เอกสารบริษัทและงานธุรกิจ

งานแปลเอกสารราชการมาตรฐาน เช่น สูติบัตร ทะเบียนสมรส ใบหย่า ใช้เวลาแปล 1 วันทำการ เอกสารนิติบุคคลหรือคำพิพากษาที่มีศัพท์เฉพาะใช้ 2–3 วันทำการ เมื่อรวมขั้นตอนรับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุลอีก 2–3 วันทำการ กรอบเวลารวมที่ปลอดภัยคือ 3–5 วันทำการ และแบบเร่งด่วนสามารถจบได้ภายใน 1–2 วันทำการ

ต้องมีหนังสือรับรองสถานภาพโสด (Affirmation of Freedom to Marry) จากสถานทูตของคู่สมรส แปลไทยและรับรองที่กรมการกงสุล พาสปอร์ตแปลไทยรับรอง หากเคยหย่าต้องแนบใบหย่าหรือคำพิพากษาแปลรับรอง และหากคู่สมรสเดิมเสียชีวิตต้องแนบมรณบัตรแปลรับรอง อำเภอส่วนใหญ่ขอเอกสารอายุไม่เกิน 3 เดือน

หนังสือรับรองบริษัทแม่ (Certificate of Incorporation) หนังสือบริคณห์สนธิ และมติที่ประชุมกรรมการ ต้องผ่านโนตารีในประเทศต้นทาง + Apostille หรือรับรองสถานทูตไทย จากนั้นแปลเป็นไทยและรับรองที่กรมการกงสุล DBD มักขอเอกสารอายุไม่เกิน 6 เดือนนับจากวันออก และต้องแปลชื่อบริษัททับศัพท์ให้ตรงกับชื่อที่จะจองในระบบ

กรมที่ดินขอพาสปอร์ตแปลรับรอง หนังสือมอบอำนาจ (ถ้าไม่ได้มาเอง) ที่ผ่านโนตารีและรับรองสถานทูต/Apostille แล้วแปลไทยรับรอง หนังสือรับรองการโอนเงินจากต่างประเทศ (FET/BOT form) และในกรณีนิติบุคคลต่างชาติต้องแนบเอกสารบริษัทแปลรับรองครบชุด ทุกฉบับควรมีอายุไม่เกิน 3 เดือน ณ วันโอน

โรงพยาบาลและบริษัทประกันส่วนใหญ่รับคำแปลรับรองโดยผู้แปลหรือทนายความ ไม่ต้องถึงชั้นกรมการกงสุล ยกเว้นกรณีใช้ประกอบคดี เรียกร้องค่าสินไหมข้ามประเทศ หรือยื่นต่อหน่วยงานราชการ เช่น ขอวีซ่ารักษาพยาบาล จึงต้องรับรองนิติกรณ์ ควรแปลรหัสวินิจฉัย ICD-10 และชื่อยาโดยคงชื่อสามัญทางยาไว้เพื่อกันความคลาดเคลื่อน

งานเอกสารราชการที่มีรูปแบบตายตัว เช่น สูติบัตร ทะเบียนบ้าน ทะเบียนสมรส คิดเป็นราคาต่อฉบับ ส่วนเอกสารความยาวไม่แน่นอน เช่น สัญญา คำพิพากษา งบการเงิน คิดตามจำนวนหน้ามาตรฐานหรือจำนวนคำ ภาษาที่หายาก (ฟาร์ซี พม่า เขมร ฟินแลนด์) มีอัตราสูงกว่าเพราะจำนวนผู้แปลที่รับรองได้มีจำกัด

ยังต้อง อนุสัญญา Apostille มีผลกับประเทศไทยวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 และครอบคลุมเฉพาะการรับรอง 'ที่มาของเอกสารราชการ' คือ ลายมือชื่อ ตำแหน่ง และตราประทับของผู้ออกเอกสาร ไม่ได้รับรองความถูกต้องของคำแปล ประเทศปลายทางจึงยังกำหนดรูปแบบคำแปลของตนเอง เช่น ต้องแปลโดย sworn translator ในประเทศนั้น หรือให้กรมการกงสุลรับรองคำแปลก่อนออก Apostille ตรวจสถานะภาคีล่าสุดได้ที่ hcch.net และประกาศฝั่งไทยที่ consular.mfa.go.th

กรมที่ดินมักขอพาสปอร์ตพร้อมคำแปลรับรอง หนังสือรับรองสถานภาพสมรสหรือทะเบียนสมรส/ใบหย่าแปลรับรอง และหากทำนิติกรรมผ่านผู้รับมอบอำนาจ ต้องมีหนังสือมอบอำนาจที่รับรองลายมือชื่อและผ่านนิติกรณ์ กรณีเป็นการซื้อในนามนิติบุคคลต่างชาติ ต้องแนบหนังสือรับรองบริษัทจากประเทศต้นทางที่รับรองครบชั้นแล้วพร้อมคำแปล เงื่อนไขปลีกย่อยต่างกันตามสำนักงานที่ดินแต่ละแห่ง

ต้องให้หน่วยงานทะเบียนของประเทศต้นทางออกฉบับล่าสุด ผ่านการรับรองจากประเทศต้นทาง (Apostille หากเป็นภาคี หรือกระทรวงการต่างประเทศต้นทาง + สถานทูตไทย) แล้วแปลเป็นไทยและรับรองคำแปลที่กรมการกงสุล DBD มักขอเอกสารที่ออกไม่เกิน 6 เดือน และตรวจชื่อกรรมการกับหนังสือมอบอำนาจให้ตรงกันทุกตัวอักษร

ต้องแปลครบทั้งฉบับรวมหัวกระดาษ เลขคดี ตราศาล และหมายเหตุท้ายเอกสาร ห้ามย่อความหรือข้ามภาคผนวก ศัพท์กฎหมายต้องใช้คำที่ตรงกับระบบกฎหมายปลายทางและใส่คำเดิมในวงเล็บเมื่อไม่มีคำเทียบตรง เอกสารประเภทนี้ควรให้ทนายความตรวจคำแปลก่อนยื่น เพราะการแปลผิดหนึ่งคำอาจเปลี่ยนผลทางกฎหมาย

โรงพยาบาลและบริษัทประกันส่วนใหญ่รับคำแปลที่รับรองโดยผู้แปลหรือทนายความ ไม่ต้องผ่านนิติกรณ์ ยกเว้นกรณีใช้ประกอบคดี เคลมข้ามประเทศ หรือยื่นวีซ่ารักษาพยาบาล คำแปลต้องคงรหัส ICD-10 ชื่อสามัญทางยา ขนาดยา และหน่วยวัดไว้ตามต้นฉบับ ห้ามแปลงหน่วยเอง เพราะอาจทำให้การตีความทางคลินิกคลาดเคลื่อน

ไม่เสมอไป หลายประเทศต้องการใบอนุญาตขับรถระหว่างประเทศ (IDP) ตามอนุสัญญาเจนีวา 1949 หรือเวียนนา 1968 ควบคู่กับใบขับขี่ตัวจริง คำแปลรับรองใช้ได้ในกรณีเช่ารถหรือแลกใบขับขี่ท้องถิ่นที่หน่วยงานปลายทางระบุว่ารับคำแปล จึงควรตรวจกฎของหน่วยงานขนส่งประเทศปลายทางก่อน ไม่ควรอาศัยคำแปลเพียงอย่างเดียว

หน่วยงานราชการไทยส่วนใหญ่ยังต้องการฉบับกระดาษที่มีตราประทับจริง ไฟล์ PDF ใช้ได้ในขั้นตรวจร่างหรือส่งให้ทนาย/บริษัทปลายทางตรวจล่วงหน้า บางสถานทูตและมหาวิทยาลัยต่างประเทศรับไฟล์ที่ผู้แปลลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ หรือส่งตรงจากอีเมลของผู้แปล ควรถามหน่วยงานปลายทางเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนเลือกรูปแบบ

เอกสารจีนแผ่นดินใหญ่ต้องผ่านการรับรองจากประเทศต้นทางก่อนเสมอ ปัจจุบันจีนเป็นภาคีอนุสัญญาเฮก จึงขอ Apostille จากสำนักงานการต่างประเทศมณฑลหรือกระทรวงการต่างประเทศจีน แล้วจึงนำเข้าไทยเพื่อแปลเป็นภาษาไทยและรับรองคำแปลที่กรมการกงสุล จุดที่ถูกตีกลับบ่อยคือชื่อพินอินในคำแปลไม่ตรงกับหน้าพาสปอร์ต และการแปลตัวย่อ–ตัวเต็มปนกัน เราจะยึดการสะกดตามพาสปอร์ตเป็นหลักและวงเล็บอักษรจีนกำกับไว้ทุกครั้ง

ประเทศอาหรับหลายประเทศไม่ได้อยู่ในระบบ Apostille ที่ใช้กับไทยได้ทุกกรณี เส้นทางที่ปลอดภัยคือรับรองที่กระทรวงการต่างประเทศประเทศต้นทาง แล้วให้สถานเอกอัครราชทูตไทยในประเทศนั้นรับรองอีกชั้น จากนั้นนำเข้าไทยเพื่อแปลไทยและรับรองคำแปล เอกสารครอบครัวอิสลาม เช่น สัญญาสมรส (عقد النكاح) ต้องแปลระบุฐานะผู้ปกครองและพยานให้ครบ เพราะอำเภอจะตรวจองค์ประกอบเหล่านี้

ได้ แต่ต้องแยกสองกรณี เอกสารราชการเมียนมา เช่น สูติบัตรหรือทะเบียนบ้าน ต้องผ่านการรับรองจากกระทรวงการต่างประเทศเมียนมาและสถานทูตไทยในย่างกุ้ง หรือให้สถานทูตเมียนมาในไทยรับรองตามแนวปฏิบัติปัจจุบัน ส่วนเอกสารแรงงาน MOU เช่น CI/PI และสัญญาจ้าง มักใช้คำแปลรับรองโดยผู้แปลร่วมกับเอกสารนายจ้าง ควรยืนยันรูปแบบกับสำนักงานจัดหางานจังหวัดก่อนยื่น

ไม่ได้ทันที การรับรอง công chứng เป็นการรับรองภายในประเทศเวียดนามเท่านั้น เวียดนามเป็นภาคีอนุสัญญาเฮกแล้ว จึงควรขอ Apostille จากกระทรวงการต่างประเทศเวียดนามหรือหน่วยงานยุติธรรมจังหวัดที่มีอำนาจ ก่อนนำมาแปลไทยและรับรองคำแปลที่กรมการกงสุล หากใช้เส้นทางเดิมคือรับรองที่สถานทูตไทยในฮานอย ก็ยังใช้ได้ในหลายกรณี ขึ้นกับหน่วยงานปลายทางที่รับเอกสาร

ทั้งโปรตุเกสและบราซิลเป็นภาคีอนุสัญญาเฮก จึงขอ Apostille ที่ต้นทางได้เหมือนกัน แต่รูปแบบเอกสารต่างกันชัดเจน บราซิลใช้ certidão ที่ออกโดย cartório และมักมีตราประทับหลายชั้น คำแปลต้องระบุชื่อ cartório เลขทะเบียน และหน้าเล่มให้ครบ มิฉะนั้นกรมการกงสุลจะให้แก้ไข ส่วนเอกสารโปรตุเกสมักออกจาก Conservatória และอ่านง่ายกว่า

ตลาดไทยส่วนใหญ่คิดต่อหน้าสำหรับเอกสารทะเบียนราษฎรที่มีรูปแบบตายตัว เช่น สูติบัตร ทะเบียนบ้าน ใบเปลี่ยนชื่อ และคิดต่อคำหรือต่อชั่วโมงงานสำหรับเอกสารความยาวไม่แน่นอน เช่น สัญญา คำฟ้อง หรืองบการเงิน สิ่งที่ทำให้ราคาต่างกันคือคู่ภาษา ความเร่ง จำนวนตรารับรองที่ต้องใช้ และการจัดหน้าให้ตรงต้นฉบับ ข้อควรระวังคือใบเสนอราคาที่ไม่ระบุว่ารวมค่าธรรมเนียมนิติกรณ์และค่าจัดส่งหรือไม่ ทีมเราจึงเสนอราคาเป็นชุดงานพร้อมจำนวนตราให้เห็นต้นทุนจริงทั้งเส้นทางก่อนเริ่มงาน

ต้องคงโครงสร้างบัญชีและตัวเลขให้ตรงต้นฉบับทุกบรรทัด รวมถึงหมายเหตุประกอบงบและรายงานผู้สอบบัญชี ห้ามปรับรูปแบบตัวเลขหรือแปลงสกุลเงินเอง ควรระบุสกุลเงินเป็น THB ให้ชัดและคงชื่อบัญชีตามมาตรฐานการรายงานทางการเงินที่ใช้ ขั้นตอนคือขอสำเนางบที่นำส่ง DBD หรือกรมสรรพากรฉบับที่มีตราประทับ แปลทั้งเล่มไม่แปลเฉพาะหน้าสรุป แล้วจึงรับรองคำแปล ข้อควรระวังคือธนาคารและนายทะเบียนต่างประเทศมักเทียบยอดกับแบบภาษี ภ.ง.ด.50 จึงควรแปลควบคู่กันไป

ให้ยึดภาษาราชการของหน่วยงานผู้รับ ถ้าปลายทางเป็นนายทะเบียนหรือศาลในประเทศที่ไม่ใช้ภาษาอังกฤษ เช่น เยอรมนี สเปน หรือญี่ปุ่น ต้องแปลเป็นภาษานั้นและมักต้องแปลโดยนักแปลที่ได้รับแต่งตั้งในประเทศนั้น หากปลายทางเป็นธนาคารระหว่างประเทศหรือคู่ค้าเอกชน ภาษาอังกฤษมักเพียงพอ ข้อควรระวังคือการแปลต่อทอดจากฉบับภาษาอังกฤษไปเป็นภาษาที่สาม เพราะชื่อเฉพาะและตำแหน่งจะคลาดเคลื่อน ควรแปลจากต้นฉบับภาษาไทยเสมอ

ควรมีข้อกำหนดภาษาที่ใช้บังคับ (governing language clause) ระบุว่าหากถ้อยคำสองภาษาขัดกันให้ยึดฉบับใด และระบุกฎหมายที่ใช้บังคับกับเขตอำนาจศาลให้สอดคล้องกัน สำหรับสัญญาที่ต้องยื่นหน่วยงานไทย เช่น กรมที่ดินหรือกรมพัฒนาธุรกิจการค้า มักต้องมีฉบับภาษาไทยและยึดภาษาไทยเป็นหลัก ขั้นตอนที่แนะนำคือให้ทีมแปลจัดตารางเทียบข้อต่อข้อและทำอภิธานศัพท์กลางก่อนลงนาม เพื่อให้ทุกฉบับใช้คำเดียวกันตลอดสัญญาและเอกสารแนบ