การประเมินทักษะและคุณวุฒิเพื่อย้ายถิ่นทำงาน

ควรระบุชื่อ-นามสกุลตามหนังสือเดินทาง ตำแหน่งงาน วันเริ่มและวันสิ้นสุดการจ้าง สถานะเต็มเวลาหรือพาร์ทไทม์ จำนวนชั่วโมงต่อสัปดาห์ ลักษณะหน้าที่โดยย่อ ชื่อและตำแหน่งผู้ลงนาม พร้อมข้อมูลติดต่อของบริษัทบนหัวจดหมาย หน่วยประเมินคุณวุฒิอย่าง VETASSESS และ Engineers Australia มักปฏิเสธเอกสารที่ไม่ระบุชั่วโมงทำงานหรือหน้าที่งาน

หนังสือรับรองว่าสถาบันและหลักสูตรได้รับการรับรองในประเทศไทยขอได้จากสถาบันต้นสังกัดและสำนักงานปลัดกระทรวงการอุดมศึกษา วิทยาศาสตร์ วิจัยและนวัตกรรม (mhesi.go.th) ส่วนการเทียบว่าวุฒิไทยเทียบเท่าวุฒิใดในประเทศปลายทางเป็นหน้าที่ของหน่วยประเมินปลายทาง เช่น WES หรือ ENIC-NARIC

โดยทั่วไปต้องมีปริญญาบัตร ทรานสคริปต์ คำอธิบายรายวิชา หนังสือรับรองการทำงานที่ระบุหน้าที่และชั่วโมง และรายงาน Competency Demonstration Report สำหรับเส้นทางที่ไม่ได้อยู่ในข้อตกลงรับรองร่วม เอกสารที่ไม่ใช่ภาษาอังกฤษต้องมีคำแปลจากผู้แปลที่ยอมรับได้ ซึ่งสำหรับออสเตรเลียคือ NAATI

ไม่ได้โดยอัตโนมัติ ใบอนุญาตมีผลเฉพาะเขตอำนาจที่ออกให้ การไปประกอบวิชาชีพในต่างประเทศต้องขึ้นทะเบียนกับหน่วยงานกำกับของประเทศนั้น ซึ่งจะใช้เอกสารไทยเป็นหลักฐานประกอบ และมักกำหนดการสอบ การประเมินทักษะ หรือช่วงฝึกปฏิบัติภายใต้การกำกับเพิ่มเติม

WES (wes.org) เป็นหน่วยประเมินคุณวุฒิเอกชนที่ใช้มากในสหรัฐอเมริกาและแคนาดา ออกรายงานเทียบวุฒิให้นายจ้างและสถาบัน ส่วนเครือข่าย ENIC-NARIC (enic-naric.net) เป็นศูนย์ข้อมูลการรับรองคุณวุฒิของประเทศในยุโรปที่ให้คำวินิจฉัยเทียบระดับการศึกษา ทั้งสองต้องการต้นฉบับหรือเอกสารที่สถาบันส่งตรง พร้อมคำแปลตามรูปแบบที่แต่ละแห่งกำหนด

สาเหตุที่พบบ่อยคือหนังสือรับรองการทำงานไม่ระบุชั่วโมงทำงานต่อสัปดาห์หรือหน้าที่งานที่ตรงกับรหัสอาชีพ คำแปลไม่ได้ทำโดยผู้แปลที่ยอมรับได้ สแกนไม่ครบทุกหน้า และชื่อในเอกสารสะกดไม่ตรงหนังสือเดินทาง ควรตรวจสามจุดนี้ก่อนอัปโหลดทุกครั้ง

คนละขั้นตอน การรับรองเอกสารคือการยืนยันว่าลายมือชื่อและตราประทับบนเอกสารเป็นของจริง ส่วนการประเมินทักษะคือการวินิจฉัยว่าคุณวุฒิและประสบการณ์เทียบเท่ามาตรฐานอาชีพของประเทศปลายทางหรือไม่ ผ่านการรับรองเอกสารแล้วไม่ได้แปลว่าผ่านการประเมิน และหน่วยประเมินบางแห่งไม่ต้องการนิติกรณ์เลย

โดยทั่วไปหน่วยประเมินคุณวุฒิอย่าง WES, VETASSESS หรือ ACS ไม่ได้กำหนดให้ต้องมี Apostille แต่กำหนดเรื่องแหล่งที่มาของเอกสารและรูปแบบคำแปลแทน ส่วน Apostille มักจำเป็นเมื่อยื่นต่อหน่วยงานราชการหรือหน่วยงานกำกับวิชาชีพในต่างประเทศ ให้อ่านข้อกำหนดของผู้รับแต่ละรายแยกกัน

ไม่มีคำแปลแบบเดียวที่ใช้ได้ทุกที่ ออสเตรเลียและนิวซีแลนด์ยึด NAATI เยอรมนี ฝรั่งเศส สเปน และอิตาลียึด sworn translator ของประเทศนั้น สหรัฐฯ แคนาดา และสหราชอาณาจักรรับคำแปลรับรองพร้อม certificate of accuracy ส่วนหน่วยงานราชการไทยและสถานทูตมักยึดคำแปลที่กรมการกงสุลรับรอง จึงควรระบุปลายทางก่อนสั่งแปล

โดยหลัก WES ต้องการให้สถาบันการศึกษาส่งทรานสคริปต์และหนังสือรับรองการสำเร็จการศึกษาตรงถึงหน่วยงานในซองปิดผนึกของสถาบัน ผู้สมัครจึงควรยื่นคำร้องกับฝ่ายทะเบียนของมหาวิทยาลัยพร้อมเลขอ้างอิงที่ได้รับหลังเปิดเคส เอกสารที่ผู้สมัครถือมาเองมักถูกจัดเป็นเอกสารไม่ผ่านการรับรอง ส่วนงานโนตารีและกงสุลไม่ใช้แทนช่องทางส่งตรงนี้ แต่มักจำเป็นแยกอีกชุดเมื่อยื่นต่อสภาวิชาชีพหรือหน่วยงานตรวจคนเข้าเมือง

หน่วยงานประเมินทักษะของออสเตรเลียกำหนดให้เอกสารที่ไม่ใช่ภาษาอังกฤษต้องมีคำแปลจากนักแปลที่ได้รับการรับรอง โดยสำหรับงานที่ยื่นในออสเตรเลียมักอ้างมาตรฐาน NAATI ส่วนคำแปลที่จัดทำในไทยต้องมีคำรับรองผู้แปล ข้อมูลติดต่อ และประทับตราสำนักงานแปล ควรยื่นสำเนาสีของต้นฉบับคู่กับคำแปลทุกหน้าในลำดับเดียวกัน และห้ามตัดทอนตราประทับหรือหมายเหตุท้ายเอกสารออกจากคำแปล

หน่วยประเมินหลายแห่งกำหนดว่า transcript และใบปริญญาต้องส่งจากสถาบันโดยตรงในซองปิดผนึกหรือผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ที่สถาบันเป็นผู้ส่ง ผู้สมัครจึงควรยื่นคำร้องกับฝ่ายทะเบียนโดยแจ้งชื่อและรหัสอ้างอิงของหน่วยประเมิน และเผื่อเวลาที่สถาบันใช้จัดส่งระหว่างประเทศ

แนวปฏิบัติทั่วไปคือแปลตรงตามต้นฉบับ ไม่แปลงเกรดหรือคำนวณเทียบเป็นระบบอื่น เพราะการเทียบเป็นหน้าที่ของหน่วยประเมิน หากต้นฉบับมีคำอธิบายระบบเกรดอยู่ด้านหลัง ให้แปลหน้านั้นแนบไปด้วย เพื่อให้ผู้ประเมินคำนวณจากข้อมูลของสถาบันเอง

ควรระบุตำแหน่ง ช่วงเวลาเริ่ม-สิ้นสุด จำนวนชั่วโมงต่อสัปดาห์ และหน้าที่ความรับผิดชอบเป็นข้อ ๆ ให้ตรงกับคำอธิบายอาชีพที่ยื่น พร้อมชื่อผู้ลงนาม ตำแหน่ง ช่องทางติดต่อที่ตรวจสอบได้ และหัวจดหมายบริษัท เพราะผู้ประเมินมักโทรหรืออีเมลตรวจสอบย้อนหลัง

ผลประเมินคุณวุฒิเป็นเอกสารประกอบ ไม่ใช่การอนุมัติวีซ่า หน่วยงานตรวจคนเข้าเมืองปลายทางมักขอต้นฉบับวุฒิ คำแปลรับรอง ผลประเมิน และหนังสือเสนอจ้างงาน จึงควรเก็บชุดเอกสารเดิมไว้ครบและตรวจอายุการยอมรับของผลประเมินตามที่หน่วยงานนั้นกำหนด

หน่วยประเมินหลายแห่งไม่กำหนดวันหมดอายุของรายงาน แต่หน่วยงานผู้รับคำร้อง เช่น ตรวจคนเข้าเมืองหรือสภาวิชาชีพ มักกำหนดว่ารายงานต้องออกภายในระยะเวลาที่กำหนด จึงควรตรวจเงื่อนไขของผู้รับคำร้องเป็นหลักและวางแผนยื่นให้อยู่ในกรอบเวลานั้น