทางกำหนด) บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5) หนังสือบริคณห์สนธิ ใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.20) และมติที่ประชุมกรรมการที่อนุมัติการลงทุน ขั้นตอนคือคัดเอกสารจาก DBD ให้เป็นฉบับปัจจุบัน แปลเป็นภาษาปลายทาง ยื่นรับรองคำแปลและลายมือชื่อนายทะเบียนที่กรมการกงสุล แล้วจึงตามด้วยสถานทูตปลายทางหรือขอ Apostille แล้วแต่กรณี ข้อควรระวังคือปลายทางมักนับอายุเอกสารจากวันคัด ไม่ใช่วันรับรอง หากทีมเราดูแลให้ เราจะคัดเอกสารและคุมคิวให้ทุกตราจบภายในรอบเดียว ไม่ต้องเดินเอง

ค่าธรรมเนียมนิติกรณ์คิดเป็นรายตราประทับ การเย็บรวมเป็นชุดจึงช่วยลดจำนวนตราได้เฉพาะกรณีที่ปลายทางยอมรับการรับรองแบบชุดเดียวที่มีปกหน้าระบุจำนวนหน้า แต่หลายหน่วยงาน เช่น ธนาคารหรือนายทะเบียนบริษัทต่างประเทศ ต้องการตราบนทุกฉบับเพื่อแยกใช้งานคนละแฟ้ม แนวปฏิบัติที่ปลอดภัยคือถามผู้รับปลายทางว่าจะใช้เอกสารแยกกันหรือไม่ ถ้าแยกให้รับรองรายฉบับ ที่ปรึกษาของเราจะช่วยประเมินก่อนยื่นเพื่อไม่ให้จ่ายค่าตราซ้ำหรือต้องยื่นใหม่

โดยทั่วไปสี่ขั้น คือ (1) กรรมการผู้มีอำนาจลงนามตามหนังสือรับรองพร้อมประทับตราบริษัท (2) ทนายความ Notarial Services Attorney รับรองลายมือชื่อและอำนาจลงนาม (3) กรมการกงสุลรับรองลายมือชื่อทนายความและคำแปล (4) สถานทูตประเทศปลายทางรับรองต่อ หรือขอ Apostille หากปลายทางยอมรับ ข้อควรระวังคือถ้อยคำขอบเขตอำนาจต้องระบุการกระทำให้ชัด เช่น เปิดบัญชี ลงนามสัญญา หรือขายทรัพย์สิน เพราะปลายทางจะปฏิเสธหนังสือมอบอำนาจกว้างเกินไป

ได้ แต่เส้นทางต่างจากเอกสารราชการ เพราะกรมการกงสุลรับรองลายมือชื่อของผู้ลงนามที่ผ่านการรับรองโดยทนายความหรือหน่วยงานที่มีอำนาจก่อน ในทางปฏิบัติจึงให้ฝ่ายบุคคลออกหนังสือบนหัวจดหมายบริษัท ลงนามโดยผู้มีอำนาจ แนบหนังสือรับรองบริษัทและบอจ.5 แล้วให้ทนายความรับรองลายมือชื่อก่อนนำเข้ากรมการกงสุล ข้อควรระวังคือควรระบุตำแหน่ง วันเริ่มงาน และสกุลเงินให้ตรงกับสลิปเงินเดือนที่จะยื่นควบคู่กัน