แนะนำบริการรับรองเอกสารบริษัทต่างชาติและสัญญาธุรกิจ
เอกสารบริษัทต่างชาติที่ใช้ในไทย เช่น หนังสือรับรองการจดทะเบียนบริษัทแม่ มติที่ประชุมกรรมการ และสัญญาร่วมทุน ต้องรับรองลายมือชื่อกรรมการผู้มีอำนาจก่อน แล้วรับรองนิติกรณ์หรือขออะพอสทีลตามสถานะภาคีของประเทศต้นทาง จากนั้นแปลเป็นภาษาไทยให้ตรงกับต้นฉบับก่อนยื่นกรมพัฒนาธุรกิจการค้าหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
ข้อเท็จจริงสำคัญ
| เอกสารที่พบบ่อย | หนังสือรับรองบริษัทแม่ มติกรรมการ หนังสือมอบอำนาจกรรมการ สัญญาร่วมทุน |
|---|---|
| ผู้รับรองลายมือชื่อกรรมการ | ทนายผู้ทำคำรับรองในไทย หรือ Notary Public ในประเทศต้นทาง |
| ขั้นถัดไปหลังรับรองลายมือชื่อ | รับรองนิติกรณ์หรือขออะพอสทีลตามสถานะภาคีของประเทศ |
| หน่วยงานปลายทางในไทย | กรมพัฒนาธุรกิจการค้า ธนาคารพาณิชย์ หรือหน่วยงานกำกับดูแลเฉพาะธุรกิจ |
| ข้อควรระวัง | ต้องตรวจอำนาจลงนามของกรรมการให้ตรงกับหนังสือรับรองบริษัทฉบับล่าสุด |
เอกสารบริษัทต่างชาติที่ต้องรับรองก่อนใช้ในไทย
บริษัทต่างชาติที่จะจดทะเบียนสาขาในไทย ร่วมทุนกับบริษัทไทย หรือเปิดบัญชีธนาคารในนามนิติบุคคล มักต้องแสดงเอกสารสำคัญหลายฉบับ เช่น หนังสือรับรองการจดทะเบียนบริษัทจากประเทศต้นทาง หนังสือบริคณห์สนธิหรือข้อบังคับบริษัท และมติที่ประชุมคณะกรรมการที่อนุมัติการทำธุรกรรมในไทย เอกสารเหล่านี้ต้องผ่านการรับรองความถูกต้องก่อนหน่วยงานไทยจะยอมรับ
ความซับซ้อนของงานประเภทนี้อยู่ที่การตรวจสอบว่าใครเป็นผู้มีอำนาจลงนามแทนบริษัทตามกฎหมายของประเทศต้นทาง เพราะบางประเทศอนุญาตให้กรรมการคนเดียวลงนามผูกพันบริษัทได้ แต่บางประเทศต้องมีกรรมการหลายคนร่วมลงนาม หากเอกสารที่ส่งมาระบุผู้ลงนามไม่ตรงกับที่กฎหมายกำหนด หน่วยงานไทยอาจปฏิเสธการรับรองทั้งชุด
- ตรวจหนังสือรับรองบริษัทฉบับล่าสุดเพื่อยืนยันรายชื่อกรรมการผู้มีอำนาจ
- หากมีการเปลี่ยนแปลงกรรมการล่าสุด ต้องแนบเอกสารการเปลี่ยนแปลงมาด้วย
- มติที่ประชุมกรรมการต้องระบุวัตถุประสงค์การทำธุรกรรมในไทยให้ชัดเจน
ขั้นตอนรับรองเอกสารบริษัทจากต่างประเทศ
ขั้นตอนเริ่มจากการรับรองลายมือชื่อกรรมการผู้มีอำนาจในประเทศต้นทาง โดยใช้ Notary Public หรือหน่วยงานที่มีอำนาจตามกฎหมายของประเทศนั้น จากนั้นต้องรับรองต่ออีกชั้นหนึ่งเพื่อยืนยันว่าผู้รับรองในขั้นแรกมีอำนาจจริง ซึ่งอาจเป็นการรับรองที่สถานทูตไทยประจำประเทศนั้น หรือขออะพอสทีลจากหน่วยงานที่ประเทศต้นทางกำหนดหากเป็นภาคีอนุสัญญาเฮกร่วมกับไทย
เมื่อเอกสารมาถึงไทยแล้ว ต้องแปลเป็นภาษาไทยโดยผู้แปลที่กรมการกงสุลรับรองได้ คำแปลต้องคงชื่อบริษัท เลขทะเบียนนิติบุคคล และชื่อกรรมการให้ตรงกับต้นฉบับทุกตัวอักษร แล้วยื่นรับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุลอีกครั้งก่อนนำไปใช้กับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าหรือธนาคาร
- เลือกผู้แปลที่คุ้นเคยกับศัพท์กฎหมายบริษัทและโครงสร้างนิติบุคคลต่างประเทศ
- ตรวจให้ชื่อบริษัทในคำแปลตรงกับที่จะใช้จดทะเบียนในไทยทุกตัวอักษร
- เก็บสำเนาเอกสารทุกชั้นการรับรองไว้ เผื่อหน่วยงานไทยขอตรวจสอบย้อนหลัง
สัญญาร่วมทุนและสัญญาธุรกิจระหว่างประเทศ
สัญญาร่วมทุนระหว่างบริษัทต่างชาติกับบริษัทไทยมักมีคู่สัญญาลงนามในหลายประเทศต่างเวลากัน ทำให้ต้องวางแผนเรื่องการรับรองลายมือชื่อของแต่ละฝ่ายแยกกัน ฝ่ายที่ลงนามในไทยควรใช้ทนายผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อ ส่วนฝ่ายที่ลงนามในต่างประเทศควรใช้ Notary Public ของประเทศนั้น แล้วนำสัญญาทั้งฉบับมารับรองนิติกรณ์รวมกันในภายหลังหากหน่วยงานกำกับดูแลในไทยต้องการ
สำหรับสัญญาที่มีมูลค่าสูงหรือเกี่ยวข้องกับธุรกิจที่มีกฎหมายเฉพาะ เช่น ธุรกิจการเงินหรือพลังงาน ควรให้ทนายความที่เชี่ยวชาญกฎหมายธุรกิจต่างประเทศตรวจร่างสัญญาก่อนลงนามและก่อนรับรอง เพื่อให้ถ้อยคำสอดคล้องกับข้อกำหนดของหน่วยงานกำกับดูแลทั้งสองประเทศ และลดความเสี่ยงที่สัญญาจะถูกโต้แย้งความสมบูรณ์ในภายหลัง
เลือกผู้ให้บริการอย่างไรสำหรับงานเอกสารบริษัท
งานรับรองเอกสารบริษัทต่างชาติต้องอาศัยความเข้าใจทั้งกฎหมายบริษัทของประเทศต้นทางและขั้นตอนราชการไทย ผู้ให้บริการที่เหมาะสมควรมีประสบการณ์ประสานงานกับสำนักงานทนายความหรือตัวแทนในต่างประเทศ เพื่อให้เอกสารที่ส่งกลับมาถูกต้องตามที่หน่วยงานไทยต้องการตั้งแต่รอบแรก
ควรสอบถามล่วงหน้าว่าผู้ให้บริการมีเครือข่ายประสานงานในประเทศต้นทางของบริษัทหรือไม่ และเคยดำเนินการกับหน่วยงานปลายทางที่ท่านต้องยื่น เช่น กรมพัฒนาธุรกิจการค้าหรือธนาคารแห่งประเทศไทย มาก่อนหรือไม่ เพราะแต่ละหน่วยงานมีรายละเอียดที่ต้องการในคำแปลและการรับรองที่ต่างกันเล็กน้อย
ขั้นตอนดำเนินการ
ขั้นที่ 1: ตรวจอำนาจกรรมการ
ตรวจหนังสือรับรองบริษัทฉบับล่าสุดเพื่อยืนยันผู้มีอำนาจลงนามแทนบริษัท
ขั้นที่ 2: รับรองลายมือชื่อกรรมการ
ลงนามต่อหน้า Notary Public ในประเทศต้นทาง หรือทนายผู้ทำคำรับรองในไทยแล้วแต่กรณี
ขั้นที่ 3: รับรองนิติกรณ์หรือขออะพอสทีล
นำเอกสารไปรับรองต่อตามสถานะภาคีอนุสัญญาเฮกของประเทศต้นทาง
ขั้นที่ 4: แปลเอกสารเป็นภาษาไทย
แปลชื่อบริษัท เลขทะเบียน และชื่อกรรมการให้ตรงกับต้นฉบับทุกจุด
ขั้นที่ 5: ยื่นหน่วยงานไทยที่เกี่ยวข้อง
ยื่นเอกสารที่รับรองครบชั้นแล้วกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ธนาคาร หรือหน่วยงานกำกับดูแล
คำถามที่พบบ่อย
หนังสือรับรองบริษัทต่างชาติต้องอายุไม่เกินเท่าไร
หน่วยงานไทยส่วนใหญ่กำหนดให้หนังสือรับรองบริษัทมีอายุไม่เกิน 3 ถึง 6 เดือนนับจากวันออกเอกสาร จึงควรขอฉบับใหม่ให้ใกล้เคียงกับวันยื่นเรื่องมากที่สุด
กรรมการที่ไม่ได้อยู่ในไทยต้องเดินทางมาลงนามหรือไม่
ไม่จำเป็นเสมอไป กรรมการสามารถลงนามต่อหน้า Notary Public ในประเทศของตนได้ แล้วรับรองเอกสารต่อตามขั้นตอนก่อนส่งมาใช้ในไทย
สัญญาร่วมทุนต้องแปลทั้งฉบับหรือเฉพาะส่วนสำคัญ
โดยทั่วไปควรแปลทั้งฉบับเพื่อป้องกันข้อโต้แย้งเรื่องเนื้อหาที่ไม่ได้แปล เว้นแต่หน่วยงานปลายทางระบุชัดเจนว่ายอมรับการแปลเฉพาะส่วน
เอกสารบริษัทจากประเทศที่ไม่ใช่ภาคีอนุสัญญาเฮกต้องทำอย่างไร
ต้องใช้กระบวนการรับรองนิติกรณ์แบบเดิม คือรับรองในประเทศต้นทาง รับรองต่อที่สถานทูตไทยประจำประเทศนั้น แล้วจึงแปลและรับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุลในไทย
ใช้เอกสารบริษัทชุดเดียวยื่นได้หลายหน่วยงานในไทยหรือไม่
ขึ้นอยู่กับหน่วยงานแต่ละแห่ง บางหน่วยงานต้องการเก็บต้นฉบับที่ผ่านการรับรองไว้เป็นหลักฐาน จึงควรสอบถามล่วงหน้าว่าต้องเตรียมกี่ชุดสำหรับแต่ละหน่วยงานที่จะยื่น
ต้องแปลตราประทับของ Notary Public ต่างประเทศด้วยหรือไม่
ต้องแปล เพราะเจ้าหน้าที่กรมการกงสุลและหน่วยงานปลายทางในไทยต้องตรวจสอบว่าคำแปลครอบคลุมทุกตราประทับและลายมือชื่อที่ปรากฏบนเอกสารต้นฉบับ
แหล่งอ้างอิงราชการ
- กรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์ — หน่วยงานรับจดทะเบียนธุรกิจที่มีผู้ถือหุ้นหรือกรรมการต่างชาติในไทย
- กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ — ผู้รับรองนิติกรณ์เอกสารบริษัทต่างชาติก่อนใช้กับหน่วยงานไทย
- ธนาคารแห่งประเทศไทย — หน่วยงานกำกับดูแลเอกสารทางการเงินของนิติบุคคลต่างชาติที่ทำธุรกรรมในไทย
อ่านต่อ
คำค้นที่หน้านี้ตอบ
ให้ทีมงานตรวจเอกสารก่อนเริ่มงาน
ส่งรายการเอกสารและปลายทางที่จะยื่น ทีมงานจะแจ้งลำดับขั้นและระยะเวลาที่ต้องใช้
ติดต่อทีมงาน →