แนะนำบริการรับรองเอกสารจากประเทศต้นทางเพื่อใช้ในไทย
เอกสารจากต่างประเทศที่ชาวต่างชาติต้องใช้กับหน่วยงานไทย เช่น สูติบัตร ทะเบียนสมรส และประวัติอาชญากรรม ต้องผ่านการรับรองจากหน่วยงานที่มีอำนาจในประเทศต้นทางก่อน จากนั้นรับรองต่อที่สถานเอกอัครราชทูตไทยในประเทศนั้นหรือใช้อะพอสทีลหากทั้งสองประเทศเป็นภาคีอนุสัญญาเฮก แล้วจึงแปลเป็นภาษาไทยและยื่นรับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุลก่อนใช้งานจริง
ข้อเท็จจริงสำคัญ
| เอกสารที่พบบ่อย | สูติบัตร ทะเบียนสมรส ทะเบียนหย่า ประวัติอาชญากรรม หนังสือรับรองโสด |
|---|---|
| ขั้นแรกที่ต้องทำ | รับรองจากหน่วยงานที่มีอำนาจในประเทศต้นทาง |
| ขั้นที่สอง | รับรองที่สถานทูตไทยในประเทศนั้น หรือขออะพอสทีลหากเป็นภาคีร่วมกับไทย |
| ขั้นสุดท้ายในไทย | แปลเป็นภาษาไทยและยื่นรับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล |
| อายุเอกสารที่มักกำหนด | หน่วยงานไทยส่วนใหญ่ต้องการเอกสารอายุไม่เกิน 3-6 เดือน |
ทำไมเอกสารจากต่างประเทศต้องผ่านหลายชั้นก่อนใช้ในไทย
หน่วยงานราชการไทย เช่น สำนักทะเบียนอำเภอหรือเขต ไม่มีทางตรวจสอบความแท้จริงของเอกสารที่ออกโดยหน่วยงานต่างประเทศได้ด้วยตนเอง จึงต้องอาศัยห่วงโซ่การรับรองที่เริ่มจากหน่วยงานต้นทาง ผ่านสถานทูตไทยในประเทศนั้นหรือระบบอะพอสทีล แล้วจบที่กรมการกงสุลในไทยซึ่งเป็นผู้ยืนยันความถูกต้องให้หน่วยงานปลายทางในไทยเชื่อถือได้
ตัวอย่างที่พบบ่อยคือชาวต่างชาติที่ต้องการจดทะเบียนสมรสในไทยและต้องแสดงหนังสือรับรองสถานภาพโสดจากประเทศตน เอกสารนี้ต้องผ่านการรับรองในประเทศต้นทางก่อน แล้วรับรองต่อที่สถานทูตไทยหรือใช้อะพอสทีล จากนั้นแปลเป็นภาษาไทยและรับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล จึงจะนำไปยื่นที่สำนักทะเบียนอำเภอหรือเขตได้
- ตรวจสอบก่อนว่าประเทศต้นทางเป็นภาคีอนุสัญญาเฮกร่วมกับไทยหรือไม่ เพื่อเลือกเส้นทางที่สั้นกว่า
- เอกสารบางประเภทต้องออกใหม่เฉพาะสำหรับใช้ในต่างประเทศ ไม่ใช่สำเนาที่ใช้ในประเทศตนเอง
- ควรเริ่มขอเอกสารจากประเทศต้นทางล่วงหน้าอย่างน้อยหนึ่งถึงสองเดือนก่อนกำหนดใช้งานจริง
กรณีศึกษาเอกสารที่ใช้บ่อยที่สุด
ประวัติอาชญากรรมเป็นเอกสารที่มักใช้ประกอบการขอวีซ่าทำงานหรือวีซ่าเกษียณในไทย ต้องขอจากหน่วยงานตำรวจกลางของประเทศต้นทาง แล้วรับรองตามลำดับก่อนแปลเป็นภาษาไทย ส่วนทะเบียนสมรสและทะเบียนหย่าใช้บ่อยในกรณีขอวีซ่าติดตามครอบครัวหรือจดทะเบียนสมรสซ้ำในไทย ซึ่งหน่วยงานไทยมักให้ความสำคัญกับความต่อเนื่องของเอกสาร เช่น ต้องแสดงทั้งทะเบียนสมรสเดิมและทะเบียนหย่าหากมีการหย่าร้างมาก่อน
เอกสารบริษัทจากประเทศต้นทาง เช่น หนังสือรับรองการจดทะเบียนนิติบุคคลหรือมติที่ประชุมกรรมการ ก็ต้องผ่านลำดับการรับรองแบบเดียวกันก่อนนำมาใช้จดทะเบียนธุรกิจในไทยหรือเปิดบัญชีธนาคารในนามบริษัท ความล่าช้าส่วนใหญ่ในกรณีนี้เกิดจากการที่บริษัทแม่ในต่างประเทศไม่คุ้นเคยกับขั้นตอนรับรองแบบไทย จึงควรให้ผู้ให้บริการในไทยช่วยจัดทำคำแนะนำเป็นภาษาอังกฤษส่งให้บริษัทแม่ดำเนินการ
การแปลเอกสารต่างประเทศเป็นภาษาไทย
หลังจากเอกสารผ่านการรับรองจากต่างประเทศครบทุกชั้นแล้ว ขั้นตอนสุดท้ายก่อนใช้ในไทยคือการแปลเป็นภาษาไทยโดยผู้แปลที่กรมการกงสุลรับรองได้ คำแปลต้องคงเลขที่เอกสาร วันที่ และชื่อบุคคลให้ตรงกับต้นฉบับ พร้อมบรรยายตราประทับของสถานทูตหรือตราอะพอสทีลที่ปรากฏบนเอกสารทุกจุด เพราะเจ้าหน้าที่จะตรวจสอบว่าคำแปลครอบคลุมทุกส่วนของเอกสารจริง
ผู้ให้บริการที่ทำงานทั้งสายรับรองและสายแปลในชุดเดียวจะช่วยลดความเสี่ยงเรื่องความไม่ตรงกันระหว่างขั้นตอน เพราะทราบว่าเจ้าหน้าที่กรมการกงสุลต้องการเห็นรายละเอียดใดในคำแปลของเอกสารที่ผ่านการรับรองจากต่างประเทศมาแล้ว
การวางแผนเวลาสำหรับงานที่มีกำหนดเส้นตาย
งานประเภทนี้มักมีจุดคอขวดอยู่ที่ขั้นตอนในประเทศต้นทาง เพราะการขอเอกสารและรับรองในต่างประเทศต้องอาศัยไปรษณีย์หรือตัวแทนดำเนินการซึ่งใช้เวลานานกว่าขั้นตอนในไทยมาก ผู้ที่มีกำหนดเส้นตาย เช่น วันแต่งงานหรือวันยื่นวีซ่า ควรเริ่มขอเอกสารจากประเทศต้นทางทันทีที่ทราบกำหนดการ แทนที่จะรอจนใกล้วัน
หากไม่สามารถเดินทางกลับประเทศต้นทางได้ด้วยตนเอง สามารถมอบอำนาจให้ญาติหรือตัวแทนในประเทศนั้นดำเนินการแทนได้ โดยหนังสือมอบอำนาจนี้ต้องผ่านการรับรองลายมือชื่อจากทนายผู้ทำคำรับรองในไทยก่อนส่งไปใช้ที่ต่างประเทศเช่นกัน
ขั้นตอนดำเนินการ
ขั้นที่ 1: ขอเอกสารจากหน่วยงานต้นทาง
ขอเอกสารฉบับใหม่จากหน่วยงานที่มีอำนาจออกเอกสารในประเทศต้นทาง
ขั้นที่ 2: รับรองในประเทศต้นทาง
นำเอกสารไปรับรองตามขั้นตอนของประเทศนั้น เช่น กระทรวงการต่างประเทศของประเทศต้นทาง
ขั้นที่ 3: รับรองที่สถานทูตไทยหรือขออะพอสทีล
เลือกเส้นทางตามสถานะภาคีอนุสัญญาเฮกของประเทศต้นทางกับไทย
ขั้นที่ 4: แปลเป็นภาษาไทย
จัดทำคำแปลภาษาไทยที่บรรยายตราประทับและรายละเอียดครบทุกจุด
ขั้นที่ 5: ยื่นรับรองนิติกรณ์และใช้งาน
ยื่นรับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุลแล้วนำไปใช้กับหน่วยงานไทยที่เกี่ยวข้อง
คำถามที่พบบ่อย
เอกสารต่างประเทศต้องแปลก่อนหรือรับรองก่อน
ต้องรับรองในประเทศต้นทางและรับรองต่อที่สถานทูตหรือขออะพอสทีลก่อนเสมอ แล้วจึงแปลเป็นภาษาไทยในขั้นตอนสุดท้าย เพราะคำแปลต้องบรรยายตราประทับที่ปรากฏบนเอกสารทุกจุดรวมถึงตราที่เพิ่งได้รับมาด้วย
ประเทศต้นทางไม่มีสถานทูตไทยต้องทำอย่างไร
ให้ใช้สถานทูตไทยที่รับผิดชอบภูมิภาคนั้นหรือสถานกงสุลกิตติมศักดิ์ที่ใกล้ที่สุด หากประเทศนั้นเป็นภาคีอนุสัญญาเฮกร่วมกับไทยจะสะดวกกว่าเพราะใช้อะพอสทีลแทนได้โดยไม่ต้องหาสถานทูตไทย
ประวัติอาชญากรรมจากต่างประเทศมีอายุใช้งานนานเท่าไร
ส่วนใหญ่หน่วยงานไทยกำหนดให้เอกสารอายุไม่เกิน 3 ถึง 6 เดือนนับจากวันออกเอกสาร จึงควรวางแผนขอเอกสารให้ใกล้เคียงกับวันที่จะใช้จริงมากที่สุด
มอบอำนาจให้คนอื่นไปขอเอกสารแทนที่ประเทศต้นทางได้หรือไม่
ได้ในหลายกรณี โดยหนังสือมอบอำนาจต้องผ่านการรับรองลายมือชื่อจากทนายผู้ทำคำรับรองในไทยก่อน แล้วรับรองนิติกรณ์เพิ่มเติมหากประเทศปลายทางกำหนด
หากเอกสารจากต่างประเทศเป็นภาษาที่ไม่ใช่อังกฤษต้องทำอย่างไร
ต้องแปลจากภาษานั้นเป็นภาษาไทยโดยตรงหรือแปลผ่านภาษาอังกฤษก่อนแล้วแต่นโยบายของผู้แปล และควรตรวจว่ากรมการกงสุลรับรองคำแปลจากภาษานั้นได้หรือต้องใช้ผู้แปลเฉพาะทาง
เอกสารบริษัทจากต่างประเทศใช้ขั้นตอนเดียวกันหรือไม่
ใช้ขั้นตอนหลักการเดียวกัน คือรับรองในประเทศต้นทาง รับรองต่อที่สถานทูตไทยหรืออะพอสทีล แล้วแปลและรับรองนิติกรณ์ในไทย แต่เนื้อหาเอกสารต่างกัน เช่น หนังสือรับรองบริษัทและมติที่ประชุมกรรมการ
แหล่งอ้างอิงราชการ
- กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ — ผู้รับรองนิติกรณ์เอกสารต่างประเทศก่อนนำไปใช้กับหน่วยงานไทย
- กรมการปกครอง กระทรวงมหาดไทย — หน่วยงานที่รับเอกสารต่างประเทศที่ผ่านการรับรองแล้วเพื่อจดทะเบียนสมรสหรือทำนิติกรรมทะเบียนราษฎร
- อนุสัญญากรุงเฮกว่าด้วยการยกเลิกข้อกำหนดให้ทำนิติกรณ์เอกสารต่างประเทศ ค.ศ. 1961 — กรอบความตกลงที่กำหนดว่าประเทศใดใช้ระบบอะพอสทีลแทนการรับรองผ่านสถานทูตได้
อ่านต่อ
คำค้นที่หน้านี้ตอบ
ให้ทีมงานตรวจเอกสารก่อนเริ่มงาน
ส่งรายการเอกสารและปลายทางที่จะยื่น ทีมงานจะแจ้งลำดับขั้นและระยะเวลาที่ต้องใช้
ติดต่อทีมงาน →