ยื่นหน่วยงานราชการไทย

เอกสารต่างประเทศที่จะใช้กับหน่วยงานราชการไทย ต้องผ่าน 3 ชั้นเสมอ คือ (1) รับรองจากประเทศต้นทาง — Apostille ถ้าเป็นประเทศภาคีเฮก หรือรับรองกระทรวงการต่างประเทศต้นทาง + สถานทูตไทยในประเทศนั้น ถ้าไม่ใช่ภาคี (2) แปลเป็นภาษาไทยโดยผู้แปลที่ทำรูปแบบตรงตามต้นฉบับ และ (3) รับรองคำแปลที่กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล ถนนแจ้งวัฒนะ หากขาดชั้นใดชั้นหนึ่ง อำเภอ ตม. กรมที่ดิน หรือ DBD จะไม่รับเอกสาร

ค่าธรรมเนียมนิติกรณ์อยู่ที่ 200 บาทต่อตราประทับสำหรับบริการปกติ (รับเอกสารคืนภายใน 2–3 วันทำการ) และ 400 บาทต่อตราประทับสำหรับบริการด่วนที่รับคืนภายในวันเดียวกันในกรณีที่เอกสารไม่ซับซ้อน โปรดนับจำนวนตราตามจำนวนหน้าเอกสารที่ต้องประทับ ไม่ใช่ตามจำนวนชุด ค่าแปลและค่าบริการเดินเรื่องเป็นคนละส่วนกับค่าธรรมเนียมราชการ

งานแปลเอกสารราชการมาตรฐาน เช่น สูติบัตร ทะเบียนสมรส ใบหย่า ใช้เวลาแปล 1 วันทำการ เอกสารนิติบุคคลหรือคำพิพากษาที่มีศัพท์เฉพาะใช้ 2–3 วันทำการ เมื่อรวมขั้นตอนรับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุลอีก 2–3 วันทำการ กรอบเวลารวมที่ปลอดภัยคือ 3–5 วันทำการ และแบบเร่งด่วนสามารถจบได้ภายใน 1–2 วันทำการ

ชื่อ–นามสกุลในคำแปลต้องสะกดตรงกับหน้าพาสปอร์ตทุกตัวอักษร ห้ามถอดเสียงใหม่เอง หากเอกสารต้นฉบับสะกดต่างจากพาสปอร์ต (เช่น เอกสารเก่าใช้ระบบถอดเสียงคนละแบบ) ต้องแนบหนังสือรับรองว่าเป็นบุคคลเดียวกันจากอำเภอหรือสถานทูต และในคำแปลให้ใส่ชื่อตามพาสปอร์ตพร้อมวงเล็บชื่อเดิมกำกับ นี่คือสาเหตุการถูกตีกลับอันดับหนึ่งของงานรับรองคำแปล

ต้องมีหนังสือรับรองสถานภาพโสด (Affirmation of Freedom to Marry) จากสถานทูตของคู่สมรส แปลไทยและรับรองที่กรมการกงสุล พาสปอร์ตแปลไทยรับรอง หากเคยหย่าต้องแนบใบหย่าหรือคำพิพากษาแปลรับรอง และหากคู่สมรสเดิมเสียชีวิตต้องแนบมรณบัตรแปลรับรอง อำเภอส่วนใหญ่ขอเอกสารอายุไม่เกิน 3 เดือน

ต้องแปลครับ กรมการจัดหางานขอปริญญาบัตรและทรานสคริปต์ที่แปลเป็นภาษาไทยหรืออังกฤษพร้อมรับรอง หากเป็นวุฒิจากต่างประเทศต้องผ่าน Apostille หรือรับรองสถานทูตต้นทางก่อนแปล ส่วนใบรับรองประสบการณ์ทำงานควรแปลควบคู่ไปด้วย เพราะเจ้าหน้าที่ใช้ประกอบการพิจารณาคุณสมบัติตำแหน่งงาน

หนังสือรับรองบริษัทแม่ (Certificate of Incorporation) หนังสือบริคณห์สนธิ และมติที่ประชุมกรรมการ ต้องผ่านโนตารีในประเทศต้นทาง + Apostille หรือรับรองสถานทูตไทย จากนั้นแปลเป็นไทยและรับรองที่กรมการกงสุล DBD มักขอเอกสารอายุไม่เกิน 6 เดือนนับจากวันออก และต้องแปลชื่อบริษัททับศัพท์ให้ตรงกับชื่อที่จะจองในระบบ

กรมที่ดินขอพาสปอร์ตแปลรับรอง หนังสือมอบอำนาจ (ถ้าไม่ได้มาเอง) ที่ผ่านโนตารีและรับรองสถานทูต/Apostille แล้วแปลไทยรับรอง หนังสือรับรองการโอนเงินจากต่างประเทศ (FET/BOT form) และในกรณีนิติบุคคลต่างชาติต้องแนบเอกสารบริษัทแปลรับรองครบชุด ทุกฉบับควรมีอายุไม่เกิน 3 เดือน ณ วันโอน

ใช้ไม่ได้ทันทีครับ ต้องให้ Notary Public ในประเทศนั้นรับรองลายมือชื่อ แล้วขอ Apostille (ประเทศภาคีเฮก) หรือรับรองกระทรวงการต่างประเทศต้นทาง + สถานทูตไทย จากนั้นแปลเป็นไทยและรับรองที่กรมการกงสุล จึงจะยื่นต่ออำเภอ กรมที่ดิน ศาล หรือธนาคารไทยได้ ควรระบุอำนาจให้ชัดเจนเป็นรายกิจกรรม เพราะหน่วยงานไทยตีความอย่างเคร่งครัด

ยังต้องแปลครับ Apostille รับรองเพียงความถูกต้องของลายมือชื่อและตราประทับของเจ้าหน้าที่ผู้ออกเอกสาร ไม่ได้รับรองภาษา เอกสารต่างประเทศที่มี Apostille แล้วยังต้องแปลเป็นไทยและให้กรมการกงสุลรับรองคำแปลก่อนยื่นราชการไทย สิ่งที่หายไปคือขั้นตอนรับรองซ้ำที่สถานทูต ซึ่งช่วยลดเวลา 5–10 วันทำการ

โรงพยาบาลและบริษัทประกันส่วนใหญ่รับคำแปลรับรองโดยผู้แปลหรือทนายความ ไม่ต้องถึงชั้นกรมการกงสุล ยกเว้นกรณีใช้ประกอบคดี เรียกร้องค่าสินไหมข้ามประเทศ หรือยื่นต่อหน่วยงานราชการ เช่น ขอวีซ่ารักษาพยาบาล จึงต้องรับรองนิติกรณ์ ควรแปลรหัสวินิจฉัย ICD-10 และชื่อยาโดยคงชื่อสามัญทางยาไว้เพื่อกันความคลาดเคลื่อน

กรมการกงสุลรับรองคำแปลจากฉบับจริง หรือสำเนาที่หน่วยงานผู้ออกเอกสารรับรองสำเนาถูกต้องพร้อมลายเซ็นสดและตราประทับเท่านั้น สำเนาที่ผู้ถือเอกสารเซ็นรับรองเองใช้ไม่ได้ สำหรับทะเบียนราษฎร์ไทย ให้ขอคัดรับรองใหม่จากอำเภอ/เขต ซึ่งเจ้าหน้าที่กงสุลจะตรวจเทียบกับตัวอย่างลายมือชื่อในระบบ

งานเอกสารราชการที่มีรูปแบบตายตัว เช่น สูติบัตร ทะเบียนบ้าน ทะเบียนสมรส คิดเป็นราคาต่อฉบับ ส่วนเอกสารความยาวไม่แน่นอน เช่น สัญญา คำพิพากษา งบการเงิน คิดตามจำนวนหน้ามาตรฐานหรือจำนวนคำ ภาษาที่หายาก (ฟาร์ซี พม่า เขมร ฟินแลนด์) มีอัตราสูงกว่าเพราะจำนวนผู้แปลที่รับรองได้มีจำกัด

ตราประทับนิติกรณ์ไม่มีวันหมดอายุในตัวเอง แต่หน่วยงานปลายทางกำหนดอายุเอกสารเอง โดยทั่วไปอำเภอและกรมที่ดินขอไม่เกิน 3 เดือน สถานทูตและ DBD ขอไม่เกิน 3–6 เดือน หากเลยกรอบนี้ต้องคัดเอกสารใหม่และรับรองคำแปลใหม่ทั้งชุด จึงควรวางแผนวันยื่นก่อนเริ่มกระบวนการ

ยังต้อง อนุสัญญา Apostille มีผลกับประเทศไทยวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 และครอบคลุมเฉพาะการรับรอง 'ที่มาของเอกสารราชการ' คือ ลายมือชื่อ ตำแหน่ง และตราประทับของผู้ออกเอกสาร ไม่ได้รับรองความถูกต้องของคำแปล ประเทศปลายทางจึงยังกำหนดรูปแบบคำแปลของตนเอง เช่น ต้องแปลโดย sworn translator ในประเทศนั้น หรือให้กรมการกงสุลรับรองคำแปลก่อนออก Apostille ตรวจสถานะภาคีล่าสุดได้ที่ hcch.net และประกาศฝั่งไทยที่ consular.mfa.go.th

ต้องแปลงและควรระบุกำกับทั้งสองระบบ เช่น 2568 (2025) เพราะหน่วยงานต่างประเทศอ่านปี พ.ศ. ไม่ออกและมักคำนวณอายุเอกสารผิดจนตีกลับ ในทางกลับกัน เอกสารต่างประเทศที่แปลเข้าไทยควรคงปี ค.ศ. ไว้และวงเล็บ พ.ศ. กำกับ เพื่อให้อำเภอและกรมที่ดินตรวจสอบได้ตรงกัน

แปลได้แต่มีความเสี่ยงถูกตีกลับ เพราะเจ้าหน้าที่ต้องอ่านข้อความต้นฉบับให้ตรงกับคำแปล แนวทางที่ปลอดภัยคือขอคัดสำเนารับรองฉบับใหม่จากหน่วยงานผู้ออก เช่น สำนักทะเบียนอำเภอสำหรับเอกสารทะเบียนราษฎร หรือมหาวิทยาลัยสำหรับทรานสคริปต์ แล้วจึงแปลจากฉบับใหม่

ตม. ตรวจความสอดคล้องของชื่อ วันเดือนปีเกิด และเลขที่หนังสือเดินทางระหว่างคำแปลกับระบบ TM ของตนเอง หากเอกสารเป็นหนังสือรับรองการทำงานหรือหลักฐานการเงินจากต่างประเทศ ต้องผ่านการรับรองจากประเทศต้นทางก่อนแปล และมักกำหนดอายุเอกสารไม่เกิน 3 เดือน ณ วันยื่น ควรตรวจเงื่อนไขเฉพาะวีซ่าแต่ละประเภทที่ immigration.go.th

กรมที่ดินมักขอพาสปอร์ตพร้อมคำแปลรับรอง หนังสือรับรองสถานภาพสมรสหรือทะเบียนสมรส/ใบหย่าแปลรับรอง และหากทำนิติกรรมผ่านผู้รับมอบอำนาจ ต้องมีหนังสือมอบอำนาจที่รับรองลายมือชื่อและผ่านนิติกรณ์ กรณีเป็นการซื้อในนามนิติบุคคลต่างชาติ ต้องแนบหนังสือรับรองบริษัทจากประเทศต้นทางที่รับรองครบชั้นแล้วพร้อมคำแปล เงื่อนไขปลีกย่อยต่างกันตามสำนักงานที่ดินแต่ละแห่ง

ต้องให้หน่วยงานทะเบียนของประเทศต้นทางออกฉบับล่าสุด ผ่านการรับรองจากประเทศต้นทาง (Apostille หากเป็นภาคี หรือกระทรวงการต่างประเทศต้นทาง + สถานทูตไทย) แล้วแปลเป็นไทยและรับรองคำแปลที่กรมการกงสุล DBD มักขอเอกสารที่ออกไม่เกิน 6 เดือน และตรวจชื่อกรรมการกับหนังสือมอบอำนาจให้ตรงกันทุกตัวอักษร

โรงพยาบาลและบริษัทประกันส่วนใหญ่รับคำแปลที่รับรองโดยผู้แปลหรือทนายความ ไม่ต้องผ่านนิติกรณ์ ยกเว้นกรณีใช้ประกอบคดี เคลมข้ามประเทศ หรือยื่นวีซ่ารักษาพยาบาล คำแปลต้องคงรหัส ICD-10 ชื่อสามัญทางยา ขนาดยา และหน่วยวัดไว้ตามต้นฉบับ ห้ามแปลงหน่วยเอง เพราะอาจทำให้การตีความทางคลินิกคลาดเคลื่อน

ไม่ควรและมีความเสี่ยงสูง ผู้รับรองต้องรับผิดชอบความถูกต้องของข้อความ การใช้คำแปลอัตโนมัติกับเอกสารราชการมักผิดที่ชื่อเฉพาะ เลขที่เอกสาร ตำแหน่งราชการ และรูปแบบตาราง ซึ่งเป็นจุดที่เจ้าหน้าที่ตรวจก่อนเสมอ เรารับตรวจแก้คำแปลที่ลูกค้าจัดทำมาเองได้ แต่คิดเป็นงานตรวจแก้และต้องปรับรูปแบบให้ตรงต้นฉบับก่อนยื่น

หน่วยงานราชการไทยส่วนใหญ่ยังต้องการฉบับกระดาษที่มีตราประทับจริง ไฟล์ PDF ใช้ได้ในขั้นตรวจร่างหรือส่งให้ทนาย/บริษัทปลายทางตรวจล่วงหน้า บางสถานทูตและมหาวิทยาลัยต่างประเทศรับไฟล์ที่ผู้แปลลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ หรือส่งตรงจากอีเมลของผู้แปล ควรถามหน่วยงานปลายทางเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนเลือกรูปแบบ

ตราประทับนิติกรณ์ไม่มีวันหมดอายุในตัวเอง แต่หน่วยงานปลายทางกำหนดกรอบเวลาของตน โดยทั่วไปอำเภอและกรมที่ดินขอเอกสารอายุไม่เกิน 3 เดือน สถานทูตและ DBD มักอยู่ที่ 3–6 เดือน หากเกินกรอบต้องคัดเอกสารต้นทางใหม่และรับรองคำแปลใหม่ จึงควรกำหนดวันยื่นก่อนแล้วนับถอยหลังมาเริ่มงาน

ค่าธรรมเนียมราชการคิดใหม่ตามจำนวนตราที่ยื่นรอบใหม่ เนื่องจากเป็นค่าธรรมเนียมของหน่วยงาน ส่วนค่าบริการฝั่งเรา หากข้อผิดพลาดเกิดจากคำแปลของเรา เราแก้ไขและยื่นใหม่ให้โดยไม่คิดค่าแปลเพิ่ม แต่หากต้นเหตุอยู่ที่เอกสารต้นทาง เช่น ลายมือชื่อนายทะเบียนไม่ตรงตัวอย่างที่กรมการกงสุลเก็บไว้ ต้องคัดเอกสารใหม่จากหน่วยงานผู้ออก

ไม่รับประกันผล การอนุมัติวีซ่า การจดทะเบียน หรือการรับเอกสารเป็นดุลพินิจของหน่วยงานราชการและสถานทูตแต่ละแห่ง สิ่งที่เรารับผิดชอบคือความถูกต้องของคำแปล ความครบถ้วนของชั้นการรับรอง และการตรวจรูปแบบ อายุเอกสาร และการสะกดชื่อก่อนยื่น พร้อมแก้ไขงานที่ผิดจากฝั่งเราโดยไม่คิดค่าใช้จ่าย

เอกสารจีนแผ่นดินใหญ่ต้องผ่านการรับรองจากประเทศต้นทางก่อนเสมอ ปัจจุบันจีนเป็นภาคีอนุสัญญาเฮก จึงขอ Apostille จากสำนักงานการต่างประเทศมณฑลหรือกระทรวงการต่างประเทศจีน แล้วจึงนำเข้าไทยเพื่อแปลเป็นภาษาไทยและรับรองคำแปลที่กรมการกงสุล จุดที่ถูกตีกลับบ่อยคือชื่อพินอินในคำแปลไม่ตรงกับหน้าพาสปอร์ต และการแปลตัวย่อ–ตัวเต็มปนกัน เราจะยึดการสะกดตามพาสปอร์ตเป็นหลักและวงเล็บอักษรจีนกำกับไว้ทุกครั้ง

ได้ และเป็นเอกสารหลักที่อำเภอใช้ตรวจสถานภาพสมรสของฝ่ายญี่ปุ่น โดยทั่วไปสถานทูตญี่ปุ่นในไทยจะออกหนังสือรับรองสถานภาพโสดจากโคเซกิให้ก่อน จากนั้นนำมาแปลไทยและรับรองคำแปลที่กรมการกงสุล ควรใช้โคเซกิที่ออกใหม่ไม่เกิน 3 เดือน และแปลชื่อคันจิให้ตรงกับพาสปอร์ตแบบโรมาจิทุกตัวอักษร

เอกสารรัสเซียส่วนใหญ่ (สูติบัตร ใบหย่า ใบรับรองสถานภาพ) ขอ Apostille ในรัสเซียได้โดยตรง จากนั้นแปลไทยและรับรองนิติกรณ์ในไทย จุดสำคัญคือการทับศัพท์ชื่อจากอักษรซีริลลิก ต้องยึดตามหน้าพาสปอร์ตต่างประเทศ (загранпаспорт) ไม่ใช่ระบบทับศัพท์ทางวิชาการ มิฉะนั้นอำเภอหรือ ตม. จะถือว่าเป็นคนละบุคคล

ประเทศอาหรับหลายประเทศไม่ได้อยู่ในระบบ Apostille ที่ใช้กับไทยได้ทุกกรณี เส้นทางที่ปลอดภัยคือรับรองที่กระทรวงการต่างประเทศประเทศต้นทาง แล้วให้สถานเอกอัครราชทูตไทยในประเทศนั้นรับรองอีกชั้น จากนั้นนำเข้าไทยเพื่อแปลไทยและรับรองคำแปล เอกสารครอบครัวอิสลาม เช่น สัญญาสมรส (عقد النكاح) ต้องแปลระบุฐานะผู้ปกครองและพยานให้ครบ เพราะอำเภอจะตรวจองค์ประกอบเหล่านี้

ได้ แต่ต้องแยกสองกรณี เอกสารราชการเมียนมา เช่น สูติบัตรหรือทะเบียนบ้าน ต้องผ่านการรับรองจากกระทรวงการต่างประเทศเมียนมาและสถานทูตไทยในย่างกุ้ง หรือให้สถานทูตเมียนมาในไทยรับรองตามแนวปฏิบัติปัจจุบัน ส่วนเอกสารแรงงาน MOU เช่น CI/PI และสัญญาจ้าง มักใช้คำแปลรับรองโดยผู้แปลร่วมกับเอกสารนายจ้าง ควรยืนยันรูปแบบกับสำนักงานจัดหางานจังหวัดก่อนยื่น

ได้ และในหลายกรณีจำเป็น เพราะนายทะเบียนหรือเจ้าพนักงานที่ดินต้องมั่นใจว่าคู่กรณีเข้าใจเนื้อหาที่ลงนาม โดยทั่วไปล่ามต้องแสดงบัตรประชาชนหรือพาสปอร์ต และลงนามในบันทึกถ้อยคำ เราจัดล่ามได้ในภาษาหลัก เช่น อังกฤษ จีน ญี่ปุ่น เกาหลี รัสเซีย เยอรมัน ฝรั่งเศส และควรจองล่วงหน้าอย่างน้อย 2–3 วันทำการ

ต้องคงโครงสร้างบัญชีและตัวเลขให้ตรงต้นฉบับทุกบรรทัด รวมถึงหมายเหตุประกอบงบและรายงานผู้สอบบัญชี ห้ามปรับรูปแบบตัวเลขหรือแปลงสกุลเงินเอง ควรระบุสกุลเงินเป็น THB ให้ชัดและคงชื่อบัญชีตามมาตรฐานการรายงานทางการเงินที่ใช้ ขั้นตอนคือขอสำเนางบที่นำส่ง DBD หรือกรมสรรพากรฉบับที่มีตราประทับ แปลทั้งเล่มไม่แปลเฉพาะหน้าสรุป แล้วจึงรับรองคำแปล ข้อควรระวังคือธนาคารและนายทะเบียนต่างประเทศมักเทียบยอดกับแบบภาษี ภ.ง.ด.50 จึงควรแปลควบคู่กันไป

ให้ยึดภาษาราชการของหน่วยงานผู้รับ ถ้าปลายทางเป็นนายทะเบียนหรือศาลในประเทศที่ไม่ใช้ภาษาอังกฤษ เช่น เยอรมนี สเปน หรือญี่ปุ่น ต้องแปลเป็นภาษานั้นและมักต้องแปลโดยนักแปลที่ได้รับแต่งตั้งในประเทศนั้น หากปลายทางเป็นธนาคารระหว่างประเทศหรือคู่ค้าเอกชน ภาษาอังกฤษมักเพียงพอ ข้อควรระวังคือการแปลต่อทอดจากฉบับภาษาอังกฤษไปเป็นภาษาที่สาม เพราะชื่อเฉพาะและตำแหน่งจะคลาดเคลื่อน ควรแปลจากต้นฉบับภาษาไทยเสมอ

ควรมีข้อกำหนดภาษาที่ใช้บังคับ (governing language clause) ระบุว่าหากถ้อยคำสองภาษาขัดกันให้ยึดฉบับใด และระบุกฎหมายที่ใช้บังคับกับเขตอำนาจศาลให้สอดคล้องกัน สำหรับสัญญาที่ต้องยื่นหน่วยงานไทย เช่น กรมที่ดินหรือกรมพัฒนาธุรกิจการค้า มักต้องมีฉบับภาษาไทยและยึดภาษาไทยเป็นหลัก ขั้นตอนที่แนะนำคือให้ทีมแปลจัดตารางเทียบข้อต่อข้อและทำอภิธานศัพท์กลางก่อนลงนาม เพื่อให้ทุกฉบับใช้คำเดียวกันตลอดสัญญาและเอกสารแนบ

ต่างกันตรงทิศทางและผู้รับรอง งานยื่น ตม. เป็นการแปลจากภาษาต่างประเทศเป็นภาษาไทย และหลายกรณีต้องผ่านการรับรองจากสถานทูตของประเทศผู้ออกเอกสารในไทย แล้วจึงรับรองคำแปลที่กรมการกงสุล ส่วนงานส่งออกนอกประเทศเป็นการแปลจากไทยเป็นภาษาปลายทาง ข้อควรระวังคือชื่อบุคคลในคำแปลภาษาไทยต้องสะกดให้ตรงกับที่ใช้ในทะเบียนอื่น เช่น ทะเบียนสมรสหรือใบอนุญาตทำงาน มิฉะนั้นระบบจะมองเป็นคนละคน

เหตุผลหลักคืออายุของต้นฉบับ ไม่ใช่อายุของคำแปล หน่วยงานปลายทางมักกำหนดให้เอกสารทะเบียนคัดใหม่ภายใน 3-6 เดือน เมื่อคัดต้นฉบับใหม่ เลขที่และวันที่ออกเปลี่ยน คำแปลเดิมจึงไม่ตรงกัน อีกกรณีคือเปลี่ยนนามสกุลหลังสมรส เปลี่ยนเล่มหนังสือเดินทาง หรือปลายทางเปลี่ยนรูปแบบที่ยอมรับ ทีมเราเก็บอภิธานศัพท์และไฟล์เดิมของลูกค้าไว้ จึงคิดค่าบริการปรับปรุงในอัตราที่ต่ำกว่าการแปลใหม่ทั้งฉบับเมื่อโครงเอกสารเดิมยังใช้ได้