ขอประวัติการรักษาและเวชระเบียนไปใช้ต่างประเทศ

ได้ ผู้ป่วยมีสิทธิขอสำเนาข้อมูลสุขภาพของตนเองตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 และแนวปฏิบัติเวชระเบียนของสถานพยาบาล โดยยื่นคำขอที่งานเวชระเบียนพร้อมบัตรประจำตัว โรงพยาบาลอาจเรียกค่าธรรมเนียมสำเนาและใช้เวลาพิจารณาตามระเบียบภายใน

ต้องมีหนังสือมอบอำนาจที่ระบุวัตถุประสงค์และขอบเขตข้อมูลชัดเจน พร้อมสำเนาบัตรประจำตัวของผู้มอบและผู้รับมอบอำนาจที่ลงนามรับรองสำเนาถูกต้อง กรณีผู้ป่วยเป็นผู้เยาว์หรือไม่รู้สึกตัว ใช้หลักฐานความเป็นผู้แทนโดยชอบธรรมหรือคำสั่งศาลแทน ข้อมูลสุขภาพเป็นข้อมูลอ่อนไหวตามมาตรา 26 ของ พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล โรงพยาบาลจึงตรวจเอกสารเข้ม

ใบรับรองแพทย์เป็นเอกสารสั้นที่ระบุความเห็นแพทย์ในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง เช่น สุขภาพแข็งแรงหรือจำเป็นต้องรักษาต่อ ส่วนใบสรุปการรักษาเป็นสรุปการนอนโรงพยาบาลทั้งครั้ง ประกอบด้วยการวินิจฉัย การผ่าตัดหรือหัตถการ ยาที่ใช้ และแผนการรักษาต่อ บริษัทประกันและแพทย์ปลายทางในต่างประเทศมักขอทั้งสองฉบับคู่กัน

กรมการกงสุลรับรองเอกสารที่มีลายมือชื่อผู้มีอำนาจของสถานพยาบาลกำกับ ดังนั้นผลแล็บหรือรายงานอ่านผลภาพถ่ายรังสีควรออกในหัวจดหมายโรงพยาบาล มีลายมือชื่อแพทย์หรือผู้อำนวยการและตราสถานพยาบาล ส่วนไฟล์ภาพในแผ่นซีดีหรือ USB ไม่ใช่เอกสารที่รับรองได้ ให้ใช้รายงานผลเป็นเอกสารหลักและแนบไฟล์ภาพประกอบ

หลักปฏิบัติที่ปลอดภัยคือแปลทั้งฉบับของเอกสารที่ยื่น เพราะการตัดบางหน้าอาจถูกมองว่าเลือกแสดงข้อมูล บริษัทประกันและศาลต่างประเทศมักปฏิเสธคำแปลบางส่วน หากเวชระเบียนหนามาก ให้เลือกเป็นชุดเอกสารที่สมบูรณ์รายฉบับ เช่น ใบสรุปการรักษา ใบรับรองแพทย์ และใบเสร็จ แล้วแปลแต่ละฉบับให้ครบทุกหน้า

สถานทูตส่วนใหญ่ขอสูติบัตรไทยฉบับแปลที่รับรองแล้ว หนังสือรับรองการเกิดจากโรงพยาบาลที่ระบุชื่อมารดาและเวลาคลอด และบางแห่งขอบันทึกการฝากครรภ์หรือผลตรวจดีเอ็นเอกรณีพิสูจน์ความเป็นบิดา ควรตรวจรายการเอกสารของสถานทูตนั้นโดยตรง เพราะแต่ละประเทศกำหนดต่างกันมาก

ควรระบุตัวผู้มอบและผู้รับมอบอำนาจอย่างชัดเจน ขอบเขตอำนาจ เช่น การยินยอมให้ทำหัตถการ การขอเวชระเบียน การติดต่อบริษัทประกัน ระยะเวลาที่มีผล และลายมือชื่อพร้อมพยาน หากใช้ในต่างประเทศให้ลงนามต่อหน้าทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร แล้วรับรองต่อที่กรมการกงสุลและสถานทูตตามที่ปลายทางกำหนด

ผู้ป่วยมีสิทธิขอเข้าถึงและขอสำเนาข้อมูลส่วนบุคคลของตนตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 โดยยื่นคำร้องตามแบบของโรงพยาบาลและแสดงบัตรประจำตัว โรงพยาบาลอาจขอเวลาดำเนินการและเรียกค่าใช้จ่ายตามสมควร กรณีขอแทนผู้อื่นต้องมีหนังสือมอบอำนาจหรือหลักฐานความเป็นผู้แทนโดยชอบด้วยกฎหมาย

ขึ้นกับข้อกำหนดของหน่วยงานปลายทาง โดยทั่วไปผลตรวจสุขภาพเพื่อการตรวจลงตรามักกำหนดไม่เกิน 3 เดือนนับถึงวันยื่น และผลตรวจบางรายการ เช่น ภาพรังสีทรวงอกหรือผลตรวจโรคติดต่อ อาจกำหนดสั้นกว่านั้น ต้องอ่านเงื่อนไขในแบบฟอร์มของสถานทูตหรือหน่วยงานที่รับคำร้องเป็นรายกรณี

ควรขอใบเสร็จรับเงินตัวจริงแบบแยกรายการ ใบสรุปการรักษาภาษาอังกฤษที่มีลายมือชื่อแพทย์และเลขใบอนุญาต ผลตรวจทางห้องปฏิบัติการหรือภาพถ่ายรังสีที่เกี่ยวข้อง และใบรับรองระยะเวลาการนอนโรงพยาบาล เพราะการขอเอกสารย้อนหลังหลังกลับประเทศแล้วมักใช้เวลานานและอาจต้องมอบอำนาจให้ผู้แทนในไทยดำเนินการ

ให้ขอชุดเอกสารสามส่วนคือใบสรุปการรักษา (discharge summary) ผลตรวจทางห้องปฏิบัติการและภาพถ่ายรังสีพร้อมรายงานการอ่านผล และรายการยาที่ใช้พร้อมชื่อสามัญทางยา จากนั้นแปลโดยผู้แปลที่เข้าใจศัพท์การแพทย์และคงชื่อสามัญทางยาเป็นภาษาอังกฤษไว้ควบคู่ ปลายทางส่วนใหญ่ขอให้รับรองคำแปลที่กรมการกงสุล และแนบไฟล์ DICOM ของภาพถ่ายรังสีในแผ่นหรือลิงก์ที่เข้าถึงได้

กฎหมายไม่ได้กำหนดอัตราตายตัว โรงพยาบาลจึงเรียกเก็บได้ตามสมควรเพื่อชดเชยต้นทุน ในทางปฏิบัติอยู่ที่ประมาณ 100–500 บาทต่อชุด และ 300–1,500 บาทสำหรับแผ่นภาพรังสี ระยะเวลาโดยทั่วไป 3–10 วันทำการเพราะต้องผ่านการตรวจของแพทย์เจ้าของไข้ หากเร่งด่วนให้ระบุเหตุผล เช่น กำหนดการผ่าตัดที่ปลายทาง ซึ่งมักได้รับการพิจารณาเป็นกรณีพิเศษ

ทำได้เมื่อแสดงความเป็นผู้แทนโดยชอบด้วยกฎหมาย เช่น เป็นผู้อนุบาลตามคำสั่งศาล หรือเป็นผู้มีอำนาจตามหนังสือแสดงเจตนาล่วงหน้า สำหรับญาติทั่วไปโรงพยาบาลมักให้เฉพาะข้อมูลที่จำเป็นต่อการดูแลรักษา ไม่ใช่สำเนาเวชระเบียนทั้งฉบับ เพื่อปฏิบัติตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล การเตรียมหนังสือมอบอำนาจด้านสุขภาพไว้ล่วงหน้าจึงช่วยได้มากในภาวะฉุกเฉิน

ใบรับรองแพทย์เพื่อขอใบอนุญาตทำงานในไทยใช้แบบตามประกาศกระทรวงแรงงาน ตรวจโรคต้องห้ามหกกลุ่ม ออกโดยสถานพยาบาลที่ได้รับอนุญาตในไทย และมีอายุใช้งานประมาณ 30 วัน ส่วนการตรวจสุขภาพเพื่อขอวีซ่าถาวรของออสเตรเลีย แคนาดา นิวซีแลนด์ หรือสหราชอาณาจักร ต้องทำกับ panel physician ที่ประเทศนั้นแต่งตั้งเท่านั้น และผลจะถูกส่งเข้าระบบออนไลน์โดยตรง ใบตรวจไทยทั่วไปใช้แทนกันไม่ได้

สมุดวัคซีนสากล (International Certificate of Vaccination) สำหรับไข้เหลืองที่ออกโดยด่านควบคุมโรคติดต่อระหว่างประเทศใช้ได้ทั่วโลกตามกฎอนามัยระหว่างประเทศ ส่วนบันทึกวัคซีนทั่วไปในสมุดสีชมพูหรือระบบหมอพร้อมมักต้องแปลเป็นภาษาอังกฤษและรับรองคำแปลก่อนใช้กับหน่วยงานต่างประเทศ กรณีสมัครเรียนหรือทำงานด้านสาธารณสุข ปลายทางมักขอผลตรวจภูมิคุ้มกัน (titer) เพิ่มด้วยเพราะบันทึกวัคซีนอย่างเดียวไม่พอ

ขอได้หากยังมีเวชระเบียนอยู่ในระบบ โดยแพทย์จะออกใบรับรองอ้างอิงข้อมูลที่บันทึกไว้และระบุวันที่ออกเอกสารตามจริง ไม่ใช่ย้อนวันที่ให้ ซึ่งเป็นสิ่งที่แพทย์ทำไม่ได้ตามข้อบังคับแพทยสภาว่าด้วยการรักษาจริยธรรม โรงพยาบาลส่วนใหญ่เก็บเวชระเบียนอย่างน้อยห้าปีนับแต่การรักษาครั้งสุดท้าย จึงควรขอสำเนาไว้ตั้งแต่ยังรักษาอยู่หากคาดว่าจะต้องใช้ในอนาคต

ควรส่งใบสรุปการรักษาภาษาอังกฤษ ผลตรวจทางห้องปฏิบัติการย้อนหลังอย่างน้อยหกเดือน ไฟล์ภาพถ่ายรังสีในรูปแบบ DICOM ไม่ใช่ภาพถ่ายจากหน้าจอ ผลพยาธิวิทยาพร้อมสไลด์หรือบล็อกพาราฟินหากจำเป็นต้องอ่านซ้ำ และรายการยาปัจจุบันด้วยชื่อสามัญทางยา การส่งเป็นชุดครบตั้งแต่แรกช่วยลดรอบคำถามกลับและย่นเวลาได้ประมาณหนึ่งถึงสองสัปดาห์

ต้องมีความยินยอมโดยชัดแจ้งของเจ้าของข้อมูลตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล เพราะข้อมูลสุขภาพเป็นข้อมูลอ่อนไหว การให้ความยินยอมควรระบุขอบเขตว่าเปิดเผยเรื่องใด แก่ผู้ใด และเพื่อวัตถุประสงค์ใด นายจ้างขอได้เพียงข้อมูลเท่าที่จำเป็นต่อการประเมินความเหมาะสมกับงาน เช่น ผ่านหรือไม่ผ่านเกณฑ์สุขภาพ ไม่ใช่รายละเอียดการวินิจฉัยทั้งหมด และผู้ป่วยเพิกถอนความยินยอมในภายหลังได้

ตามแนวปฏิบัติของ พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 ข้อมูลสุขภาพเป็นข้อมูลอ่อนไหว ควรส่งเฉพาะหน้าที่ผู้รับคำร้องต้องการ ปิดทับเลขบัญชีหรือข้อมูลบุคคลที่สามที่ไม่เกี่ยวข้อง และให้ผู้แปลลงนามข้อตกลงรักษาความลับ ควรขอให้ลบไฟล์ต้นฉบับหลังส่งมอบงานเสร็จ

แนวปฏิบัติของหน่วยงานส่วนใหญ่กำหนดว่าใบรับรองแพทย์ต้องออกไม่เกิน 30 วันก่อนวันยื่น บางจังหวัดอาจกำหนดสั้นกว่าและระบุรายการโรคที่ต้องตรวจตามประกาศ ควรตรวจในโรงพยาบาลที่ออกแบบฟอร์มตามที่กรมการจัดหางานยอมรับ และยืนยันวันหมดอายุกับสำนักงานจัดหางานจังหวัดก่อนนัดตรวจ

ขอบันทึกการฉีดวัคซีนจากสถานพยาบาลหรือสมุดวัคซีน ให้แพทย์รับรองว่าตรงกับเวชระเบียน แปลเป็นภาษาที่สถาบันกำหนด และรับรองคำแปลถ้าสถาบันระบุ บางประเทศต้องกรอกในแบบฟอร์มของสถาบันเองและให้แพทย์ลงนามในแบบฟอร์มนั้นแทนการแปลเอกสารไทย

โดยทั่วไปควรเผื่อประมาณหนึ่งถึงสามสัปดาห์ต่อชุด รวมเวลาขอเอกสารจากเวชระเบียน เวลาแปล คิวรับรองคำแปลที่กรมการกงสุล และคิวสถานทูตปลายทาง หากใบรับรองแพทย์มีอายุ 30 วัน ควรวางลำดับให้การรับรองเสร็จก่อนเอกสารหมดอายุเพื่อไม่ต้องตรวจซ้ำ

โดยทั่วไปทำได้ตามระเบียบเวชระเบียนของแต่ละสถานพยาบาล โดยผู้ป่วยหรือผู้รับมอบอำนาจยื่นคำร้องพร้อมบัตรประจำตัว บางแห่งจำกัดระยะเวลาจัดเก็บและอาจไม่มีเอกสารเก่ากว่าที่กำหนด ควรระบุช่วงปีและประเภทเอกสารที่ต้องการให้ชัด เพื่อลดรอบการขอเพิ่มและค่าธรรมเนียมซ้ำ

ยื่นคำร้องขอสำเนาเวชระเบียนที่แผนกเวชระเบียนของสถานพยาบาล พร้อมบัตรประจำตัวผู้ป่วยและหนังสือยินยอมตามแนวปฏิบัติ พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล หากผู้ป่วยอยู่ต่างประเทศจะต้องมีหนังสือมอบอำนาจที่รับรองลายมือชื่อ ระยะเวลาจัดทำมักหลายวันทำการเพราะต้องคัดจากคลังเอกสาร จากนั้นจึงนำไปแปลและรับรองคำแปลตามที่ผู้รับปลายทางกำหนด

แนวปฏิบัติคือหนังสือส่งต่อจากแพทย์ผู้รักษาระบุการวินิจฉัย ผลตรวจสำคัญ ยาที่ใช้อยู่ และเหตุผลที่ต้องรักษาต่อในต่างประเทศ แนบผลแล็บ ผลภาพถ่ายรังสีในรูปแบบที่โรงพยาบาลปลายทางอ่านได้ และประมาณการค่าใช้จ่ายหากใช้ยื่นวีซ่า เอกสารทั้งชุดควรมีลายมือชื่อและเลขใบอนุญาตประกอบวิชาชีพของแพทย์

ขึ้นกับข้อกำหนดของผู้รับคำร้อง หลายแห่งรับเฉพาะสถานพยาบาลที่มีเลขใบอนุญาตประกอบกิจการและมีแพทย์ผู้ตรวจที่ระบุเลขใบอนุญาตประกอบวิชาชีพ บางประเทศกำหนดรายชื่อสถานพยาบาลที่ยอมรับไว้ล่วงหน้า จึงควรตรวจรายชื่อจากเว็บไซต์สถานทูตหรือหน่วยงานปลายทางก่อนเข้ารับการตรวจ

ควรเผื่อประมาณสองถึงสี่สัปดาห์ เพราะรวมเวลาขอเวชระเบียน เวลาแปล คิวรับรองคำแปลที่กรมการกงสุล และคิวรับรองที่สถานทูตปลายทาง กรณีต้องขอผลตรวจเพิ่มหรือให้แพทย์ลงนามใหม่ควรเผื่อมากกว่านั้น

พ.ร.บ.สุขภาพแห่งชาติ พ.ศ. 2550 มาตรา 12 รับรองสิทธิทำหนังสือแสดงเจตนาไว้ล่วงหน้า เอกสารที่ทำในต่างประเทศมักถูกพิจารณาเป็นหลักฐานประกอบ แต่สถานพยาบาลไทยหลายแห่งขอให้จัดทำฉบับภาษาไทยตามแบบของตนเพิ่ม เพื่อลดข้อโต้แย้ง ควรแปลรับรองฉบับต่างประเทศและจัดทำฉบับไทยคู่กัน พร้อมแจ้งชื่อผู้ติดต่อฉุกเฉินไว้ในเวชระเบียน

ใช้ได้เมื่อออกโดยสถานพยาบาลที่ระบุตัวตนแพทย์ผู้ตรวจและเลขใบอนุญาตชัดเจน แต่ต้องแปลเป็นไทยและรับรองคำแปล บางหน่วยงานเช่นกรมการจัดหางานหรือกรมการขนส่งทางบกยังกำหนดให้ตรวจซ้ำในไทย เพราะต้องการแบบฟอร์มราชการไทยโดยเฉพาะ วิธีที่เร็วที่สุดคือสอบถามหน่วยงานปลายทางก่อนว่ารับฉบับต่างประเทศหรือไม่ แล้วจึงตัดสินใจว่าจะแปลหรือตรวจใหม่

ต้องมีหนังสือยินยอมของเจ้าของข้อมูลตาม พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ระบุผู้รับปลายทางและวัตถุประสงค์ โรงพยาบาลจะออกไฟล์พร้อมลายมือชื่อผู้มีอำนาจหรือส่งผ่านช่องทางที่ควบคุมได้ ภาพถ่ายรังสีมักส่งเป็นไฟล์ DICOM แยกจากรายงาน หากปลายทางขอฉบับรับรอง ต้องพิมพ์เป็นเอกสารและรับรองคำแปลตามปกติเพราะไฟล์ดิจิทัลยังไม่ผ่านนิติกรณ์

ควรมีสรุปประวัติการรักษาภาษาอังกฤษที่ปรับปรุงทุกปี รายการยาปัจจุบันพร้อมชื่อสามัญทางยา ข้อมูลการแพ้ยา สำเนากรมธรรม์และเบอร์สายด่วนผู้รับประกัน หนังสือมอบอำนาจทางการแพทย์ และรายชื่อผู้ติดต่อฉุกเฉินสองคนทั้งในไทยและต่างประเทศ เก็บสำเนาดิจิทัลไว้ในโทรศัพท์และแจ้งที่พักให้ทราบตำแหน่งเอกสารฉบับจริง

ผู้ป่วยมีสิทธิขอสำเนาข้อมูลของตนเอง แต่สถานพยาบาลสามารถปิดบังส่วนที่เป็นข้อมูลของบุคคลอื่นหรือความเห็นภายในบางประเภทได้ หากยื่นแทนผู้อื่นต้องมีหนังสือยินยอมหรือหนังสือมอบอำนาจที่ชัดเจน กรณีปฏิเสธโดยไม่มีเหตุผลตามกฎหมาย สามารถร้องเรียนต่อสถานพยาบาลเป็นลายลักษณ์อักษรและต่อหน่วยงานกำกับดูแลได้

ประเทศส่วนใหญ่ยกเลิกข้อกำหนดทั่วไปแล้ว แต่บางประเทศยังกำหนดสำหรับผู้เดินทางจากพื้นที่ระบาดเฉพาะหรือสำหรับวีซ่าบางประเภท ควรตรวจประกาศล่าสุดของหน่วยงานสาธารณสุขปลายทางภายในหนึ่งเดือนก่อนเดินทาง เพราะเงื่อนไขเปลี่ยนบ่อยและสายการบินใช้ข้อมูล ณ วันเดินทางเป็นเกณฑ์

ทีมที่ปรึกษาของเราช่วยได้ตั้งแต่ตรวจรายการเอกสารตามข้อกำหนดปลายทาง ประสานแผนกเวชระเบียนเพื่อขอสำเนาและใบรับรอง จัดทำคำแปลที่คงศัพท์ทางการแพทย์ให้ตรงต้นฉบับ ยื่นรับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุลและสถานทูต จนถึงจัดส่งเอกสารถึงผู้รับปลายทางพร้อมสำเนาสำรอง ประสบการณ์กว่าสิบห้าปีทำให้เรารู้ล่วงหน้าว่าปลายทางแต่ละแห่งมักตีกลับเพราะอะไร และป้องกันตั้งแต่ต้นทาง