แนะนำบริการแปลเอกสารราชการไทย
เอกสารราชการไทยที่จะใช้ต่างประเทศต้องแปลตามรูปแบบที่กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุลรับรองได้ คือถอดชื่อเฉพาะตามหนังสือเดินทาง คงเลขที่เอกสารและวันที่ตามต้นฉบับ และบรรยายตราครุฑกับลายมือชื่อทุกจุด ควรเลือกผู้ให้บริการที่รับผิดชอบแก้ไขคำแปลจนกรมการกงสุลรับรองผ่าน โดยไม่คิดค่าใช้จ่ายเพิ่ม
ข้อเท็จจริงสำคัญ
| เอกสารที่พบบ่อยที่สุด | ทะเบียนบ้าน สูติบัตร ทะเบียนสมรส หนังสือรับรองโสด ใบเปลี่ยนชื่อ |
|---|---|
| หน่วยงานรับรองคำแปล | กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล (แจ้งวัฒนะ) |
| ระยะเวลารับรองปกติ | 2-3 วันทำการ (บริการด่วนภายในวันเดียวกันมีเงื่อนไขเวลายื่น) |
| อายุเอกสารที่ปลายทางมักกำหนด | คัดใหม่ไม่เกิน 3-6 เดือน แล้วแต่ประเทศ |
| ขั้นถัดไปหลังกงสุล | รับรองที่สถานเอกอัครราชทูตประเทศปลายทางเมื่อประเทศนั้นกำหนด |
ทำไมคำแปลเอกสารราชการถึงถูกตีกลับบ่อยที่สุด
คำแปลเอกสารราชการถูกตีกลับด้วยเหตุผลทางรูปแบบมากกว่าเหตุผลทางภาษา กรณีที่พบมากที่สุดคือการสะกดชื่อบุคคลในคำแปลไม่ตรงกับหนังสือเดินทาง เมื่อชื่อไม่ตรง ปลายทางจะถือว่าเป็นคนละบุคคลและไม่รับเอกสารทั้งชุด
กรณีรองลงมาคือการละรายละเอียดที่ไม่ใช่ตัวอักษร เช่น ตราครุฑ ตราประทับของสำนักทะเบียน ลายมือชื่อนายทะเบียน และข้อความเขียนด้วยมือที่ขอบเอกสาร ทุกจุดเหล่านี้ต้องบรรยายไว้ในคำแปล เพราะเจ้าหน้าที่ใช้เทียบว่าคำแปลครอบคลุมต้นฉบับครบถ้วนหรือไม่
- สะกดชื่อ-นามสกุลตามหนังสือเดินทางทุกครั้ง ไม่ถอดเสียงใหม่
- คงเลขที่เอกสาร เล่มที่ และวันที่ออกตามต้นฉบับ ห้ามแปลงรูปแบบวันที่
- บรรยายตราประทับและลายมือชื่อทุกจุด รวมถึงด้านหลังเอกสาร
- ระบุจำนวนหน้าให้ตรงกับต้นฉบับ เช่น หน้า 2 จาก 3
เลือกผู้ให้บริการอย่างไรเมื่อเอกสารต้องผ่านกรมการกงสุล
ผู้ให้บริการที่เหมาะกับงานนี้ต้องคุ้นเคยกับแนวปฏิบัติของกองสัญชาติและนิติกรณ์ ไม่ใช่แค่แปลภาษาได้ดี เพราะการรับรองนิติกรณ์เป็นการตรวจความสอดคล้องระหว่างคำแปลกับต้นฉบับ ไม่ใช่การตรวจสำนวนภาษา
ข้อควรถามก่อนตกลงจ้าง คือผู้ให้บริการรับผิดชอบอย่างไรหากคำแปลไม่ผ่าน และมีบริการเดินเรื่องยื่นแทนหรือไม่ เพราะการเดินทางไปแจ้งวัฒนะซ้ำสองรอบมีต้นทุนสูงกว่าค่าคำแปลเสียอีก
- ระบุชื่อผู้แปลและช่องทางติดต่อได้ ไม่ใช่คำแปลไร้ผู้รับผิดชอบ
- รับแก้ไขคำแปลจนกรมการกงสุลรับรองผ่านโดยไม่คิดเพิ่ม
- มีบริการยื่นและรับเอกสารแทนที่แจ้งวัฒนะ
- ส่งไฟล์พรีวิวให้ตรวจชื่อและวันที่ก่อนพิมพ์จริง
ลำดับงานที่ประหยัดเวลาที่สุด
ลำดับที่ทำให้เสียเวลาน้อยที่สุดคือคัดเอกสารใหม่ก่อนเสมอ แล้วจึงแปล เพราะหลายประเทศกำหนดอายุเอกสารนับจากวันที่คัด ไม่ใช่วันที่แปล การแปลจากฉบับเก่าแล้วต้องคัดใหม่ภายหลังทำให้ต้องแปลซ้ำทั้งชุด
หากปลายทางต้องการการรับรองจากสถานทูตด้วย ให้จองคิวสถานทูตล่วงหน้าไปพร้อมกับวันที่คาดว่าจะได้เอกสารจากกรมการกงสุล เพราะบางสถานทูตมีคิวรอ 1-3 สัปดาห์
ค่าใช้จ่ายที่ควรคาดการณ์
ต้นทุนของงานประเภทนี้มีสามส่วน คือค่าคำแปลต่อหน้า ค่าธรรมเนียมนิติกรณ์ของกรมการกงสุลต่อตราประทับ และค่าเดินเรื่องหากใช้บริการยื่นแทน ผู้ให้บริการที่โปร่งใสจะแยกสามรายการนี้ให้เห็นชัดตั้งแต่ใบเสนอราคา
ควรระวังการเสนอราคาที่รวมทุกอย่างเป็นก้อนเดียวโดยไม่แจกแจง เพราะเมื่อจำนวนตราประทับเพิ่มขึ้นตามจำนวนหน้า ค่าใช้จ่ายจริงจะต่างจากที่ตกลงไว้
ขั้นตอนดำเนินการ
ขั้นที่ 1: คัดเอกสารฉบับใหม่
ขอคัดสำเนาจากสำนักทะเบียนอำเภอหรือเขตให้เป็นฉบับล่าสุด ตรวจให้ตราประทับและลายมือชื่อชัดเจน
ขั้นที่ 2: ตรวจการสะกดชื่อ
ส่งสำเนาหน้าหนังสือเดินทางให้ผู้แปล เพื่อให้สะกดชื่อในคำแปลตรงกับหนังสือเดินทางทุกตัวอักษร
ขั้นที่ 3: ตรวจร่างคำแปล
ตรวจเลขที่เอกสาร วันที่ และคำบรรยายตราประทับในไฟล์ร่างก่อนสั่งพิมพ์ฉบับจริง
ขั้นที่ 4: ยื่นรับรองนิติกรณ์
ยื่นต้นฉบับพร้อมคำแปลที่กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล เลือกบริการปกติหรือด่วนตามกำหนดใช้งาน
ขั้นที่ 5: รับรองต่อที่สถานทูตปลายทาง
หากประเทศปลายทางกำหนด ให้นำเอกสารที่ผ่านกรมการกงสุลไปรับรองต่อที่สถานเอกอัครราชทูตของประเทศนั้น
คำถามที่พบบ่อย
แปลเอกสารราชการเองแล้วให้กรมการกงสุลรับรองได้ไหม
ยื่นได้ แต่ในทางปฏิบัติคำแปลที่ทำเองมักถูกให้แก้ไขเรื่องรูปแบบ เช่น การถอดชื่อเฉพาะ การบรรยายตราประทับ และรูปแบบวันที่ ทำให้ต้องเดินทางไปยื่นซ้ำ จึงคุ้มกว่าที่จะใช้ผู้แปลที่คุ้นเคยกับแนวปฏิบัติของกองสัญชาติและนิติกรณ์
คำแปลชุดเดิมใช้ยื่นหลายประเทศได้หรือไม่
ใช้ได้เมื่อทุกประเทศยอมรับภาษาเดียวกันและยังไม่เกินอายุเอกสารที่แต่ละประเทศกำหนด แต่หากประเทศใดต้องการการรับรองของสถานทูตประเทศนั้นเพิ่ม จะต้องเตรียมชุดแยกเพราะสถานทูตจะเก็บชุดที่รับรองไว้กับคำขอ
ทะเบียนบ้านต้องแปลทุกหน้าหรือเฉพาะหน้าที่มีชื่อเรา
โดยทั่วไปแปลเฉพาะหน้าแรกที่แสดงรายการบ้านและหน้าที่ปรากฏชื่อผู้ยื่น แต่ต้องระบุในคำแปลว่าเป็นการแปลบางส่วนพร้อมเลขหน้า หากปลายทางขอฉบับเต็มจึงแปลทุกหน้า
ชื่อในสูติบัตรสะกดคนละแบบกับหนังสือเดินทางต้องทำอย่างไร
ให้ใช้การสะกดตามหนังสือเดินทางในคำแปล แล้วเพิ่มหมายเหตุของผู้แปลว่าเป็นบุคคลเดียวกับชื่อที่ปรากฏในต้นฉบับ หากปลายทางเข้มงวดมาก ควรขอหนังสือรับรองบุคคลเดียวกันจากสำนักทะเบียนเพิ่ม
เอกสารที่รับรองแล้วมีอายุการใช้งานนานเท่าไร
ตราประทับนิติกรณ์ไม่มีวันหมดอายุในตัวเอง แต่หน่วยงานปลายทางมักกำหนดว่าเอกสารต้องคัดใหม่ไม่เกิน 3 ถึง 6 เดือน จึงควรตรวจเงื่อนไขของปลายทางก่อนเริ่มงานแปล
ถ้าเร่งด่วนต้องใช้ภายในสองวันทำได้หรือไม่
ทำได้ในหลายกรณี โดยใช้บริการแปลด่วนคู่กับบริการนิติกรณ์แบบด่วนของกรมการกงสุล แต่ต้องยื่นภายในกรอบเวลารับเรื่องของวันนั้น และเอกสารต้องคัดใหม่พร้อมแล้ว มิฉะนั้นเวลาจะหมดไปกับขั้นตอนคัดเอกสาร
แหล่งอ้างอิงราชการ
- กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ — กองสัญชาติและนิติกรณ์ เป็นผู้รับรองคำแปลเอกสารราชการไทยเพื่อใช้ต่างประเทศ
- สำนักทะเบียนกลาง กรมการปกครอง — ผู้ออกและคัดสำเนาเอกสารทะเบียนราษฎร เช่น ทะเบียนบ้านและสูติบัตร
อ่านต่อ
คำค้นที่หน้านี้ตอบ
ให้ทีมงานตรวจเอกสารก่อนเริ่มงาน
ส่งรายการเอกสารและปลายทางที่จะยื่น ทีมงานจะแจ้งลำดับขั้นและระยะเวลาที่ต้องใช้
ติดต่อทีมงาน →