แนะนำบริการแปลเอกสารนิติบุคคลต่างประเทศเพื่อจดทะเบียนธุรกิจในไทย
ผู้ถือหุ้นหรือกรรมการที่เป็นนิติบุคคลต่างประเทศต้องยื่นหนังสือรับรองการจดทะเบียน บัญชีผู้ถือหุ้น และมติที่ประชุมเป็นภาษาไทยต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า เอกสารต้องผ่านการรับรองในประเทศต้นทางและรับรองคำแปลที่กรมการกงสุล โดยทั่วไปหนังสือรับรองบริษัทต้องมีอายุไม่เกิน 6 เดือนนับถึงวันยื่น
ข้อเท็จจริงสำคัญ
| หน่วยงานปลายทาง | กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) กระทรวงพาณิชย์ |
|---|---|
| เอกสารหลัก | Certificate of Incorporation, Shareholder List, Board Resolution, Power of Attorney |
| อายุเอกสาร | หนังสือรับรองนิติบุคคลต่างประเทศโดยทั่วไปต้องออกไม่เกิน 6 เดือน |
| ภาษาที่ยื่น | คำแปลภาษาไทย แนบคู่ต้นฉบับที่ผ่านการรับรองแล้ว |
| ใช้ต่อที่ไหนอีก | ธนาคารเปิดบัญชีนิติบุคคล กรมสรรพากร และสำนักงานประกันสังคม |
เอกสารนิติบุคคลต่างประเทศชุดมาตรฐานที่ต้องแปล
การตั้งบริษัทในไทยที่มีผู้ถือหุ้นเป็นนิติบุคคลต่างประเทศ นายทะเบียนจะขอหลักฐานยืนยันว่านิติบุคคลนั้นมีตัวตนตามกฎหมายของประเทศต้นทางจริง มีอำนาจถือหุ้นในต่างประเทศได้ และผู้ที่ลงนามแทนมีอำนาจจริง จึงต้องยื่นหนังสือรับรองการจดทะเบียน บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้นหรือ Register of Members มติที่ประชุมกรรมการที่อนุมัติการลงทุน และหนังสือมอบอำนาจให้ผู้ดำเนินการในไทย
เอกสารกลุ่มนี้มักมีถ้อยคำทางกฎหมายที่ผูกกับระบบกฎหมายของประเทศต้นทาง การแปลจึงต้องเลือกคำไทยที่ตรงกับความหมายทางกฎหมาย ไม่ใช่แปลตามตัวอักษร เช่น คำว่า authorised share capital กับ paid-up capital ต้องแยกให้ชัด เพราะนายทะเบียนใช้ตัวเลขทุนในการตรวจสัดส่วนการถือหุ้นของคนต่างด้าวตามกฎหมายว่าด้วยการประกอบธุรกิจของคนต่างด้าว
- หนังสือรับรองการจดทะเบียนพร้อมสถานะปัจจุบันของบริษัท
- บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้นหรือ Register of Members ฉบับล่าสุด
- มติที่ประชุมคณะกรรมการที่อนุมัติการลงทุนและแต่งตั้งผู้ลงนาม
- หนังสือมอบอำนาจระบุขอบเขตการดำเนินการในไทยอย่างเจาะจง
สายการรับรองและอายุเอกสารที่ต้องวางแผนล่วงหน้า
เอกสารนิติบุคคลจากต่างประเทศต้องผ่านการรับรองในประเทศต้นทางก่อน ซึ่งปัจจุบันคือการรับรองโดยหน่วยงานที่มีอำนาจแล้วตามด้วยสถานเอกอัครราชทูตไทยในประเทศนั้น เมื่ออนุสัญญาเฮกมีผลกับไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 เอกสารจากประเทศภาคีจะใช้ Apostille แทนขั้นสถานทูตไทยได้ ทำให้รอบเวลาสั้นลงอย่างมีนัยสำคัญ
ประเด็นที่มักถูกมองข้ามคืออายุเอกสาร เนื่องจากหนังสือรับรองบริษัทมักถูกกำหนดให้ออกไม่เกินหกเดือน แต่เวลาที่ใช้ในการรับรองต้นทาง ส่งเอกสารระหว่างประเทศ แปล และรับรองคำแปล อาจกินเวลาหลายสัปดาห์ จึงควรเริ่มจากการกำหนดวันยื่นที่ DBD แล้วนับถอยหลังเพื่อเลือกวันขอหนังสือรับรองให้เหมาะสม
ใช้ต่อกับธนาคารและหน่วยงานภาษี
หลังจดทะเบียนบริษัทแล้ว ชุดเอกสารเดียวกันมักถูกเรียกใช้ซ้ำในขั้นเปิดบัญชีธนาคารนิติบุคคล ซึ่งฝ่ายปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ของธนาคารจะตรวจโครงสร้างผู้ถือหุ้นจนถึงผู้รับประโยชน์ที่แท้จริง การเตรียมคำแปลผังโครงสร้างการถือหุ้นไว้ล่วงหน้าจึงช่วยลดรอบการสอบถามเอกสารได้มาก
ในทางภาษี หากบริษัทแม่ในต่างประเทศจะใช้สิทธิตามอนุสัญญาภาษีซ้อน หนังสือรับรองถิ่นที่อยู่ทางภาษีจากประเทศต้นทางต้องแปลเป็นไทยและยื่นต่อกรมสรรพากรด้วย ซึ่งเป็นเอกสารคนละฉบับกับหนังสือรับรองการจดทะเบียน และมักถูกขอเพิ่มภายหลังเมื่อมีการจ่ายเงินได้ออกนอกประเทศ
ขั้นตอนดำเนินการ
ขั้นที่ 1: กำหนดวันยื่นและนับถอยหลัง
ตั้งวันยื่นที่ DBD แล้วนับถอยหลังให้หนังสือรับรองบริษัทยังอยู่ในอายุที่กำหนดในวันยื่นจริง
ขั้นที่ 2: ขอเอกสารและรับรองในประเทศต้นทาง
ขอหนังสือรับรอง บัญชีผู้ถือหุ้น และมติที่ประชุม แล้วรับรองตามระบบของประเทศนั้น
ขั้นที่ 3: แปลเป็นไทยโดยผู้แปลสายกฎหมายบริษัท
แปลครบทุกหน้ารวมหมายเหตุและตราประทับ พร้อมทำอภิธานศัพท์ให้สอดคล้องกันทั้งชุด
ขั้นที่ 4: รับรองคำแปลและยื่น DBD
รับรองคำแปลที่กรมการกงสุล แล้วยื่นพร้อมคำขอจดทะเบียนและเอกสารในประเทศ
คำถามที่พบบ่อย
หนังสือรับรองบริษัทต่างประเทศต้องอายุไม่เกินกี่เดือน?
แนวปฏิบัติทั่วไปคือไม่เกิน 6 เดือนนับถึงวันยื่น แต่ควรยืนยันกับนายทะเบียนที่รับคำขอ เพราะบางประเภทคำขออาจกำหนดสั้นกว่า
ต้องแปลทุกหน้าไหม แม้หน้าที่เป็นแบบฟอร์มเปล่า?
ต้องแปลทุกหน้าที่มีข้อความ รวมถึงหมายเหตุท้ายเอกสารและข้อความบนตราประทับ การตัดหน้าใดหน้าหนึ่งออกทำให้ชุดเอกสารไม่ครบและถูกตีกลับ
มติที่ประชุมทำเป็นภาษาอังกฤษอย่างเดียวได้ไหม?
ต้นฉบับเป็นภาษาอังกฤษได้ แต่ต้องมีคำแปลภาษาไทยที่ผ่านการรับรองแนบคู่เมื่อยื่นต่อหน่วยงานราชการไทย
กรรมการต่างชาติต้องมาเซ็นในไทยไหม?
ไม่จำเป็น หากมอบอำนาจให้ผู้ดำเนินการในไทยโดยหนังสือมอบอำนาจที่ผ่านการรับรองและแปลอย่างถูกต้อง แต่บางธุรกรรมของธนาคารอาจขอให้กรรมการยืนยันตัวตนเพิ่ม
ถ้าบริษัทแม่อยู่ในประเทศภาคีเฮกแล้ว ต้องรออนุสัญญามีผลกับไทยไหม?
ต้องรอ เพราะการใช้ Apostille แทนการรับรองของสถานเอกอัครราชทูตไทยจะทำได้เมื่ออนุสัญญามีผลกับไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 ก่อนหน้านั้นยังต้องใช้เส้นทางเดิม
แปลชื่อบริษัทเป็นไทยอย่างไรให้ถูก?
ใช้การทับศัพท์ที่สอดคล้องกันทั้งชุดเอกสารและตรงกับที่เคยใช้กับหน่วยงานไทยมาก่อน หากเคยจดชื่อไทยไว้แล้วต้องใช้ชื่อเดิมเสมอเพื่อไม่ให้ถือเป็นคนละนิติบุคคล
แหล่งอ้างอิงราชการ
- กรมพัฒนาธุรกิจการค้า — หลักเกณฑ์เอกสารประกอบคำขอจดทะเบียนที่มีผู้ถือหุ้นหรือกรรมการต่างชาติ (dbd.go.th)
- กรมการกงสุล — การรับรองคำแปลเอกสารนิติบุคคลเพื่อใช้ในราชอาณาจักร (consular.mfa.go.th)
- HCCH — อนุสัญญา Apostille มีผลกับไทย 28 กุมภาพันธ์ 2570 (hcch.net)
อ่านต่อ
คำค้นที่หน้านี้ตอบ
ให้ทีมงานตรวจเอกสารก่อนเริ่มงาน
ส่งรายการเอกสารและปลายทางที่จะยื่น ทีมงานจะแจ้งลำดับขั้นและระยะเวลาที่ต้องใช้
ติดต่อทีมงาน →